Cómo usar Google Sheets (guía completa)

Google Sheets no solo es una herramienta de hojas de cálculo muy potente, sino que además es totalmente gratuita. Con una lista cada vez más amplia de herramientas, funciones y complementos, puedes usar Google Sheets para casi cualquier cosa: hacer cálculos o búsquedas básicas, crear paneles complejos o desarrollar aplicaciones personalizadas con la API y Google Apps Script.

En este artículo verás qué es Google Sheets y cómo usarlo. Empezarás por lo básico: cómo acceder a Google Sheets, cómo crear tu primera hoja de cálculo, cómo moverte por Google Sheets, cómo dar formato a las celdas y cómo pasar de Microsoft Excel a Google Sheets y viceversa. Por último, conocerás algunas funciones más avanzadas para sacar el máximo partido a tus datos.

¿Qué es Google Sheets?

Google Sheets es un programa de hojas de cálculo incluido en el paquete de editores de Google Docs, junto con otras herramientas web gratuitas como Google Docs, Google Slides, Google Forms y Google Sites. Aunque ofrece funciones parecidas a las de Microsoft Excel, los dos programas se diferencian en varios aspectos. Para saber más sobre este tema, consulta nuestro artículo sobre las diferencias entre Google Sheets y Excel.

Cómo usar Google Sheets: lo básico

Tanto si nunca has usado un programa de hojas de cálculo como si vienes de otro, como Microsoft Excel, hay algunas cosas que debes saber para empezar.

¿Cómo acceder a Google Sheets?

Lo primero que tienes que hacer es acceder a Google Sheets. Como es un programa web, puedes acceder a él desde prácticamente cualquier dispositivo o navegador, aunque Google Chrome te da funciones extra, como trabajar sin conexión.

Google Sheets — página de inicio con Crear una hoja de cálculo y la galería de plantillas

¿Cómo crear tu primera hoja de cálculo?

Ahora que sabes cómo acceder a Google Sheets, es hora de crear una hoja de cálculo. Desde la página principal, puedes crear una hoja de cálculo en blanco, usar una plantilla gratuita de Google Sheets, o bien abrir un archivo existente.

Google Sheets — opción En blanco resaltada en Crear una hoja de cálculo

¿Cómo moverte por Google Sheets?

Veamos qué hay en el editor de hojas de cálculo y cómo moverte por él.

Google Sheets — título de la hoja de cálculo e icono de la carpeta Mi unidad marcados como cambiar título y cambiar ubicación

Barra de herramientas

La barra de herramientas te da acceso rápido a las funciones más usadas, incluido el formato.

Menús

Desde los menús puedes acceder a todas las funciones de Google Sheets. A continuación verás el menú "Insertar", donde puedes añadir celdas, gráficos, funciones, o cualquier otro objeto disponible.

Google Sheets — menú Insertar con celdas, filas, columnas, gráfico, tabla dinámica, función y casilla de verificación

¿Cómo dar formato a las celdas?

Puedes dar formato a las celdas desde la barra de herramientas o desde el menú "Formato". En la captura de abajo verás la amplia variedad de formatos de número disponibles.

Google Sheets — menú Formato con el submenú Número que muestra formatos de número, moneda, fecha y hora

Para aprender a usar herramientas de formato más avanzadas, consulta nuestra guía sobre cómo usar el formato condicional en Google Sheets.

¿Cómo filtrar y ordenar datos?

Para filtrar y ordenar tus datos rápidamente, selecciona uno de los encabezados y ve a Datos > Crear un filtro.

Google Sheets — menú Datos con Crear un filtro sobre una tabla de agentes de ventas

Haz clic en cualquiera de los símbolos de filtro para ordenar, filtrar o buscar rápidamente los datos de la columna.

Google Sheets — símbolo de filtro abierto en la columna de producto con opciones para ordenar y filtrar

Para saber cómo filtrar datos sin afectar a otros usuarios, consulta este artículo sobre cómo crear y usar vistas de filtro en Google Sheets.

¿Cómo pasar de Microsoft Excel a Google Sheets y viceversa?

Convertir archivos de Microsoft Excel al formato de Google Sheets, y al revés, es fácil. Para ver las instrucciones paso a paso, consulta estos artículos:

Fórmulas de Google Sheets

Google Sheets ofrece muchas funciones integradas en distintas áreas: fecha y hora, ingeniería, filtro, finanzas, Google, información, lógica, búsqueda, matemáticas, operadores, estadística, texto, base de datos, analizador, matrices y web. Además, puedes crear tus propias fórmulas escribiéndolas directamente o usar Google Apps Script para escribir funciones complejas en JavaScript.

Para saber más sobre las fórmulas en Google Sheets, consulta nuestra guía con más de 100 funciones y fórmulas para Google Sheets y Excel.

Google Sheets — menú Insertar, Función, Todas con funciones de ABS a AVERAGE

1. Tanto si usas una función integrada como si escribes tu propia fórmula, siempre empiezas con el signo igual.

Fórmula de Google Sheets — signo igual escrito en la celda F2 junto a los datos de ventas

2. Por ejemplo, imagina que solo quieres sumar un valor a otro. Puedes escribir los valores directamente en la fórmula:

Fórmula de Google Sheets — =1343.82+1904.62 escrito en la celda F2

3. Pulsa "Intro" para obtener el resultado.

Fórmula de Google Sheets — resultado 3248.44 en la celda F2

4. También puedes seleccionar las celdas que contienen los valores en lugar de escribirlos. Así reduces el riesgo de errores y seleccionas los valores rápidamente.

Fórmula de Google Sheets — =D2+D3 en la celda F4 con los dos importes de ventas seleccionados

5. Con las funciones integradas, puedes hacer cálculos con varios valores a la vez. Por ejemplo, puedes usar SUM (SUMA) para sumar una columna entera de valores, como ves a continuación.

Función SUM de Google Sheets — =SUM(D2:D14) en la celda F7 con la columna de importes de ventas seleccionada

6. Puedes hacer otras operaciones igual de rápido, como calcular la media de los valores que acabas de sumar.

Función AVERAGE de Google Sheets — =AVERAGE(D2:D14) en la celda F8 debajo de la suma de $12,838.86

7. Por último, vamos a contar los valores de la columna.

Función COUNT de Google Sheets — =COUNT(D2:D14) en la celda F9 debajo de la suma y la media

8. Y ya está. En pocos segundos tienes la suma, la media y el recuento de los valores de esa columna.

Funciones de Google Sheets — suma de $12,838.86, media de $987.60 y recuento de 13 en la columna F

Google Sheets para colaborar

Una de las ventajas de usar una hoja de cálculo web como Google Sheets es que facilita colaborar y compartir. Puedes compartir la hoja de cálculo entera o parte de ella, gestionar permisos, añadir comentarios y responderlos, y ver todos los cambios y sus autores en todas las versiones de la hoja de cálculo.

Colaboración en Google Sheets — iconos de historial de versiones, comentarios, Meet y opciones para compartir marcados arriba a la derecha

Para saber más sobre cómo colaborar y compartir en Google Sheets, y cómo proteger tus hojas de cálculo con los permisos de seguridad adecuados, consulta estas guías:

Guías para compartir y colaborar en Google Sheets

Guías de seguridad y permisos en Google Sheets

Combinaciones de teclas de Google Sheets

Si te gusta usar atajos, puedes ver la lista de combinaciones de teclas de Google Sheets en Ayuda > Combinaciones de teclas.

Google Sheets — ventana Combinaciones de teclas con la lista de combinaciones de edición

Amplía las funciones de Google Sheets

Cuando domines lo básico, quizá quieras ampliar las funciones de Google Sheets. Google Sheets incluye herramientas avanzadas que te permiten ir más allá de sus funciones básicas.

Macros

Puedes automatizar tareas sencillas y repetitivas en Google Sheets creando macros. Las macros graban tus acciones en Google Sheets y generan automáticamente el código JavaScript necesario para repetirlas. Por eso, no necesitas saber nada de JavaScript para grabar y ejecutar macros. Eso sí, si conoces JavaScript, quizá te interese usar Google Apps Script.

Para saber más sobre cómo usar macros en Google Sheets, consulta este artículo: Macros de Google Sheets: cómo activarlas, crearlas y usarlas.

Google Apps Script

Si conoces JavaScript o te animas a aprenderlo, Google Apps Script te abre un mundo de posibilidades. Puedes crear funciones y aplicaciones fácilmente con las muchas bibliotecas disponibles, que incluyen todos los elementos de Google Sheets y otras aplicaciones y servicios de Google. Para saber más sobre Google Apps Script, consulta nuestra guía sobre cómo usar Google Apps Script en Google Sheets.

Google Sheets — menú Extensiones con Apps Script resaltado

API de Google Sheets

La API de Google Sheets te permite manipular los datos de Sheets desde fuera de Google Sheets. Puedes manipularlos mediante programación con tu lenguaje de programación preferido o desde cualquier aplicación o plataforma que te permita conectarte a una API. Así puedes usar tus hojas de cálculo de Google Sheets como bases de datos. Para saber más sobre este tema, lee este artículo: API de Google Sheets: qué es y cómo usarla.

Complementos e integraciones de Google Sheets

Además de todas las herramientas que ya hemos visto, siempre puedes ampliar las funciones con cualquiera de los numerosos complementos disponibles para Google Sheets.

Para conocer los mejores complementos e integraciones, consulta nuestra lista de los 5 mejores complementos de Google Sheets para marketing. Además, a continuación encontrarás guías para usar algunos de los complementos de Google Sheets más populares.

Conclusión

Si buscas un programa de hojas de cálculo, Google Sheets es una muy buena opción. Es gratuito, funciona en la web para que colaborar sea más fácil, tiene una lista cada vez más larga de herramientas, funciones y complementos, y es fácil ampliarlo con Google Apps Script o la API. Tú decides si lo usas para hacer cálculos sencillos o para crear aplicaciones complejas. Cuando tus datos están repartidos en varias hojas de cálculo, Sheetgo, una plataforma de automatización de datos con IA, puede conectarlas y mantener las cifras siempre actualizadas.

Ya sabes qué es Google Sheets y lo básico para empezar: cómo acceder a Google Sheets, crear una hoja de cálculo, moverte por la interfaz, pasar de Excel a Google Sheets y viceversa, dar formato a las celdas y filtrar y ordenar datos. También conoces algunas de sus funciones más avanzadas, como las fórmulas, las combinaciones de teclas y la colaboración.

También conoces funciones que amplían mucho lo que pueden hacer tus hojas de cálculo, como la API de Google Sheets, Google Apps Script y los numerosos complementos. Para saber aún más sobre Google Sheets, consulta estas guías detalladas.