Google Sheets ha mejorado sus opciones de colaboración y ahora varios usuarios pueden editar en tiempo real. Además, los permisos de Google Sheets permiten personalizar aún más tus archivos, con opciones para compartir una sola pestaña o compartir datos a nivel de celda. Esta flexibilidad es útil, pero también puede generar confusión, porque hay varias opciones que tener en cuenta al compartir datos en Google Sheets.
En este artículo aprenderás a hacer que tus hojas de cálculo de Google sean editables por varios usuarios y a añadir editores a hojas e intervalos concretos. Otra opción es mantener privado el archivo original y usar Sheetgo para enviar a cada colaborador una hoja de cálculo aparte solo con las filas que necesita, actualizada automáticamente. Si antes hay que limpiar los datos, con Sheetgo puedes usar su procesador de IA para estandarizarlos antes de enviarlos.
Permisos de edición de Google Sheets
Hay tres niveles de permiso que se pueden asignar a varios usuarios: "Lector", "Comentador" y "Editor". El rol de "Lector" es el más limitado, ya que solo permite ver el archivo. Los usuarios con el rol de "Comentador" pueden añadir comentarios y responderlos, pero no pueden editar el contenido.
Este artículo se centra en el rol de "Editor", que permite añadir, modificar y eliminar el contenido del archivo. De forma predeterminada, los editores también pueden cambiar los permisos y compartir el archivo, pero esta opción se puede desmarcar en la configuración de uso compartido (consulta Añadir editores al archivo para más información).
¿Cómo hacer que Google Sheets sea editable?
Hay muchas formas de permitir que otras personas editen tus hojas de Google Sheets. Empecemos por ver cómo añadir editores a tu archivo.
Añadir editores al archivo
1. Haz clic en el botón "Compartir", en la esquina superior derecha de tu hoja de Google Sheets.
2. Como el archivo todavía es privado, aparecerás como único usuario. Escribe los nombres o las direcciones de correo de las personas que quieres añadir como editores.
3. Puedes seleccionar la opción "Editor" en el menú desplegable que hay a la derecha de cada usuario. Además, puedes "Notificar a los usuarios" con un mensaje predeterminado o personalizado.
4. Haz clic en el engranaje de configuración de la esquina superior derecha de la ventana anterior. También puedes limitar el rol de "Editor" quitándole la posibilidad de cambiar permisos y compartir el archivo.
Añadir editores con un enlace
Otra forma de añadir editores es crear un enlace para compartir.
1. Haz clic en el botón "Compartir", en la esquina superior derecha de tu hoja de cálculo.
2. En la parte inferior de la ventana, haz clic en la sección "Obtener enlace".
3. Como se ve a continuación, el enlace es "Restringido" de forma predeterminada. Solo las personas que hayas añadido al archivo podrán abrir este documento con el enlace. Haz clic en "Copiar enlace" para compartirlo.
4. También puedes hacer que cualquier persona que tenga el enlace pueda editar tu hoja de cálculo. Haz clic en "Restringido" para ver las opciones y elige "Cualquier usuario que tenga el enlace". De forma predeterminada, Google crea un enlace con permiso de lectura. Haz clic en el desplegable "Lector".
5. En el menú desplegable, selecciona "Editor". Cuando compartas el enlace, cualquier usuario con el rol de "Editor" podrá editar. No se suele recomendar, porque puede provocar cambios no deseados o pérdidas de datos.
Añadir permisos de edición a hojas concretas
A veces necesitas que un compañero te ayude con una hoja concreta, pero no hace falta que edite toda la hoja de cálculo. Veamos cómo añadir editores a hojas concretas.
1. Ve a Datos > Proteger hojas e intervalos.
2. En el panel "Hojas e intervalos protegidos", haz clic en "+ Añadir una hoja o un intervalo".
3. A proteger una hoja, haz clic en la pestaña para seleccionarla. Cuando la tengas seleccionada, haz clic en "Establecer permisos" para añadir a los usuarios que pueden editar la hoja.
4. Selecciona "Mostrar una advertencia al editar este intervalo" para avisar a cualquier usuario que intente editar la hoja. Selecciona "Restringir quién puede editar este intervalo" y "Personalizado" para elegir usuarios de la hoja de cálculo actual. También puedes añadir más editores escribiendo sus nombres o correos. Haz clic en "Hecho" para guardar los cambios.
Añadir permisos de edición a intervalos concretos
A veces querrás dar acceso de edición solo a intervalos concretos, en lugar de a toda una hoja. Veamos cómo definir permisos para un intervalo de celdas.
1. Ve a Datos > Proteger hojas e intervalos > Intervalo > Añadir una hoja o un intervalo.
2. En la pestaña "Intervalo", selecciona las celdas que quieras y haz clic en "Establecer permisos".
3. Puedes elegir entre mostrar una advertencia o restringir la edición.
4. Puedes restringir la edición a "Solo tú", como arriba, o a una lista "Personalizada" de usuarios. Con la opción "Personalizado", puedes seleccionar usuarios que ya tienen acceso o añadir más editores en la parte inferior.
Conclusión
Cada vez más, los usuarios de hojas de cálculo necesitan trabajar juntos en tiempo real. Por eso asignar y gestionar los permisos de tu hoja de cálculo es más importante que nunca. Como cada editor necesitará trabajar en zonas distintas, tendrás que asegurarte de que solo tenga acceso a lo que necesita editar.
Como has visto, ahora puedes hacer que tus hojas de Google Sheets sean editables de muchas formas. Desde añadir editores a toda la hoja de cálculo hasta añadirlos a celdas concretas, la colaboración en tiempo real en Google Sheets ha mejorado mucho.
Esta flexibilidad es bienvenida, pero no olvidemos que añade cierta complejidad a la gestión de accesos y permisos, lo que puede provocar errores. Si tu hoja de cálculo contiene información sensible, prueba bien la configuración de permisos antes de compartirla.
Para saber más sobre cómo compartir y colaborar en Google Sheets, consulta estos artículos relacionados:
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