A diferencia de otras herramientas de hojas de cálculo, aprender a compartir tus hojas de Google Sheets es tan sencillo como hacerlo. Además, los permisos de Google Sheets permiten dar acceso de lectura, de comentario y de edición.
Compartir toda la hoja de cálculo es fácil, pero ¿y si contiene varias hojas? Google Sheets no puede compartir una sola pestaña ni ocultarla a personas concretas por sí mismo, pero hay alternativas. En este artículo aprenderás a compartir solo una hoja o una pestaña concreta en Google Sheets con cuatro métodos distintos: enviar a otro usuario un enlace a la hoja, ocultar hojas a otros usuarios, crear un archivo nuevo con la hoja de Google Sheets y exportar una sola pestaña.
Si prefieres no mantener copias a mano, Sheetgo puede enviar a cada persona solo la pestaña o las filas filtradas que necesita, en un archivo aparte que se actualiza automáticamente. Su procesador de IA también puede estandarizar antes esos datos, como fechas y nombres escritos en formatos distintos.
¿Se puede ocultar una pestaña de Google Sheets a determinados usuarios?
No. Google Sheets no ofrece ninguna función para compartir u ocultar una sola pestaña a personas concretas. Sin embargo, hay cuatro métodos para compartir una sola pestaña con otros usuarios, según quieras o no que vean las demás. Así puedes compartir solo una hoja en Google Sheets.
Cómo enlazar a una pestaña concreta en Google Sheets
Supongamos que tienes una hoja de cálculo con todos los leads que ha creado tu equipo de ventas, y cada pestaña corresponde a un comercial. En este caso, solo querrás dar a cada uno acceso a su propia pestaña. Así puedes enlazar a un usuario a su hoja concreta.
1. Abre el archivo de Google Sheets que contiene la pestaña que quieres compartir y abre la primera pestaña. Deberías ver "gid=0" al final de la URL.
2. Haz clic en cualquier otra pestaña y verás que el número cambia.
3. Ve a la pestaña que quieres compartir y copia el final de la URL, desde "gid=" hasta el final. Copia y pega este final en algún sitio antes de pasar al siguiente paso.
4. Haz clic en el botón "Compartir", en la esquina superior derecha de tu hoja de cálculo.
5. Ve al final de la ventana "Compartir con personas y grupos" y haz clic en "Copiar enlace", en el apartado "Obtener enlace".
Ahora solo tienes que añadir el final de URL que copiaste antes y pegarlo al final del enlace para compartir. Deberías obtener un enlace parecido a este:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/SPREADSHEET_ID/edit#gid=TAB_ID
Eso sí, esta opción solo sirve si no te importa que el usuario vea las demás pestañas. Aunque lo hayas dirigido a una pestaña concreta, puede moverse libremente y hacer clic en las demás.
Cómo ocultar una hoja de Google Sheets a otros usuarios
Esta es una alternativa mejor si no quieres que los usuarios vean las demás pestañas de la hoja de cálculo. Así puedes ocultar una hoja de Google Sheets a otros usuarios.
1. Haz clic con el botón derecho en la hoja que quieres compartir y selecciona "Ocultar hoja" en el menú desplegable.
2. Repite esta acción en todas las demás pestañas, excepto en la que quieres compartir.
3. Cuando termines, solo tienes que repetir los pasos 4-5 de la sección anterior.
Ten en cuenta que ocultar una pestaña solo la quita de la vista. Cualquiera con acceso de edición puede mostrarla de nuevo desde Ver > Hojas ocultas, y quienes solo pueden ver el archivo a menudo pueden llegar a ella igualmente, por ejemplo haciendo una copia. Sirve para despejar la vista, pero no mantiene los datos en privado.
Cómo impedir que otros usuarios editen una hoja
Proteger una hoja no la oculta, pero sí impide que otros usuarios la modifiquen.
1. Haz clic con el botón derecho en el nombre de la pestaña y selecciona "Proteger hoja".
2. En el panel "Hojas e intervalos protegidos", haz clic en "Establecer permisos".
3. Haz clic en la opción "Restringir quién puede editar este intervalo" y selecciona solo a los usuarios que pueden acceder a esta pestaña.
4. Fíjate en que el propietario sigue seleccionado como editor de forma predeterminada. Cuando selecciones al usuario, haz clic en "Hecho".
Repite los mismos pasos de antes para "Obtener enlace" y compártelo con el usuario que corresponda.
2. Escribe un nombre nuevo, por ejemplo, el nombre del usuario con el que quieres compartir la pestaña. Deja el resto de opciones sin marcar y haz clic en "Hacer una copia".
3. Ve a la hoja de cálculo copiada, haz clic con el botón derecho en una pestaña y luego en "Eliminar". Hazlo con todas las pestañas que no quieras compartir hasta que solo quede la que sí quieres compartir.
Ahora ya puedes compartirla con el usuario que corresponda, sin preocuparte de que acceda a otros datos o los pierda. El único inconveniente es que tendrás que actualizar cada hoja cada vez que cambie la hoja de Google Sheets que copiaste, y eso puede acabar generando muchas versiones del mismo archivo. Para esto, te recomendamos usar Sheetgo.
Cómo exportar una sola pestaña como PDF
Para la mayoría de los usuarios, es la forma más rápida y segura de compartir una sola hoja de Google Sheets protegiendo el resto de pestañas.
1. Ve a la pestaña que quieres compartir. Después, ve a Archivo > Descargar > Documento PDF.
2. Se abrirá la ventana "Configuración de impresión", donde puedes hacer los cambios necesarios. Fíjate en que la opción "Hoja actual" está seleccionada de forma predeterminada en "Exportar" y haz clic en "EXPORTAR".
Aunque el PDF es la opción preferida en cuanto a seguridad y protección, no es un formato nada flexible, sobre todo si eres tú quien recibe los datos y necesitas editarlos.
Cómo vincular Google Sheets y gestionar el acceso con Sheetgo
Como has visto, los métodos anteriores te permiten compartir solo partes de tus hojas de Google Sheets con otras personas. Pero no se puede negar que configurarlos y mantenerlos es un poco engorroso. Con Sheetgo, configuras la conexión una sola vez y cada copia se mantiene al día sin que nadie la toque. Si tu equipo trabaja en más de un idioma, el procesador de IA puede traducir los datos antes de que les lleguen.
Consulta este artículo para aprender cómo vincular automáticamente tus datos de Google Sheets con Sheetgo.
Conclusión
Si trabajas con conjuntos de datos grandes, es probable que tu hoja de Google Sheets tenga varias pestañas. Aunque el botón "Compartir" de Google Sheets agiliza mucho el proceso, solo es útil si quieres que otros usuarios accedan a todas las pestañas.
En este artículo has visto cómo Google Sheets te permite compartir solo una pestaña u hoja. Has visto cuatro formas distintas de compartir solo una hoja o una pestaña concreta en Google Sheets, según el nivel de acceso que quieras dar a otros usuarios. Si envías a otro usuario un enlace a la hoja, no estás ocultando las demás; si las ocultas, no las estás protegiendo, y eso exige un paso más. Por último, la forma más segura de compartir solo una pestaña es crear un archivo nuevo con Google Sheets o exportar una sola pestaña como PDF.
Además, Sheetgo ofrece la flexibilidad necesaria para compartir y colaborar en tu hoja de cálculo sin perder el control. Si quieres saber más sobre las funciones para compartir y colaborar en Google Sheets y Excel, consulta estos artículos:
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