¿Cómo utilizar el formato condicional basado en otra celda en Google Sheets?

A veces es necesario examinar montones de datos en una hoja de cálculo, a menudo en busca de determinados valores. Sin embargo, sin elementos de diseño o señales visuales, la búsqueda de datos puede llevar mucho tiempo y ser difícil para la vista. Afortunadamente, con Hojas de cálculo de Google puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que busca en función del valor de la celda. Esta funcionalidad se denomina formato condicional. Se puede hacer basándose en la celda individual, o basándose en otra celda. Te mostraré cómo funciona con la ayuda de algunos ejemplos.

Diferentes tipos de formato condicional

Ejemplo 1: Identificar las casillas por debajo de un umbral

Empezaré con un ejemplo básico utilizando formato condicional para cambiar el color de una celda. Consideremos la siguiente hoja de cálculo. El supervisor del almacén, en una estación de servicio de automóviles local, la utiliza para realizar un seguimiento de un inventario de piezas de repuesto.

Debe hacer un nuevo pedido de un producto si la cantidad en existencias (columna B) es inferior al umbral de 20. Hay un gran número de productos y los valores de la columna B cambian con el tiempo. El número de productos es elevado y los valores de la columna B varían con el tiempo. Por lo tanto, le resulta difícil identificar los productos que se agotan. Incluso si coloreara las celdas manualmente para poder pescarlas fácilmente más tarde, eso duplicaría su trabajo: ¡no es la solución ideal!

La funcionalidad de formato condicional viene al rescate, con la que puedes cambiar los colores de las celdas en función del valor de la celda en Google Sheets. Para aplicar este formato, primero selecciona todas las celdas de la columna B.

Ahora navegue hasta Formato > Formato condicional. Se abre una barra lateral en la parte derecha de la pantalla. Observará que en la barra Aplicar a la gama el valor ya está fijado en B2:B27. Esto se debe a que ese rango ya está seleccionado. En cualquier caso, si desea cambiar el rango, puede hacerlo.

Elegiré Inferior o igual a en el Formatear celdas si campo desplegable. A continuación, introduce el valor 20 en el campo inmediatamente siguiente. Básicamente, está configurando Google Sheets para que formato de celdas de una determinada manera si cumple esta condición. Elegiré un estilo de Formato que sea rojo para que se adapte a la situación. Para terminar, basta con hacer clic en el botón Hecho botón

Esta configuración se realiza una sola vez y actualiza automáticamente el formato aunque se produzcan cambios futuros en los datos.

En este ejemplo he utilizado una condición directa. También puedes cambiar los colores de las celdas haciendo uso de una fórmula. Para ello, sólo tiene que asegurarse de que el valor en el Formatear celdas si El campo desplegable es La fórmula personalizada es, y, a continuación, introduzca la fórmula en el campo siguiente.

Ejemplo 2: Formato condicional basado en otra celda

Ahora que ya sabes cómo usar el formato condicional, veamos cómo cambiar el color de una celda basándonos en el valor de otra celda diferente. Utilizaré el mismo ejemplo que antes. Esta vez, sin embargo, el supervisor del almacén quiere que se resalte el ID del Producto en lugar de la Cantidad.

Para ello, siga los mismos pasos que antes, pero seleccione La fórmula personalizada es del Formatear celdas si campo desplegable. A continuación, escriba la fórmula basada en la celda de la columna B. En este ejemplo, he escrito =B2<=20.

Ahora he conseguido el mismo resaltado de celdas con bajo inventario, pero se resalta el ID del producto en lugar de la cantidad.

Ejemplo 3: Formateo con varias reglas

No tiene por qué limitarse a una sola regla cuando utilice el formato condicional. Añadir varias reglas de formato condicional puede ayudar a diseccionar visualmente los datos aún más.

En este ejemplo, un profesor de quinto curso quiere destacar a los alumnos cuyas notas están por debajo o por encima de un umbral. En concreto, el profesor quiere que los alumnos con una media inferior a 70 aparezcan en rojo, y los alumnos en la franja de 90, en verde.

Para ello, debe añadir dos reglas distintas. El proceso para cada regla es muy similar al del ejemplo anterior.

Como desea que los nombres se resalten en función de las puntuaciones medias, resalte los nombres como el Aplicar a la gama, y añada las puntuaciones escribiendo la regla en el campo La fórmula personalizada es de la sección Formatear celdas si campo desplegable

Una vez que haya escrito la primera regla, pulse Hecho y luego Añadir otra regla. Las fórmulas que utilicé en las reglas aquí son =F2<70 and ="F2">=90.

Ejemplo 4: Formato basado en varias celdas

También puede utilizar el formato condicional basado en múltiples celdas, todo dentro de una regla de formato. Para ello, puede utilizar las funciones OR o AND.

En este ejemplo, el profesor quiere tener en cuenta cada asignatura individual en lugar de la media. Si un alumno tiene una nota inferior a 60 en cualquier asignatura, su nombre debe resaltarse en rojo para que el profesor pueda ver rápidamente quién tiene dificultades.

En este caso, el método es similar al de los otros ejemplos, ¡espero que ya te hayas acostumbrado! La diferencia es que en el La fórmula personalizada es de la sección Formatear celdas si campo desplegable, tipo =OR(B2<60,C2<60,D2<60,E2<60).

¡Enhorabuena! Ha utilizado con éxito el formato condicional para proporcionar pistas visuales que facilitan el proceso de identificación de datos.

Obtenga más información sobre la alternancia de colores en la siguiente entrada del blog: ¿Cómo crear una lista de colores alternos en Google Sheets?