Cómo usar el conector de Salesforce para Google Sheets

Salesforce es una plataforma potente y compleja. Si eres administrador o trabajas con ella y a menudo necesitas exportar e importar grandes cantidades de datos, ya sabes que puede complicarse mucho. Es posible montar una estructura compleja de roles y permisos, o incluso configurar el acceso para aplicaciones concretas, pero no es algo que se resuelva en una o dos tardes. Además, si necesitas analizar o manipular los datos más a fondo, una hoja de cálculo es un entorno más adecuado.

Por suerte, el complemento Salesforce Connector para Google Sheets te permite mover datos fácilmente entre Salesforce y tus archivos de Google Sheets. En este artículo conocerás Salesforce Connector y sus limitaciones, y verás cómo usarlo para realizar distintas tareas con tus datos.

¿Se puede conectar Google Sheets con Salesforce?

Puedes conectar tus archivos de Google Sheets con Salesforce instalando el complemento Salesforce Connector de Google. En Google Sheets, la barra lateral del complemento se llama Data connector for Salesforce. Con él puedes acceder rápidamente a los informes, además de importar, actualizar y refrescar datos. Incluso puedes programar actualizaciones automáticas. Sin embargo, hay algunas limitaciones que debes conocer.

Limitaciones del complemento Salesforce Connector

Para usar el complemento Connector, necesitas una de las siguientes ediciones de Salesforce:

• Empresa
• Rendimiento
• Unlimited
• Developer

Si tienes la edición Professional de Salesforce, puedes solicitar que se active el acceso a la API como un nuevo servicio de pago. Para saber qué edición tienes, ve a la configuración de tu cuenta de Salesforce. Ten en cuenta también que puede haber límites en el número de llamadas de datos que puedes hacer al día.

¿Cómo se usa el conector de Salesforce para Google Sheets?

Instalar un complemento hoy en día es bastante fácil. Para sacar todo el partido al complemento Salesforce Connector, aquí tienes instrucciones paso a paso para instalarlo, conectarte a Salesforce, acceder a los informes, importar datos, actualizarlos y, por último, refrescarlos.

Instala el complemento Salesforce Connector

Sigue estos pasos para instalar el complemento.

1. En Google Sheets, ve a Extensiones > Complementos > Descargar complementos.

2. Busca Salesforce Connector en Google Workspace Marketplace y haz clic en Salesforce Connector Google LLC para abrir la ventana de instalación.

3. Haz clic en "Instalar" y después en "Continuar".

4. Selecciona "Permitir" para que el complemento pueda acceder a tu cuenta.

Conéctate a Salesforce

Una vez instalado el complemento, conéctate a tu cuenta de Salesforce para completar el acceso. Sigue estos pasos para conectarte a Salesforce.

1. Ve a Extensiones > Salesforce Connector > Open.

2. En la barra lateral, elige si quieres conectarte a un sitio "Sandbox" o "Production" y haz clic en "Authorize".

3. Introduce los datos de tu cuenta de Salesforce y haz clic en "Permitir".

4. Ahora verás las opciones en la barra lateral: "Reports", "Import", "Update", "Delete" y "Refresh".

Accede a los informes

Para acceder a tus informes de Salesforce, haz clic en "Reports" en la barra lateral. Sigue estos pasos para importar un informe a tu archivo de Google Sheets.

1. En la barra lateral, haz clic en "Reports". Primero, selecciona el informe de origen: "Choose a recently run report" o "Search all reports". Después, elige dónde importar ese informe: "Import to active sheet" o "Import to new sheet". Cuando tengas todas las opciones seleccionadas, haz clic en "Get Data" para importarlo.

2. Tu archivo de Google Sheets debería mostrar ahora el informe importado.

Importar datos

Puedes importar objetos de datos directamente desde Salesforce, no solo informes. Sigue estos pasos para importar tus datos.

1. Haz clic en "Import" en el panel "Select an operation" que viste antes.

2. En "Select source objects", selecciona la tabla que quieres importar y haz clic en "Next". Aquí, selecciona la tabla "Account".

3. Puedes seleccionar tantas tablas como necesites. Cuando lo hagas, haz clic en "Next".

4. Puedes filtrar tus datos antes de importarlos. Si solo necesitas importar cuentas concretas, puedes filtrar por cualquiera de los campos existentes. Haz clic en "Get Data" en la esquina inferior derecha de la barra lateral.

5. Ahora deberías ver las tablas seleccionadas en tu archivo de Google Sheets.

Actualiza los datos

Una vez importados los datos, puedes elegir entre "Update" o "Delete". Sigue estos pasos para actualizar tus datos.

1. Haz clic en la celda que quieres actualizar y elige el tipo de objeto en la barra lateral. En este ejemplo, voy a actualizar el campo "AccountNumber" de "sForce", es decir, la celda E13.

2. Escribe el nuevo dato y haz clic en "Refresh the selected range" en la esquina superior derecha.

3. Después de refrescar el rango, desplázate hacia abajo en la barra lateral y elige el método que quieres usar: "Insert", "Update" o "Insert or Update". Luego, selecciona en "Id column" la columna que contiene la información actualizada. Por defecto, "Results Column" muestra la primera columna vacía después de la tabla. Haz clic en "Next".

4. Por último, comprueba que los campos estén asignados. Si importaste la tabla directamente desde Salesforce, haz clic en la opción "Select All" y después en "Execute". Se te pedirá que confirmes la actualización.

5. Deberías ver un mensaje de confirmación de que los datos se han actualizado, como se muestra a continuación.

6. Si vas al sitio de Salesforce, deberías ver que el número de cuenta de "sForce" se ha actualizado.

Refresca los datos

Puedes refrescar tus datos manualmente o programar cada cuánto quieres que se refresquen de forma automática.

1. Haz clic en "Refresh" en la barra lateral para ver las opciones.

2. Haz clic en "Manual Refresh" para refrescar tus datos al instante. Deberías recibir un mensaje de confirmación que dice "The data has been refreshed."

3. Haz clic en "Auto Refresh" para elegir con qué frecuencia quieres que tus datos se refresquen automáticamente.

Conclusión

Aunque Salesforce es una plataforma versátil y potente, cuando necesitas manipular grandes cantidades de datos buscas algo más fácil de usar. Salesforce Connector te permite trabajar con tus datos de Salesforce directamente desde Google Sheets.

Ya sabes cómo instalar el complemento Salesforce Connector en Google Sheets, conectarte a tu cuenta y acceder a los informes. También sabes cómo importar y actualizar tus datos de Salesforce, y cómo programar cuándo se refrescan si quieres hacerlo de forma automática.

Cuando tengas tus datos de Salesforce en Google Sheets, puedes resumirlos con una tabla dinámica o crear un informe de ventas en Google Sheets. Para compartir esos datos con otras hojas de cálculo, descubre cómo conectar Google Sheets automáticamente. Si tu equipo dedica horas a mantener sincronizados los datos del CRM y las hojas de cálculo de ventas, el empleado virtual de ventas con IA de Sheetgo puede encargarse de ese trabajo.