Cómo dar acceso de edición en Google Sheets

Hace poco cambió la forma en que Google Sheets gestiona el acceso y los permisos. Aunque los niveles de permiso siguen siendo los mismos ("Propietario", "Comentador", "Lector" y "Editor"), ahora también puedes restringir quién puede editar hojas o intervalos de celdas concretos. De hecho, ahora tienes más opciones sobre qué se comparte y qué permisos tienen los usuarios, así que es aún más importante gestionar con cuidado el acceso y los permisos.

En este artículo conocerás los distintos niveles de permiso de Google Sheets, cómo cambiar los permisos existentes de un libro y de una hoja, y cómo solicitar acceso de edición a un libro. En el blog puedes aprender más sobre cómo compartir Google Sheets, cómo compartir una sola pestaña, y cómo hacer que Google Sheets sea editable.

Qué permite hacer cada nivel de acceso

Google Sheets tiene cuatro niveles de permiso, y los cuatro se aplican a todo el libro. Además, puedes proteger hojas o intervalos concretos para que solo algunos editores puedan modificarlos. Para ver una comparación detallada, consulta nuestra guía: Niveles de permiso de Google Sheets.

Propietario

De forma predeterminada, Google Sheets asigna la propiedad al usuario que crea el archivo. El propietario tiene acceso total para ver, editar y añadir o quitar accesos al libro. Como propietario, tienes el control total del libro.

En algunos casos querrás cambiar esto. Por suerte, ahora puedes transferir la propiedad de un libro a otro usuario. Consulta el paso 4 de la sección sobre cómo dar acceso de edición a toda la hoja de cálculo.

Editar

Los editores tienen permisos parecidos a los del propietario dentro del libro: pueden añadir, editar y eliminar contenido, añadir comentarios y responderlos, e incluso cambiar los permisos y compartir el libro con otras personas.

Si quieres quitarles la posibilidad de cambiar los permisos y compartir el libro, ve a "Compartir" (en la esquina superior derecha) y haz clic en el engranaje de configuración para desmarcar esa opción. Ahora también puedes añadir permisos de edición a secciones concretas; en ese caso, los permisos solo se aplicarán a esas secciones.

Comentario

Si quieres que un colaborador pueda comentar tu hoja de cálculo sin editarla, elige Comentador. Los comentadores pueden ver el libro y añadir comentarios o responderlos. Es muy útil, por ejemplo, si quieres compartir el libro para que un cliente lo revise o comente partes concretas. Este rol le permite dar su opinión sin modificar directamente el contenido de la hoja de cálculo.

Eso sí, ten en cuenta que podrán ver todo el archivo. Los comentadores pueden descargar, imprimir y copiar, a menos que desmarques la opción "Los lectores y comentadores pueden ver...".

Ver

Es el permiso más básico. Los lectores solo pueden ver el archivo, pero no pueden editarlo ni comentarlo. Como ya se ha dicho, ahora también puedes limitar aún más los roles de "Comentador" y "Lector" desmarcando la casilla "Los lectores y comentadores pueden ver..." en la configuración de uso compartido.

Cómo dar acceso de edición en Google Sheets

Puedes cambiar los permisos de la hoja de cálculo con el botón "Compartir", en la esquina superior derecha. Verás una lista de los usuarios actuales, cada uno con un menú desplegable para cambiar rápidamente su nivel de permiso. También puedes cambiar los permisos de hojas o celdas concretas en Datos > Proteger hojas e intervalos.

Cambiar permisos puede ser complicado, así que verás las tres formas principales de hacerlo.

Dar acceso de edición a toda la hoja de cálculo

Este método incluye cambiar los permisos de toda la hoja de cálculo, transferir la propiedad y añadir una fecha de caducidad a los accesos de comentario y de lectura.

1. Haz clic en el botón "Compartir" de la esquina superior derecha. Verás una ventana con los usuarios que tienen acceso al archivo.

2. A la derecha de cada usuario verás un menú desplegable con tres opciones: "Lector", "Comentador" y "Editor". Haz clic en la que quieras aplicar. Para que alguien pase de solo lectura a edición, elige Editor.

3. Como ves, hay tres opciones más en la parte inferior, entre ellas "Quitar acceso". También puedes dar acceso temporal de "Comentador" o "Lector" haciendo clic en "Añadir fecha de caducidad".

4. Para transferir la propiedad de la hoja de cálculo, haz clic en "Sí". Pero asegúrate de que es lo que quieres: después, el nuevo propietario podrá quitarte el acceso.

Cómo quitar el acceso en Google Sheets

1. Haz clic en el botón "Compartir" de la esquina superior derecha.

2. Abre el menú desplegable junto a la persona que quieres quitar y elige "Quitar acceso", la última opción del menú que se muestra en el paso 2.

3. Haz clic en "Guardar". La persona pierde el acceso al momento, salvo que el archivo también se comparta mediante un enlace que pueda abrir.

Dar acceso de edición solo a hojas concretas

1. Ve a Datos > Proteger hojas e intervalos.

2. Verás la barra lateral a la derecha de la hoja de cálculo, con una lista de las hojas o los intervalos protegidos. En el siguiente ejemplo, "Sheet1" y "Sheet2" están protegidas.

3. En la lista, haz clic en la hoja cuyos permisos quieres cambiar. Si quieres ser el único editor de esta hoja, haz clic en "Cambiar permisos".

4. Tendrás la opción "Restringir quién puede editar este intervalo". Elige "Solo tú" o "Personalizado" para añadir usuarios concretos además de ti. Si ya tienes permisos configurados en otra hoja, puedes seleccionar "Copiar permisos de otro intervalo".

Cómo solicitar acceso de edición en Google Sheets

1. Abre tu hoja de Google Sheets y verás un botón verde de "Solo lectura". Eso confirma que no tienes acceso de edición. Haz clic en él y después en "Solicitar acceso de edición".

2. Escribe tu mensaje y haz clic en "Enviar" para avisar al usuario de tu solicitud.

Conclusión

Como has visto, poder asignar permisos de edición es muy útil. En unos pocos clics puedes añadir editores a tu archivo de Google Sheets o incluso a partes de él. También puedes añadir comentadores para que den su opinión sin preocuparte de que cambien el archivo. Y puedes revocar estos permisos fácilmente o incluso poner fechas de caducidad a los accesos de lectura y comentario.

Ya conoces los distintos niveles de permiso de Google Sheets y cómo modificarlos. Las nuevas opciones dan mucha flexibilidad en cuanto a accesos y permisos, pero también es fácil confundirse y acabar con un lío. Si tienes un libro grande con varias hojas e intervalos protegidos, planifícalo bien antes.

Pero si trabajas en un grupo grande, te convendrá mantener privados los datos principales de tu hoja de cálculo, aunque solo sea para evitar que alguien edite por error los datos de origen. Por suerte, hay una forma sencilla de hacerlo. Con Sheetgo puedes compartir fácilmente pestañas concretas de tus hojas de Google Sheets y mantener el resto totalmente privado. Sheetgo envía a cada colaborador solo los datos que debe ver, y su procesador de IA puede clasificarlos o resumirlos antes de que lleguen.

Si quieres saber más sobre las nuevas opciones para compartir y editar en Google Sheets y Excel, consulta algunos de nuestros otros artículos:

• Cómo ocultar una hoja de Google Sheets a otros usuarios
• Cómo compartir Google Sheets (guía completa)
• Cómo hacer que Google Sheets sea editable (por varios usuarios)
• ¿Cómo compartir un archivo de Excel con varios usuarios?
• ¿Cómo ver el historial de ediciones en Google Sheets?
• Seguimiento de cambios en Google Sheets: Cómo registrar valores históricos