Cómo colaborar en Google Sheets

Google Sheets se construyó en torno al tejido llamado colaboración. Como era de esperar, todas las innovaciones de esta aplicación basada en la nube giran en torno a esa idea. A diferencia de lo que ocurre con otras aplicaciones de hojas de cálculo de la era, uno puede acceder a Hojas de Google sin las limitaciones físicas de ubicación o dispositivo. En este artículo, vamos a tocar los medios por los que podemos utilizar Google Sheets colaboración.

Funciones de colaboración de Google Sheets

Todos trabajan en el mismo archivo, así que nadie se envía copias por correo ni combina versiones a mano.

• Cada persona tiene un rol que decide si puede ver, comentar o editar el archivo.
• Varias personas pueden editar a la vez, y puedes ver quién está en el archivo y en qué celdas está cada una.
• Los comentarios te permiten preguntar por una celda, mencionar a un compañero o asignarle una tarea.
• Los intervalos protegidos y las vistas de filtro evitan que unos sobrescriban el trabajo de otros o cambien lo que ven los demás.
• El historial de ediciones muestra quién cambió una celda, cuándo y qué contenía antes.
• Las reglas de notificación te permiten recibir un aviso cuando alguien edita el archivo o envía un formulario.

Comparte la hoja y define el acceso de cada persona

Veamos un ejemplo. Un equipo de expertos en software da soporte a una aplicación. El jefe de proyecto recibe en un archivo de Google Sheets los detalles de las incidencias de los distintos usuarios de la aplicación. Cada miembro tendrá que encargarse de una o varias incidencias, según su disponibilidad.

Lo único que puede hacer ahora el gestor del proyecto es hacer clic en el botón COMPARTIR en la esquina superior derecha.

Al hacerlo, aparecerá una ventana emergente en la que podrá introducir los correos electrónicos de todas las personas con las que desea compartir el archivo. A continuación, concédales con permisos de acceso para editar, comentar o ver lo que considere oportuno.

El rol de cada persona se elige en el menú desplegable que hay junto a su dirección de correo. Un Lector solo puede ver los datos, un Comentador también puede dejar comentarios y un Editor puede cambiar los datos y compartir el archivo con otras personas.

Deja marcada la casilla Notificar a las personas para enviar una invitación por correo, añade un mensaje si te sirve y haz clic en Enviar. Copiar enlace te da la dirección del archivo para pegarla en Slack o en un chat, pero el enlace solo se abre para quien ya tiene acceso.

Para compartir con personas que no están en esa lista, abre Acceso general en la misma ventana y cambia Restringido por Cualquier persona con el enlace. Las cuentas de trabajo también ofrecen el nombre de la organización, que limita el enlace a tus compañeros. Después, elige el rol que da el enlace.

No des el rol de Editor a un enlace público, porque cualquiera que lo consiga podrá cambiar o borrar tus datos.

Para saber más sobre el acceso, consulta cómo dar acceso de edición en Google Sheets y cómo permitir que varios usuarios editen un archivo de Google Sheets. Si tu equipo trabaja en Excel, te explicamos cómo compartir un archivo de Excel con varios usuarios.

Trabaja en la misma hoja en tiempo real

¿Y si varios usuarios trabajan en él al mismo tiempo? No te preocupes: Google Sheets gestiona muy bien esa situación. En la parte superior vemos claramente qué usuarios están trabajando en el archivo. Además, Google Sheets resalta las celdas en las que trabajan los demás usuarios. La celda que tenemos activa suele aparecer en azul.

Búscalos en la esquina superior derecha, junto al botón Compartir. Cada persona aparece como un icono redondo con su foto de perfil, o con la inicial de su nombre si no ha añadido ninguna.

Las celdas que seleccionan toman el color de su icono, con su nombre justo encima de la selección.

Para escribir a todos los que tienen el archivo abierto, haz clic en Mostrar chat, arriba a la derecha. Esos chats no se guardan, así que consulta la guía Función de chat de Google Sheets para ver cómo funciona antes de depender del chat.

Google limita la edición simultánea a 100 pestañas o dispositivos abiertos por archivo. Cuando hay más de 100 abiertos, solo el propietario y algunos editores pueden hacer cambios. Si un grupo más grande solo necesita leer los datos, publícalos como página web y comparte ese enlace en su lugar.

Excel tiene su propia edición en tiempo real para los archivos guardados en OneDrive o SharePoint. Así funciona la coautoría en Excel .

Comenta, menciona y asigna tareas

Los comentarios permiten preguntar por una cifra o dar tu opinión sin cambiar los datos.

1. Selecciona las celdas que quieras comentar y haz clic en Insertar comentario en la barra de herramientas, entre los iconos de enlace y de gráfico. El atajo es Ctrl+Alt+M, o Cmd+Option+M en Mac.

2. Escribe tu comentario. Para incluir a alguien, escribe @ y su nombre o dirección de correo, y recibirá un correo con tu comentario. Haz clic en Comentar para publicarlo.

Para convertir un comentario en una tarea, marca la casilla Asignar a que aparece bajo la mención. El botón cambia a Asignar y la persona recibe un correo. El comentario sigue abierto hasta que lo marque como resuelto.

Las notas funcionan de otra manera: son texto sin formato adjunto a una celda, sin respuestas ni correos. Aquí tienes una comparación más detallada entre comentarios y notas en Google Sheets.

Reglas básicas para una hoja de cálculo compartida

La edición en tiempo real funciona mejor cuando todos saben qué celdas les toca cambiar.

Empieza con una pestaña de instrucciones

Pon una pestaña de instrucciones al principio del archivo, donde la gente la vea antes de llegar a los datos. Explica para qué sirven los datos, qué pestañas o intervalos rellena cada persona y las normas de formato, por ejemplo, que solo se admiten números. Para crearla, añade una pestaña y arrástrala al extremo izquierdo. Selecciona un bloque de celdas, haz clic en Combinar celdas en la barra de herramientas y escribe las instrucciones en la celda combinada.

Separa las entradas de los resultados

Pon los datos sin procesar en una pestaña Entradas y los cálculos, gráficos y resúmenes en una pestaña Resultados. La gente solo escribe en Entradas, así que nadie sobrescribe una fórmula por accidente, y puedes dar a cada persona la pestaña de la que es responsable.

Protege intervalos en lugar de ocultar pestañas

Ocultar una pestaña no deja fuera a nadie, porque cualquiera que pueda editar el archivo puede volver a mostrarla desde el menú Ver. Para bloquear una pestaña o un intervalo, ve a Datos > Proteger hojas e intervalos, añade la hoja o el intervalo, haz clic en Establecer permisos y elige Restringir quién puede editar este intervalo. Después, marca solo a las personas que deban seguir editándolo.

Encontrarás más detalles en nuestra guía sobre cómo proteger celdas y hojas en Google Sheets. Para las celdas que dejes abiertas, el código de colores es una señal más ligera: rellena de un color, como el verde, las celdas que cada persona puede editar y explica los colores en la pestaña de instrucciones.

Usa vistas de filtro

Un filtro normal cambia la vista para todos los que están en el archivo. Una vista de filtro solo cambia la tuya, así que varias personas pueden ordenar y filtrar los mismos datos a la vez. Ve a Datos > Vistas de filtro > Crear nueva vista de filtro y filtra las columnas como siempre. Puedes ponerle nombre a la vista y volver a ella más tarde.

Consulta cómo filtrar sin afectar a otros usuarios para ver el proceso completo.

Da a cada persona su propio archivo

Hay datos que no deberían estar en un único archivo compartido, por ejemplo cuando cada persona solo puede ver sus propias filas. En ese caso, da a cada uno un archivo aparte con solo su parte. Sheetgo, una plataforma de automatización de datos con IA, puede dividir una hoja maestra en un archivo por persona y volver a combinar sus cambios en ella de forma programada, así que nadie tiene que copiar y pegar entre archivos. Descubre cómo Sheetgo Automations y cómo funcionan.

Si necesitas más orientación sobre cómo trabajar con Google Sheets y sus numerosas funciones de colaboración, no dudes en leer lo siguiente documentación oficial.