IMPORTRANGE en Google Sheets: La guía definitiva

En IMPORTRANGE La función de Google Sheets es la única función que puede transferir datos entre hojas de cálculo. Te permite importar fácilmente datos de un archivo de Google Sheets a otro sin necesidad de trabajo manual. Ahorrar tiempo y eliminar el riesgo de error humano.

Sin embargo, IMPORTRANGE tiene requisitos complejos y algunas limitaciones. Es una función sencilla para los maestros de las hojas de cálculo, pero para los usuarios inexpertos puede resultar confusa.

En este artículo, trataremos los posibles usos de IMPORTRANGE, cómo implementarlo, así como sus pros y sus contras. También veremos cómo el complemento Sheetgo puede ser el perfecto IMPORTRANGE alternativa para mejorar la gestión de datos de sus hojas de cálculo.

¿Qué es IMPORTRANGE en Google Sheets?

IMPORTRANGE es una función que importa valores de un rango de celdas de una hoja de cálculo a otra. Todo lo que necesitas es acceso a la hoja de cálculo de origen y su URL.

Dada la infraestructura basada en la nube de Google Sheets, IMPORTRANGE es muy sencillo. Cada archivo tiene una URL única, por lo que puedes hacer referencia a archivos individuales incluyendo la ’clave“ del archivo (más información sobre esto más adelante). A continuación, puedes añadir especificidad haciendo referencia a una página y a un rango de celdas dentro de este archivo.

IMPORTRANGE es excelente para importaciones de datos puntuales y esporádicas de una hoja a otra. Puedes usarlo para realizar transferencias de datos sencillas como:

• Importe datos específicos para crear informes generales
• Transferir datos antiguos para compararlos con los más recientes
• Recuperar datos dinámicos para obtener información actualizada
• Combinar varios conjuntos de datos de gran tamaño en una sola hoja de cálculo
• Enviar datos privados a un archivo compartible

A pesar de todo su poder, también tiene algunos inconvenientes. Por ejemplo, no se recomienda realizar múltiples importaciones entre varias hojas de cálculo.

Cómo utilizar IMPORTRANGE en Google Sheets

Para aprender a utilizar IMPORTRANGE en Google Sheets, es importante comprender su sintaxis y los parámetros necesarios.

Sintaxis de IMPORTRANGE

Como puedes ver, para importar un rango de datos desde otra hoja de cálculo, sólo necesitas dos cosas:

1. La url de la hoja de cálculo.
2. El rango dentro de esa hoja de cálculo.

Estos dos parámetros se explican por sí solos, pero merece la pena repasarlos.

1. URL de la hoja de cálculo

Hay dos formas de incluir esta información:

• Puede copiar la URL completa de la hoja de cálculo de origen.
• Puede utilice sólo la tecla de hoja de cálculo para acortar la fórmula. Es el identificador único que Google Sheets utiliza para cada hoja de cálculo.

A continuación se muestra la URL completa con la clave de la hoja de cálculo en negrita.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sqWKxq4mbsJVqy2mZbeV2H7MWF9TZ2V-yU6Ne0NGL0g/

Si quieres para copiar sólo la hoja de cálculo clave así es como quedaría la fórmula:

2. Cadena de alcance

La cadena de alcance es el rango de celdas que desea importar de la hoja de cálculo de origen. Puede especificar el nombre de la hoja u omitirlo para que IMPORTRANGE importe el rango de celdas de la primera hoja.

Como con la URL, la cadena de rango debe incluirse entre comillas. Este es el aspecto que tendría la fórmula con un nombre de hoja específico dentro de la cadena de rango:

Ejemplo de IMPORTRANGE

Para este ejemplo, comparemos el rendimiento del equipo de ventas en 2020 y en 2021 para generar un informe de rendimiento.

Lo primero que hay que hacer es utilizar IMPORTRANGE para transferir la columna de resultados de ventas de 2020 a la hoja de ventas de 2021. Esto nos permitirá comparar los datos directamente.

La siguiente captura de pantalla muestra los datos 2020 a transferir. El rango exacto que queremos importar es “Ventas 2020!C2:C19”.

En este caso, toda la función debe ser:

La primera vez que se ejecute la función devolverá un error y tendrá que vincular sus dos hojas. Haga clic en Permitir el acceso para arreglarlo.

La función importa los datos y los muestra en la hoja, como se muestra a continuación.

Ahora que los dos conjuntos de datos están en un mismo lugar, puedo calcular métricas clave para mi informe de rendimiento. Por ejemplo, puedo analizar las tendencias de ventas entre 2020 y 2021.

Ten en cuenta que las transferencias de datos se producen casi instantáneamente para conjuntos de datos pequeños. Pero, naturalmente, los conjuntos de datos más grandes tardarán más.

Cómo importar datos de otra hoja

IMPORTRANGE no puede importar datos de otra hoja dentro de la misma hoja de cálculo. Esta limitación puede ser frustrante, sobre todo si trabajas mucho en una sola hoja de cálculo. Afortunadamente, hay algunas formas de superar esta limitación.

Una de estas alternativas es utilizar la función FILTRO. La función FILTRO permite extraer datos específicos de un rango basándose en criterios especificados. Esto la convierte en una herramienta versátil para importar datos de otras hojas dentro de la misma hoja de cálculo.

Imaginemos que los datos que queríamos importar en el ejemplo anterior estaban en la misma hoja de cálculo.

Podríamos transferirlo a otra hoja con este método. Seleccionaríamos el mismo rango y, a continuación, estableceríamos los criterios para la función de filtro. Este criterio tendría que coincidir con todas las celdas, lo que podría lograrse trayendo todas las celdas que no estén vacías.

La función FILTRO no está pensada para esto, pero es eficaz. Para saber más sobre esta potente herramienta, consulte Cómo utilizar la función FILTRO en Google Sheets.

Solución de errores IMPORTRANGE

Aunque IMPORTRANGE es una función potente, con frecuencia devuelve errores. Estos problemas pueden ir desde problemas de permisos hasta rangos de datos incorrectos.

Algunos errores comunes son:

• No se encuentra la hoja de cálculo: Esto ocurre cuando la URL de la hoja de cálculo de origen es incorrecta o la hoja de cálculo ha sido eliminada.
• No tienes permisos para acceder a esa hoja de cálculo: Esto ocurre cuando no tienes permisos para ver la hoja de cálculo de origen.
• Formula parse error: Esto ocurre cuando hay un error de sintaxis en su fórmula, como referencias incorrectas a rangos o funciones mal utilizadas.

Para solucionar eficazmente estos problemas lea nuestra guía detallada sobre errores de IMPORTRANGE.

Combinación de IMPORTRANGE con otras funciones

Hay tres funciones que combinan muy bien con esta función: QUERY, FILTER y VLOOKUP. Todas ellas le permiten modificar los resultados de IMPORTRANGE para adaptarlos a sus necesidades.

Vamos a repasarlas, pero antes exploraremos cuándo utilizar cada combinación.

Si aún no sabe qué combinación utilizar, le recomendamos que empiece por FILTRO e IMPORTRANJERO. Tiene el equilibrio perfecto entre eficacia y sencillez.

QUERY e IMPORTRANGE

En Función QUERY es otra potente función nativa de Google Sheets.

Puede utilizar estas dos funciones conjuntamente utilizando IMPORTRANGE como conjunto de datos en los parámetros de la función QUERY:

Al integrar la fórmula QUERY e IMPORTRANGE, debe referirse a las columnas con su número de columna en lugar de su nombre de letra.

Lea nuestro blog sobre cómo combinar QUERY con IMPORTRANGE para ahorrar tiempo al trabajar con varias hojas de cálculo.

FILTRO e IMPORTRACIÓN

La función FILTRAR es ideal para extraer rápidamente un subconjunto de datos basándose en criterios específicos. Cuando se combina con IMPORTRANGE, permite extraer datos de otra hoja de cálculo y filtrarlos simultáneamente. Esta combinación es sencilla y muy eficaz para las necesidades básicas de filtrado de datos.

He aquí un ejemplo de cómo utilizar FILTRO con IMPORTRANGE:

Esta fórmula importa datos del rango especificado y los filtra en función de los criterios proporcionados. Es una forma potente pero sencilla de gestionar datos en varias hojas.

Para una guía detallada, lea cómo utilizar eficazmente FILTRO con IMPORTRANGE.

VLOOKUP e IMPORTRANGE

VLOOKUP es una función versátil utilizada para buscar valores específicos en un rango y devolver los datos correspondientes. Combinada con IMPORTRANGE, permite realizar búsquedas en distintas hojas de cálculo.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo utilizar VLOOKUP con IMPORTRANGE.

Esta fórmula busca la clave_buscada en el rango importado y devuelve el valor en la columna especificada. Aunque es fácil de usar, VLOOKUP con IMPORTRANGE puede necesitar funciones adicionales para optimizar la eficiencia y el rendimiento.

Para profundizar más, consulte nuestro post sobre utilizando VLOOKUP con IMPORTRANGE.

¿Por qué utilizar IMPORTRANGE Google Sheets?

Aunque IMPORTRANGE es excelente para transferir datos a hojas de cálculo con rapidez, también es importante tener en cuenta sus desventajas.

Ventajas de IMPORTRANGE

• No es necesario añadir ni descargar nada.
• Importa desde cualquier hoja de cálculo en la que tengas acceso a la URL.
• Elija el intervalo exacto de datos que desea importar.
• Coloque la fórmula en cualquier celda de su hoja.
• Recibe actualizaciones en tiempo real al abrir la hoja de cálculo.

Inconvenientes de IMPORTRANGE

• Es difícil organizar o visualizar las conexiones. Si tienes que usar mucho esta función, se vuelve liosa y propensa a errores.
• Es fácil olvidarse de dónde están las fórmulas en la hoja de cálculo y de dónde se importan los datos.
• Largos retrasos para que los datos se carguen si se utiliza a través de múltiples hojas. Por ejemplo, si se importan datos de la hoja de cálculo A a la B y luego otra vez de la B a la C. En ese caso, hay que esperar a que IMPORTRANGE se ejecute a través de toda la secuencia.
• Riesgo de datos incorrectos o errores con múltiples usos de fórmulas. No hay forma de verificar que todos los datos se han transferido a través de la cadena (sin comprobar cada hoja). Esto es peligroso si utilizas estos datos para tomar decisiones o incluirlos en informes.
• No se puede importar el formato de las celdas de origen, incluyendo el peso, tamaño, color o fondo de la fuente.
• Imposible saber con qué frecuencia se transfieren los datos.

IMPORTRANGE vs. Sheetgo

IMPORTRANGE es una función útil para transferir datos entre hojas de cálculo, pero viene con limitaciones-especialmente cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos.

Sheetgo toma el principio de IMPORTRANGE y amplía su funcionalidad, para que pueda sacar el máximo partido de los datos de su hoja de cálculo.

Con el complemento Sheetgo, puedes conectar fácilmente tus diferentes hojas de cálculo para transferir datos automáticamente, ¡sin necesidad de fórmulas ni código! Además, Sheetgo también se conecta a otros formatos de archivo como XLS, XLSX y CSV. Como resultado, puede transferir datos a través de cualquier archivo de hoja de cálculo.

Éstas son sólo algunas de las ventajas de utilizar Sheetgo como alternativa a IMPORTRANGE:

• Ahorra tiempo: Con Sheetgo, no hay necesidad de introducir manualmente una fórmula. Simplemente conecte sus hojas de cálculo utilizando el complemento y Sheetgo hará el resto por usted.
• Evite los errores humanos: Con la automatización completa, no hay riesgo de introducir fórmulas incorrectas. Esto significa transferencias de datos fiables en todo momento.
• Mantenga el formato original: A diferencia de IMPORTRANGE, Sheetgo puede transferir eficazmente el peso, el tamaño, el color o el fondo de las fuentes.
• Evita errores en la transferencia de datos: Evite múltiples fórmulas en una Hoja de Google que pueden corromper sus datos. Sheetgo se asegurará de que la información esté ahí cuando la necesites.
• Conexiones personalizables: Conecte tantas hojas de cálculo (de todo tipo) como desee dentro de un único flujo de trabajo.
• Visualiza tus conexiones: Sheetgo proporciona una vista sencilla del flujo de trabajo para que pueda visualizar las conexiones e identificar fácilmente a dónde se están transfiriendo los datos.
• Programe actualizaciones automáticas: Sheetgo le permite programar actualizaciones automáticas cada 15 minutos. Sus hojas de cálculo se actualizarán con los últimos datos importados, sin necesidad de abrir hojas de cálculo para activar las actualizaciones.
• Importe sólo los datos que necesitecon IMPORTRANGE, debe importar rangos de columnas completos, aunque sólo necesite unas pocas filas. La función Importar rango de Sheetgo le permite seleccionar rangos de datos específicos por adelantado, lo que hace que las transferencias sean más rápidas y eficientes.

Puede disfrutar de todas estas ventajas y muchas más si utilizando Sheetgo add-with sus archivos de Google Sheets.

Alternativamente, instale el complemento dentro de su archivo de Google Sheets dirigiéndose a Extensiones > Complementos > Obtener complementos y buscando Sheetgo. A continuación, seleccione el complemento Sheetgo y haga clic en Instale.

A continuación, tendrás que registrarte en Sheetgo antes de empezar. Pero no te preocupes, ¡puedes hacerlo en unos segundos y gratis!

Una vez iniciada la sesión, abre el complemento Sheetgo dentro de tus hojas de cálculo de Google dirigiéndote a Extensiones > Sheetgo > Inicio. Ahora puede empezar a importar sus propios datos automáticamente.

Cómo utilizar Google Sheets IMPORTRANGE

La función IMPORTRANGE de Google Sheets es una solución rápida para importar pequeños volúmenes de datos. Con una sola fórmula, puedes transferir una cantidad determinada de datos a otra hoja en un abrir y cerrar de ojos.

Sin embargo, puede que no sea la opción adecuada si conectar hojas de cálculo es algo cotidiano. Además, IMPORTRANGE tiene algunas limitaciones que pueden afectar a la exactitud de los datos si no se utiliza correctamente.

Cuando dependa de estas conexiones para el análisis, los informes y la toma de decisiones, le recomendamos encarecidamente que utilice Sheetgo. Esta plataforma se integra con Google Sheets para sacar el máximo partido a su gestión de datos. Te permite transferir fácilmente diversos datos desde varias hojas de cálculo, ¡y todo de forma automática!

Eche un vistazo a nuestro IMPORTRANGE vs Sheetgo si quiere saber más sobre la diferencia entre ambos.

Si ha superado completamente IMPORTRANGE —grandes conjuntos de datos, problemas de seguridad o fusiones de varios archivos—, consulte alternativa escalable para IMPORTRANGE para dos casos de uso reales que reemplacen la fórmula sin escribir ninguna referencia a nivel de celda.