Comment collaborer sur Google Sheets

Google Sheets a été conçu autour de la collaboration. Il n'est donc pas surprenant que toutes les innovations de cette application basée sur le cloud soient centrées sur cette idée. Contrairement à ce qui se passe avec d'autres tableurs, il est possible d'accéder à Google Sheets sans contrainte physique de lieu ou d'appareil. Dans cet article, nous allons aborder les moyens par lesquels nous pouvons utiliser la collaboration de Google Sheets.

Fonctionnalités de collaboration de Google Sheets

Tout le monde travaille dans le même fichier : personne ne s'envoie de copies par e-mail ni ne fusionne des versions à la main.

• Chaque personne reçoit un rôle qui détermine si elle peut consulter, commenter ou modifier le fichier.
• Plusieurs personnes peuvent modifier le fichier en même temps, et vous voyez qui s'y trouve et sur quelles cellules.
• Les commentaires vous permettent de poser une question sur une cellule, de mentionner un collègue ou de lui attribuer une tâche.
• Les plages protégées et les vues filtrées empêchent chacun d'écraser le travail des autres ou de modifier ce que les autres voient.
• Le suivi des modifications indique qui a modifié une cellule, quand, et ce qu'elle contenait auparavant.
• Les règles de notification vous permettent d'être averti quand quelqu'un modifie le fichier ou envoie un formulaire.

Partagez la feuille et définissez l'accès de chaque personne

Prenons un exemple. Une équipe d'experts assure le support d'une application logicielle. Le chef de projet reçoit dans un fichier Google Sheets les détails des problèmes rencontrés par les différents utilisateurs de l'application. Chaque membre de l'équipe devra traiter un ou plusieurs problèmes, selon sa disponibilité.

Le chef de projet n'a plus qu'à cliquer sur le bouton PARTAGER dans le coin supérieur droit.

Il verra alors apparaître une fenêtre contextuelle dans laquelle il pourra saisir les adresses électroniques de toutes les personnes avec lesquelles il souhaite partager le fichier. Ensuite, il leur accordera le droit d'accès au fichier. modifier, commenter ou consulter les autorisations d'accès selon ce qu'il juge approprié.

Vous choisissez le rôle de chaque personne dans le menu déroulant à côté de son adresse e-mail. Un Lecteur peut seulement consulter les données, un Commentateur peut aussi laisser des commentaires, et un Éditeur peut modifier les données et partager le fichier avec d'autres personnes.

Laissez la case Envoyer une notification cochée pour envoyer une invitation par e-mail, ajoutez un message si besoin et cliquez sur Envoyer. Copier le lien vous donne l'adresse du fichier à coller dans Slack ou dans un chat, mais le lien ne s'ouvre que pour les personnes qui ont déjà accès au fichier.

Pour partager avec des personnes qui ne figurent pas dans cette liste, ouvrez Accès général dans la même fenêtre et remplacez Limité par Tous les utilisateurs disposant du lien. Les comptes professionnels proposent aussi le nom de l'organisation, qui limite le lien à vos collègues. Choisissez ensuite le rôle que donne le lien.

Évitez d'attribuer le rôle Éditeur à un lien public : toute personne qui le récupère pourrait modifier ou supprimer vos données.

Pour en savoir plus sur l'accès, découvrez comment donner l'accès en modification dans Google Sheets et comment permettre à plusieurs utilisateurs de modifier un fichier Google Sheets. Si votre équipe travaille sur Excel, voici comment partager un fichier Excel avec plusieurs utilisateurs.

Travaillez sur la même feuille en temps réel

Et si plusieurs utilisateurs y travaillent en même temps ? Pas de problème : Google Sheets gère très bien cette situation. En haut, on voit clairement les utilisateurs qui travaillent sur le fichier. En outre, Google Sheets met en évidence les cellules sur lesquelles travaillent les autres utilisateurs. La cellule que nous activons apparaît généralement en bleu.

Ils apparaissent en haut à droite, à côté du bouton Partager. Chaque personne s'affiche sous la forme d'une icône ronde avec sa photo de profil, ou la première lettre de son nom si elle n'en a pas ajouté.

Les cellules qu'ils sélectionnent prennent la couleur de leur icône, avec leur nom juste au-dessus de la sélection.

Pour écrire à toutes les personnes qui ont le fichier ouvert, cliquez sur Afficher le chat en haut à droite. Ces discussions ne sont pas enregistrées : vérifiez donc comment fonctionne le chat intégré de Google Sheets avant de vous y fier.

Google limite la modification simultanée à 100 onglets ou appareils ouverts par fichier. Au-delà de 100, seuls le propriétaire et certains éditeurs peuvent apporter des modifications. Si un groupe plus large a seulement besoin de lire les données, publiez-les sous forme de page Web et partagez plutôt ce lien.

Excel propose sa propre modification en temps réel pour les fichiers enregistrés sur OneDrive ou SharePoint. Voici comment fonctionne la co-création dans Excel .

Commentez, mentionnez et attribuez des tâches

Les commentaires permettent de poser une question sur un chiffre ou de donner un avis sans modifier les données.

1. Sélectionnez les cellules dont vous voulez discuter et cliquez sur Insérer un commentaire dans la barre d'outils, entre les icônes de lien et de graphique. Le raccourci est Ctrl+Alt+M, ou Cmd+Option+M sur Mac.

2. Saisissez votre commentaire. Pour inclure quelqu'un, tapez @ suivi de son nom ou de son adresse e-mail : cette personne recevra un e-mail avec votre commentaire. Cliquez sur Commenter pour le publier.

Pour transformer un commentaire en tâche, cochez la case Attribuer à sous la mention. Le bouton devient Attribuer et la personne reçoit un e-mail. Le commentaire reste ouvert jusqu'à ce qu'elle le marque comme résolu.

Les notes fonctionnent différemment : ce sont de simples textes associés à une cellule, sans réponses ni e-mails. Voici une comparaison plus détaillée des commentaires et des notes dans Google Sheets.

Règles de base pour une feuille de calcul partagée

La modification en temps réel fonctionne mieux quand chacun sait quelles cellules il lui revient de changer.

Commencez par un onglet d'instructions

Placez un onglet d'instructions au début du fichier, là où chacun le verra avant d'arriver aux données. Indiquez à quoi servent les données, quels onglets ou plages chaque personne remplit, et les règles de format, par exemple uniquement des nombres. Pour le créer, ajoutez un onglet et faites-le glisser tout à gauche. Sélectionnez un bloc de cellules, cliquez sur Fusionner les cellules dans la barre d'outils et saisissez les instructions dans la cellule fusionnée.

Séparez les entrées des sorties

Placez les données brutes dans un onglet Entrées, et les calculs, graphiques et synthèses dans un onglet Sorties. Les utilisateurs ne saisissent que dans Entrées : personne n'écrase une formule par accident, et vous pouvez confier à chacun l'onglet dont il est responsable.

Protégez des plages au lieu de masquer des onglets

Masquer un onglet n'empêche personne d'y accéder, car toute personne autorisée à modifier le fichier peut le réafficher depuis le menu Affichage. Pour verrouiller un onglet ou une plage, allez dans Données > Protéger les feuilles et les plages, ajoutez la feuille ou la plage, cliquez sur Définir les autorisations et choisissez Limiter les personnes autorisées à modifier cette plage. Cochez ensuite uniquement les personnes qui doivent continuer à la modifier.

Vous trouverez plus de détails dans notre guide qui explique comment protéger des cellules et des feuilles dans Google Sheets. Pour les cellules que vous laissez ouvertes, un code couleur est un signal plus léger : remplissez d'une couleur, comme le vert, les cellules que chaque personne peut modifier, et expliquez les couleurs dans l'onglet d'instructions.

Utilisez les vues filtrées

Un filtre classique modifie l'affichage pour toutes les personnes présentes dans le fichier. Une vue filtrée ne modifie que le vôtre : plusieurs personnes peuvent donc trier et filtrer les mêmes données en même temps. Allez dans Données > Vues filtrées > Créer une vue filtrée, puis filtrez les colonnes comme d'habitude. Vous pouvez nommer la vue et y revenir plus tard.

Découvrez comment filtrer sans affecter les autres utilisateurs pour suivre la procédure complète.

Donnez à chaque personne son propre fichier

Certaines données ne devraient pas se trouver dans un seul fichier partagé, par exemple quand chaque personne ne doit voir que ses propres lignes. Donnez plutôt à chacun un fichier distinct avec uniquement sa partie. Sheetgo, une plateforme d'automatisation des données basée sur l'IA, peut diviser une feuille principale en un fichier par personne et y réintégrer leurs mises à jour selon un calendrier, pour que personne n'ait à copier-coller entre les fichiers. Découvrez comment Sheetgo Automations et leur fonctionnement.

Si vous avez besoin de plus d'informations sur la manière de travailler avec Google Sheets et ses nombreuses fonctions de collaboration, n'hésitez pas à lire ce qui suit documentation officielle.