Como colaborar no Planilhas Google

O Planilhas Google foi criado com base em uma estrutura chamada colaboração. Não é de surpreender que todas as inovações desse aplicativo baseado em nuvem estejam centradas nessa ideia. Ao contrário de outros aplicativos de planilha antigos, é possível acessar o Planilhas Google sem as restrições físicas de local ou dispositivo. Neste artigo, vamos abordar os meios pelos quais podemos usar a colaboração do Google Sheets.

Recursos de colaboração do Google Sheets

Todos trabalham no mesmo arquivo, então ninguém precisa enviar cópias por e-mail nem juntar versões manualmente.

• Cada pessoa recebe um papel que define se ela pode ver, comentar ou editar o arquivo.
• Várias pessoas podem editar ao mesmo tempo, e você vê quem está no arquivo e em quais células cada uma está.
• Os comentários permitem perguntar sobre uma célula, mencionar um colega ou atribuir uma tarefa a ele.
• Os intervalos protegidos e as visualizações de filtro impedem que as pessoas sobrescrevam o trabalho umas das outras ou mudem o que os outros veem.
• O histórico de edições mostra quem alterou uma célula, quando e o que ela continha antes.
• As regras de notificação permitem que você receba um aviso quando alguém editar o arquivo ou enviar um formulário.

Compartilhe a planilha e defina o acesso de cada pessoa

Vamos considerar um exemplo. Uma equipe de especialistas em software dá suporte a um aplicativo. O gerente de projeto recebe, em um arquivo do Google Sheets, os detalhes dos problemas relatados pelos vários usuários do aplicativo. Cada membro terá que trabalhar em um ou mais problemas, de acordo com a sua disponibilidade.

Tudo o que o gerente de projeto pode fazer agora é clicar no botão COMPARTILHAR no canto superior direito.

Ao fazer isso, ele verá uma janela pop-up na qual poderá digitar os e-mails de todas as pessoas com as quais deseja compartilhar o arquivo. Em seguida, conceda a eles permissões de acesso para editar, comentar ou visualizar o que ele considerar apropriado.

Você define o papel de cada pessoa no menu suspenso ao lado do endereço de e-mail dela. Um Leitor só pode ver os dados, um Comentarista também pode deixar comentários e um Editor pode alterar os dados e compartilhar o arquivo com outras pessoas.

Deixe a opção Notificar as pessoas marcada para enviar um convite por e-mail, adicione uma mensagem se ajudar e clique em Enviar. Copiar link fornece o endereço do arquivo para colar no Slack ou em um chat, mas o link só abre para quem já tem acesso.

Para compartilhar com pessoas que não estão nessa lista, abra Acesso geral na mesma janela e troque Restrito por Qualquer pessoa com o link. Contas de trabalho também oferecem o nome da organização, que limita o link aos colegas. Depois, escolha o papel que o link concede.

Evite dar o papel de Editor a um link público, porque qualquer pessoa que conseguir o link poderá alterar ou apagar seus dados.

Para saber mais sobre acesso, veja como dar acesso de edição no Google Sheets e como permitir que vários usuários editem um arquivo do Google Sheets. Se a sua equipe trabalha no Excel, veja como compartilhar um arquivo do Excel com vários usuários.

Trabalhe na mesma planilha em tempo real

E se vários usuários trabalharem nele ao mesmo tempo? Não se preocupe: o Google Sheets lida muito bem com essa situação. Na parte superior, vemos claramente os usuários que estão trabalhando no arquivo. Além disso, o Google Sheets destaca as células em que os outros usuários estão trabalhando. A célula que ativamos normalmente fica em azul.

Eles aparecem no canto superior direito, ao lado do botão Compartilhar. Cada pessoa aparece como um ícone redondo com a foto do perfil ou, se não tiver adicionado uma, com a primeira letra do nome.

As células que cada pessoa seleciona ficam com a cor do ícone dela, com o nome logo acima da seleção.

Para enviar mensagens a todos que estão com o arquivo aberto, clique em Mostrar chat, no canto superior direito. Esses chats não ficam salvos, então veja como funciona o recurso de chat do Google Sheets antes de depender dele.

O Google limita a edição simultânea a 100 abas ou dispositivos abertos por arquivo. Quando há mais de 100 abertos, só o proprietário e alguns dos editores podem fazer alterações. Se um grupo maior só precisa ler os dados, publique-os como página da web e compartilhe esse link.

Comente, mencione e atribua tarefas

Os comentários permitem perguntar sobre um número ou dar feedback sem alterar os dados.

1. Selecione as células que você quer discutir e clique em Inserir comentário na barra de ferramentas, entre os ícones de link e de gráfico. O atalho é Ctrl+Alt+M, ou Cmd+Option+M no Mac.

2. Digite seu comentário. Para incluir alguém, digite @ e o nome ou endereço de e-mail da pessoa, e ela vai receber um e-mail com o seu comentário. Clique em Comentar para publicar.

Para transformar um comentário em tarefa, marque a caixa Atribuir a, abaixo da menção. O botão muda para Atribuir, e a pessoa recebe um e-mail. O comentário fica aberto até que ela o marque como concluído.

As notas funcionam de outro jeito: são texto simples anexado a uma célula, sem respostas nem e-mails. Veja uma comparação mais detalhada entre comentários e notas no Google Sheets.

Regras básicas para uma planilha compartilhada

A edição em tempo real funciona melhor quando todos sabem quais células cabe a cada um alterar.

Comece com uma aba de instruções

Coloque uma aba de instruções no início do arquivo, onde as pessoas a encontrem antes de chegar aos dados. Explique para que servem os dados, quais abas ou intervalos cada pessoa preenche e as regras de formato, como usar apenas números. Para criar uma, adicione uma aba e arraste-a para a extrema esquerda. Selecione um bloco de células, clique em Mesclar células na barra de ferramentas e digite as instruções na célula mesclada.

Separe as entradas das saídas

Coloque os dados brutos em uma aba Entradas e os cálculos, gráficos e resumos em uma aba Saídas. As pessoas só digitam em Entradas, então ninguém sobrescreve uma fórmula por acidente, e você pode dar a cada pessoa a aba pela qual ela é responsável.

Proteja intervalos em vez de ocultar abas

Ocultar uma aba não impede ninguém de acessá-la, porque qualquer pessoa que pode editar o arquivo consegue reexibi-la pelo menu Ver. Para bloquear uma aba ou um intervalo, vá em Dados > Proteger páginas e intervalos, adicione a página ou o intervalo, clique em Definir permissões e escolha Restringir quem pode editar este intervalo. Depois, marque só as pessoas que devem continuar editando.

Há mais detalhes no nosso guia sobre como proteger células e páginas no Google Sheets. Para as células que ficarem liberadas, usar cores é um sinal mais leve: preencha com uma cor, como verde, as células que cada pessoa pode editar e explique as cores na aba de instruções.

Use visualizações de filtro

Um filtro comum muda a visualização para todos no arquivo. Uma visualização de filtro muda só a sua, então várias pessoas podem classificar e filtrar os mesmos dados ao mesmo tempo. Vá em Dados > Visualizações de filtro > Criar nova visualização de filtro e filtre as colunas normalmente. Você pode dar um nome à visualização e voltar a ela depois.

Veja como filtrar sem afetar outros usuários para conferir o passo a passo completo.

Dê a cada pessoa o próprio arquivo

Alguns dados não deveriam ficar em um único arquivo compartilhado, por exemplo, quando cada pessoa só pode ver as próprias linhas. Nesse caso, dê a cada pessoa um arquivo separado só com a parte dela. O Sheetgo, uma plataforma de automação de dados com IA, pode dividir uma planilha mestre em um arquivo por pessoa e mesclar as atualizações de volta nela de forma programada, para que ninguém precise copiar e colar entre arquivos. Veja como o Sheetgo Automations e como funcionam.

Se precisar de mais orientações sobre como trabalhar com o Planilhas Google e seus diversos recursos colaborativos, fique à vontade para ler o seguinte documentação oficial.