Google Sheets facilite le partage de feuilles de calcul entre équipes et le contrôle de qui peut consulter et modifier les données. Il peut aussi vous prévenir lorsque quelqu'un modifie votre fichier. Vous pouvez configurer les notifications Google Sheets pour recevoir un e-mail lorsqu'un éditeur modifie quelque chose ou qu'un utilisateur envoie un formulaire.
Dans cet article, vous apprendrez à activer les notifications Google Sheets pour être informé de toute modification apportée à la feuille de calcul. Vous verrez aussi comment configurer cette fonction selon le type de modification et la façon dont vous souhaitez être averti. Enfin, vous verrez comment passer à un résumé quotidien, comment créer des alertes pour des modifications précises et si les personnes sont prévenues lorsque vous leur retirez l'accès.
Pourquoi recevoir des notifications sur Google Sheets ?
Nous avons tendance à utiliser Google Sheets pour bénéficier du cadre collaboratif qu'il offre. Le plus souvent, nous permettons à d'autres personnes d'accéder à nos fichiers et d'y apporter des modifications. Sans les notifications, nous devrions accéder nous-mêmes au fichier et vérifier manuellement les modifications dans l'historique des versions. Mais cela ne nous permet pas de rester au courant de ce qui se passe dans le fichier Google Sheets. Certains d'entre nous souhaitent être immédiatement informés de toute modification apportée par d'autres utilisateurs.
Les règles de notification suivent les modifications de la feuille de calcul. Les commentaires ont leurs propres paramètres de notification : si votre équipe laisse ses retours en commentaires, découvrez les différences entre notes et commentaires dans Google Sheets.
Comment être averti lorsqu'une feuille Google Sheets est mise à jour
Dans Google Sheets, vous pouvez être averti chaque fois que d'autres utilisateurs modifient la feuille de calcul. Vous pouvez définir des règles de notification selon le type de modification et la fréquence des notifications. Voici comment configurer facilement vos propres règles de notification dans Google Sheets.
Définir des règles de notification dans Google Sheets
Les règles de notification de Google Sheets reposent sur quatre options que vous pouvez combiner selon vos besoins (voir l'image ci-dessous). Avant d'activer votre première règle de notification, vous verrez ce que chaque option peut faire pour vous.
M'avertir à l'adresse X lorsque…
Les options sous "M'avertir à l'adresse X lorsque…" indiquent quel type de modification de la feuille de calcul déclenchera la notification. Il y a deux options :
1. "Des modifications sont apportées" : C'est l'option à privilégier si vous voulez être averti dès qu'une modification est apportée à la feuille de calcul. C'est aussi le meilleur moyen d'éviter de refaire ou d'annuler le travail de quelqu'un d'autre.
2. "Un utilisateur envoie un formulaire" : Cette option est utile si vous avez créé un formulaire Google Forms pour que des personnes s'inscrivent à un événement. Chaque envoi crée une nouvelle ligne de données, et vous ne recevez des notifications par e-mail que lorsqu'un utilisateur envoie le formulaire pour s'inscrire.
M'avertir par…
Dans ce groupe d'options, vous choisissez quand recevoir l'e-mail une fois que l'utilisateur a modifié le fichier Google Sheets. Là aussi, il y a deux options :
1. E-mail – résumé quotidien : Choisissez cette option si vous préférez recevoir un résumé quotidien de toutes les modifications. Elle est particulièrement recommandée pour ne pas remplir votre boîte de réception d'e-mails !
2. E-mail – immédiatement : Choisissez cette option si vous voulez recevoir un e-mail distinct pour chaque modification dès qu'elle est apportée.
Maintenant que vous savez à quoi correspond chaque option, voyons comment activer ces règles de notification.
Comment activer les notifications dans Google Sheets
Même si la procédure est simple, n'oubliez pas que vous ne pouvez la suivre que pour vous-même ; les autres utilisateurs devront configurer leurs propres notifications.
1. Ouvrez votre feuille de calcul et accédez à Outils > Paramètres de notification > Modifier les notifications. Dans les anciennes versions de Google Sheets, cet élément de menu s'appelle Règles de notification, comme sur la capture d'écran ci-dessous.
2. Dans la boîte de dialogue "Définir les règles de notification", vous pouvez choisir parmi les quatre options présentées dans la section précédente. Veillez à en sélectionner une dans chaque groupe. Ensuite, cliquez sur "Enregistrer".
Dès lors, Google Sheets vous envoie un e-mail lorsque la feuille de calcul change, ou une fois par jour si vous avez choisi le résumé quotidien. L'e-mail indique qui a modifié le fichier et contient un lien vers la feuille de calcul.
Si vous travaillez sur une feuille Google Sheets avec plusieurs éditeurs qui mettent souvent le document à jour, vous pouvez examiner les modifications avec l'historique des modifications de Google Sheets, accessible depuis Fichier > Historique des versions > Afficher l'historique des versions.
Modifier les règles de notification dans Google Sheets
Modifier les règles de notification est également très simple, car il y a très peu de choses à configurer. Vous apprendrez ici à ajouter, modifier et supprimer vos règles de notification actuelles.
Ajouter une nouvelle règle de notification dans Google Sheets
Comme les règles de notification permettent de combiner plusieurs options, vous pouvez créer différentes règles et activer celle qui vous semble pertinente pour une période ou une feuille de calcul donnée.
1. Accédez à Outils > Paramètres de notification > Modifier les notifications, comme à l'étape précédente.
2. Dans "Définir les règles de notification", vous devriez voir toutes les règles de notification que vous avez créées.
3. Pour ajouter une autre règle de notification, cliquez sur "Ajouter une autre règle de notification" et sélectionnez l'option à ajouter.
La fenêtre "Définir les règles de notification" s'ouvre et vous permet de personnaliser la nouvelle règle de notification.
Modifier une règle de notification dans Google Sheets
Imaginons que vous ayez créé une règle de notification avec "E-mail – immédiatement" et que votre boîte de réception se remplisse trop vite. Voici comment modifier facilement une notification dans Google Sheets.
1. Accédez à Outils > Paramètres de notification > Modifier les notifications.
2. Cliquez sur "Modifier" pour changer quand ou comment vous souhaitez être averti des modifications.
3. Sélectionnez une autre option pour changer la règle de notification actuelle. N'oubliez pas que cette règle remplacera la précédente. Cliquez sur "Enregistrer" une fois vos modifications terminées.
Supprimer une règle de notification dans Google Sheets
Si vous ne voulez pas modifier une notification, mais la supprimer complètement, voici comment faire.
1. Accédez à Outils > Paramètres de notification > Modifier les notifications.
2. Cliquez sur "Supprimer" pour retirer une règle de notification. Google Sheets affiche un message d'avertissement pour confirmer que vous voulez vraiment la supprimer. Cliquez sur "OK" pour continuer.
Notifications par e-mail récapitulatif dans Google Sheets
Avec E-mail – résumé quotidien, Google Sheets vous envoie un e-mail par jour qui récapitule les modifications de la feuille de calcul, au lieu d'un e-mail par modification. C'est idéal pour les fichiers que beaucoup de personnes modifient au cours de la journée, où un e-mail par modification inonderait votre boîte de réception.
Pour passer une règle existante en résumé, accédez à Outils > Paramètres de notification > Modifier les notifications, cliquez sur Modifier à côté de la règle, sélectionnez E-mail – résumé quotidien et cliquez sur Enregistrer. Si vous devez réagir aux modifications au fur et à mesure, gardez E-mail – immédiatement pour ce fichier.
Alertes Google Sheets
Les règles de notification vous indiquent que quelque chose a changé, mais pas ce qui a changé ni si c'est important. Pour des alertes basées sur les données elles-mêmes, vous avez deux options.
Mettre en évidence les modifications avec la mise en forme conditionnelle
La mise en forme conditionnelle colore une cellule lorsque sa valeur respecte une règle, par exemple lorsqu'un niveau de stock passe sous 10 ou qu'une colonne de statut indique En retard. Elle n'envoie pas d'e-mail, mais toute personne qui ouvre la feuille voit le problème immédiatement. Accédez à Format > Mise en forme conditionnelle pour la configurer, ou découvrez comment appliquer une mise en forme conditionnelle basée sur une autre cellule dans Google Sheets.
Envoyer un e-mail avec un déclencheur Apps Script
Pour recevoir un e-mail sur une modification précise, écrivez une courte fonction Apps Script et associez-lui un déclencheur installable Lors de la modification : dans l'éditeur Apps Script, ouvrez Déclencheurs et cliquez sur Ajouter un déclencheur. La fonction reçoit la plage modifiée, elle peut donc vérifier quelle feuille, quelle colonne ou quelle valeur a changé avant d'envoyer un e-mail avec MailApp. Utilisez un déclencheur installable plutôt qu'une simple fonction onEdit(), car les déclencheurs simples ne peuvent pas envoyer d'e-mails. Par ailleurs, les déclencheurs de modification ne s'exécutent que pour les modifications faites par des personnes dans la feuille de calcul, et non pour celles faites par d'autres scripts ou par des formules recalculées.
Si vous débutez avec Apps Script, commencez par comment utiliser Google Apps Script dans Google Sheets. Les étapes ci-dessous montrent comment ouvrir l'éditeur.
Scripts de notification Google Sheets
Si vous êtes développeur, ou si vous connaissez au moins JavaScript, vous pouvez utiliser Apps Script, intégré à Google Sheets. Voici comment accéder à Apps Script dans Google Sheets.
1. Accédez à Extensions > Apps Script.
2. À l'ouverture, Apps Script vous amène dans un nouveau projet sans titre. Vous pouvez commencer à écrire votre première fonction tout de suite ou utiliser les menus de gauche pour accéder aux bibliothèques et services à ajouter à votre projet.
Pour en savoir plus sur cet outil et ses fonctions prêtes à l'emploi, consultez le site principal d'Apps Script.
FAQ sur les notifications Google Sheets
Si je retire à quelqu'un l'accès à une feuille Google Sheets, sera-t-il prévenu ?
Non. Google Sheets n'envoie ni e-mail ni aucune autre notification lorsque vous retirez à quelqu'un l'accès à un fichier. En général, la personne s'en rend compte en essayant de l'ouvrir : une page lui propose alors de demander l'accès. Le partage fonctionne à l'inverse : par défaut, Google envoie un e-mail aux personnes que vous ajoutez à un fichier. Pour en savoir plus sur qui peut consulter et modifier un fichier, découvrez comment partager Google Sheets.
Mes règles de notification s'appliquent-elles aux autres collaborateurs ?
Non. Chaque règle de notification envoie des e-mails uniquement à la personne qui l'a créée. Si vos collègues veulent être informés, chacun doit configurer ses propres règles.
Puis-je être averti lorsque quelqu'un modifie une cellule précise ?
Les règles de notification s'appliquent à toute la feuille de calcul. Pour surveiller une seule cellule, colonne ou feuille, utilisez un déclencheur Apps Script, comme expliqué dans la section sur les alertes ci-dessus.
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