Google Sheets a amélioré ses options de collaboration : plusieurs utilisateurs peuvent désormais modifier un fichier en temps réel. De plus, les autorisations Google Sheets offrent encore plus de personnalisation dans vos fichiers, avec la possibilité de partager un seul onglet ou de partager des données au niveau de la cellule. Cette souplesse est utile, mais elle peut aussi prêter à confusion, car il y a plusieurs options à garder en tête quand vous partagez des données dans Google Sheets.
Dans cet article, vous allez apprendre à rendre vos feuilles de calcul Google modifiables par plusieurs utilisateurs et à ajouter des éditeurs à des feuilles et des plages précises. Vous pouvez aussi garder le fichier d'origine privé et utiliser Sheetgo pour envoyer à chaque collaborateur une feuille de calcul distincte avec uniquement les lignes dont il a besoin, mise à jour automatiquement. Si les données doivent d'abord être nettoyées, Sheetgo vous permet d'utiliser son processeur d'IA pour les standardiser avant l'envoi.
Autorisations de modification dans Google Sheets
Il existe trois niveaux d'autorisation que vous pouvez attribuer à plusieurs utilisateurs : "Lecteur", "Commentateur" et "Éditeur". Le rôle "Lecteur" est le plus limité, car il permet uniquement de consulter le fichier. Les "Commentateurs" peuvent ajouter des commentaires et y répondre, mais pas modifier le contenu.
Cet article porte sur le rôle "Éditeur", qui permet d'ajouter, de modifier et de supprimer le contenu du fichier. Par défaut, les éditeurs peuvent aussi modifier les autorisations et partager le fichier, mais vous pouvez décocher cette option dans les paramètres de partage (voir Ajouter des éditeurs au fichier pour en savoir plus).
Comment rendre Google Sheets modifiable ?
Il existe de nombreuses façons de permettre à d'autres personnes de modifier vos fichiers Google Sheets. Commençons par voir comment ajouter des éditeurs à votre fichier.
Ajouter des éditeurs au fichier
1. Cliquez sur le bouton "Partager", en haut à droite de votre fichier Google Sheets.
2. Le fichier étant encore privé, vous êtes le seul utilisateur listé. Saisissez les noms ou les adresses e-mail des personnes à ajouter comme éditeurs.
3. Vous pouvez sélectionner l'option "Éditeur" dans le menu déroulant à droite de chaque utilisateur. Vous pouvez aussi "Envoyer une notification" avec un message par défaut ou personnalisé.
4. Cliquez sur la roue dentée des paramètres, en haut à droite de la fenêtre ci-dessus. Vous pouvez aussi limiter le rôle "Éditeur" en retirant la possibilité de modifier les autorisations et de partager le fichier.
Ajouter des éditeurs avec un lien
Une autre façon d'ajouter des éditeurs consiste à créer un lien de partage.
1. Cliquez sur le bouton "Partager", en haut à droite de votre feuille de calcul.
2. En bas de la fenêtre, cliquez sur la section "Obtenir le lien".
3. Comme ci-dessous, le lien est "Limité" par défaut : seules les personnes ajoutées au fichier peuvent y accéder avec ce lien. Cliquez sur "Copier le lien" pour le partager.
4. Vous pouvez aussi rendre votre feuille de calcul modifiable par toute personne disposant du lien. Cliquez sur "Limité" pour afficher les options et choisissez "Tous les utilisateurs qui ont le lien". Par défaut, Google crée un lien avec une autorisation de lecture. Cliquez sur le menu déroulant "Lecteur".
5. Dans le menu déroulant, sélectionnez "Éditeur". Quand vous partagez le lien, tout utilisateur défini comme "Éditeur" peut modifier le fichier. Ce n'est généralement pas recommandé, car cela peut entraîner des modifications indésirables ou une perte de données.
Ajouter des autorisations de modification à certaines feuilles
Il arrive qu'un collègue doive vous aider sur une feuille précise sans avoir besoin de modifier tout le classeur. Voyons comment ajouter des éditeurs à certaines feuilles.
1. Allez dans Données > Protéger des feuilles et des plages.
2. Dans le panneau "Feuilles et plages protégées", cliquez sur "+ Ajouter une feuille ou une plage".
3. Pour protéger une feuille, cliquez sur l'onglet pour la sélectionner. Une fois la feuille sélectionnée, cliquez sur "Définir les autorisations" pour ajouter les utilisateurs autorisés à la modifier.
4. Sélectionnez "Afficher un avertissement lors de la modification de cette plage" pour prévenir toute personne qui tente de modifier la feuille. Sélectionnez "Limiter les personnes autorisées à modifier cette plage" et "Personnalisé" pour choisir des utilisateurs du fichier actuel. Vous pouvez aussi ajouter d'autres éditeurs en saisissant leur nom ou leur adresse e-mail. Cliquez sur "OK" pour enregistrer vos modifications.
Ajouter des autorisations de modification à certaines plages
Vous voudrez parfois accorder l'accès en modification uniquement à certaines plages, plutôt qu'à une feuille entière. Voyons comment définir des autorisations pour une plage de cellules.
1. Allez dans Données > Protéger des feuilles et des plages > Plage > Ajouter une feuille ou une plage.
2. Dans l'onglet "Plage", sélectionnez les cellules voulues et cliquez sur "Définir les autorisations".
3. Vous pouvez choisir d'afficher un avertissement ou de limiter la modification.
4. Vous pouvez limiter la modification à "Vous uniquement", comme ci-dessus, ou à une liste "Personnalisée" d'utilisateurs. Avec l'option "Personnalisé", vous pouvez sélectionner des utilisateurs qui ont déjà accès ou ajouter d'autres éditeurs en bas.
Conclusion
Les utilisateurs de feuilles de calcul ont de plus en plus besoin de travailler ensemble en temps réel. Attribuer et gérer les autorisations de votre fichier est donc plus important que jamais. Comme chaque éditeur travaille sur des zones différentes, vous devez vous assurer qu'il n'a accès qu'à ce qu'il doit modifier.
Comme vous l'avez vu, il existe désormais plusieurs façons de rendre vos fichiers Google Sheets modifiables. Que vous ajoutiez des éditeurs à tout le fichier ou à des cellules précises, la collaboration en temps réel dans Google Sheets a nettement progressé.
Cette souplesse est bienvenue, mais elle complique aussi la gestion des accès et des autorisations, ce qui peut entraîner des erreurs. Si votre fichier contient des informations sensibles, testez votre configuration d'autorisations avant de le partager.
Pour en savoir plus sur le partage et la collaboration dans Google Sheets, consultez ces articles :
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