Comment filtrer Google Sheets sans affecter les autres utilisateurs ?

L'une des raisons pour lesquelles les feuilles de calcul sont utilisées comme outil de collaboration est leur capacité de stockage d'informations. L'inconvénient de travailler avec de grandes quantités de données est qu'il peut être long de trouver des informations spécifiques. Heureusement, Google Sheets propose des filtres faciles à utiliser dans l'application pour rendre ce processus plus efficace. Toutefois, étant donné qu'un plus grand nombre d'utilisateurs travailleront avec les mêmes informations, il est essentiel de mettre en place un système de filtrage qui facilite, et non entrave, leur expérience. À la fin de cet article, vous saurez comment filtrer les informations dans Google Sheets. De plus, vous pourrez découvrir comment filtrer vos feuilles de calcul Google sans affecter les autres utilisateurs grâce à l'application web Sheetgo.

Comment filtrer vos feuilles de calcul Google

Il existe deux façons principales de filtrer des données directement dans Google Sheets : les filtres directs et la vue des filtres.

1. Comment appliquer le filtre direct à une feuille Google ?

C'est peut-être la façon la plus simple de filtrer les données. Cette fonction est utile dans tous les cas où vous souhaitez qu'un groupe d'utilisateurs puisse voir les mêmes informations filtrées que vous. Imaginons que je sois le chef d'un service informatique et que je dispose, dans Google Sheets, d'une base de données contenant tous les projets passés et futurs.

Je souhaite partager les missions mensuelles avec mon équipe. Pour ce faire, je peux appliquer un filtre direct pour afficher les tâches qui appartiennent au mois à venir.

Tout d'abord, cliquez sur l'icône de l'entonnoir située à l'extrême droite de la barre d'outils. Vous devriez voir un signe de filtre apparaître en haut de chaque colonne. Cliquez sur ce signe dans la colonne de votre choix - dans mon exemple, la colonne E. Un menu déroulant apparaît.

Maintenant, effacez vos filtres pour repartir du bon pied. Il suffit d'étendre le Filtrer par valeurs et cliquez sur Clair. Il est maintenant temps de personnaliser vos filtres. Cliquez sur les valeurs par lesquelles vous souhaitez filtrer vos données. Dans cet exemple, je souhaite filtrer mes données en fonction des tâches dues en mai.

Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK.

Comme vous pouvez le voir ci-dessous, votre équipe ne verra plus que les informations relatives aux tâches du mois de mai.

Comme indiqué précédemment, cette méthode de filtrage convient aux cas où vous souhaitez que tous les utilisateurs voient les mêmes données filtrées. Mais qu'en est-il si vous souhaitez que différents utilisateurs puissent voir des données différentes ? Ou si vous souhaitez partager différents filtres avec différentes personnes ? La fonction d'affichage des filtres de Google Sheets est la meilleure option à utiliser pour ces raisons.

Plus important encore, il se peut que vous ayez besoin d'utiliser ces filtres personnalisés à l'avenir. C'est là que l'option d'affichage des filtres de Google Sheets s'avère utile.

2. Comment appliquer la vue filtre à une feuille de calcul Google Sheets ?

Imaginez que vous souhaitiez que la feuille de calcul garde toutes les données visibles et non filtrées et que vous laissiez cela à la convenance de chaque utilisateur. La vue filtrée permet aux utilisateurs de travailler sur la même feuille de calcul sans affecter ce que les autres voient. De plus, vous pouvez enregistrer des filtres personnalisés pour les réutiliser à l'avenir. Voyons maintenant comment créer une vue filtrée.

Tout d'abord, supprimez les filtres de vos colonnes. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur l'icône du filtre en haut de votre colonne, de développer la section Filtrer par valeurs et cliquez sur Tout sélectionner. Toutes vos données devraient réapparaître. Pour ajouter une vue filtrée, cliquez sur la flèche située à côté de l'icône de l'entonnoir (et non sur l'icône de l'entonnoir comme précédemment) et sélectionnez Créer une nouvelle vue de filtre dans le menu déroulant.

Il se peut que vous receviez un message vous rappelant que seule votre vue a été modifiée. Vous pouvez ignorer ce message et renommer le filtre. Filtre 1 pour répondre à vos besoins.

Supposons que je veuille maintenant afficher les tâches à effectuer en juin. Dans cet exemple, je la renommerai “Tâches de juin”. Appliquez ensuite les conditions de filtrage de votre choix. J'ai appliqué des filtres pour n'afficher que les tâches de juin.

N'oubliez pas que lorsque vous appliquez des conditions de filtrage à l'aide d'une vue de filtre, seule votre vue est modifiée et n'affecte pas ce que voit le reste de votre équipe. Si vous souhaitez modifier, dupliquer ou supprimer la vue filtrée que vous avez créée, cliquez sur l'icône des paramètres à droite de votre feuille de calcul et sélectionnez l'action souhaitée.

Comment réinitialiser l'affichage des filtres dans Google Sheets ?

Si vous souhaitez réinitialiser ou supprimer les conditions d'affichage du filtre dans votre feuille Google, il vous suffit de cliquer sur le bouton de fermeture (X) situé à côté de la Paramètres en haut à droite de la feuille de calcul.

Si vous devez appliquer le même filtre à l'avenir, sélectionnez le filtre personnalisé dans le menu déroulant, à côté de l'icône de l'entonnoir. Comme vous pouvez le voir, le filtre récemment personnalisé, “Tâches de juin”, apparaît désormais dans la liste.

Avec la vue filtrée de Google Sheet, vous pouvez avoir autant de vues filtrées que nécessaire, en fonction de la tâche ou des besoins de l'utilisateur. Si vous donnez l'accès à un collègue ou à un client, vous pouvez choisir directement les données qui seront affichées et rendues accessibles. Même si d'autres personnes travaillent sur la même feuille Google, vous n'affecterez pas leur vue à ce moment-là.

A noter :

• Pour pouvoir modifier ou créer des vues filtrantes dans Google Sheets, vous devez disposer d'une autorisation. Néanmoins, même un accès de type “Affichage uniquement” permet aux utilisateurs de visualiser et d'appliquer des vues filtrantes.
• Cette fonction n'est pas activée pour les téléphones et les tablettes.

Comment filtrer vos feuilles de calcul Google sans affecter les autres utilisateurs ?

Que faire si vous souhaitez que d'autres utilisateurs puissent modifier simultanément les données sans affecter les données des autres utilisateurs ? Google Sheets ne dispose pas actuellement d'une fonctionnalité intégrée permettant de modifier des données filtrées sans affecter le reste de l'équipe qui travaille sur la même feuille de calcul. Heureusement, Sheetgo offre une solution à ce problème.

Filtrer les données vers d'autres feuilles de calcul dans Sheetgo

Vous pouvez envoyer des données spécifiques d'une feuille de calcul à une autre en utilisant le processus de filtrage dans l'application web de Sheetgo. Supposons que je veuille envoyer tous les projets du mois de juin à ma collègue Valentine.

Ma feuille de calcul actuelle contient des centaines et des centaines de lignes de tâches différentes datant du début à la fin de l'année 2021. Grâce à l'application web Sheetgo, je peux envoyer les tâches spécifiques à Valentine dans sa feuille de calcul personnelle, où tout est regroupé en un seul endroit. De plus, maintenant qu'elle a accès à sa feuille de calcul personnelle contenant ses tâches spécifiques, elle peut mettre à jour ses propres données. Par exemple, en changeant l'état de ses tâches de “en cours” à “terminé”.

Voici quelques-uns des avantages supplémentaires qu'offre l'utilisation de Sheetgo pour filtrer vos feuilles de calcul Google :

• Gagnez du temps et augmentez votre productivité : Gagnez un temps considérable en automatisant l'ensemble de votre processus, du début à la fin, afin de pouvoir vous concentrer sur des tâches plus importantes.
• Gérez efficacement vos données : Gardez un contrôle total sur les données de votre feuille de calcul - choisissez comment vous connecter, transférer et partager les informations importantes.
• Personnalisez vos connexions : Personnalisez vos connexions en fonction de vos besoins et de ceux de vos collègues.

Pour en savoir plus sur la fonction de filtrage de Sheetgo et découvrir un guide étape par étape sur la manière de l'utiliser, consultez notre article sur la manière d'utiliser la fonction de filtrage de Sheetgo. Filtrer Google Sheets d'une feuille à l'autre.

Filtrer les données dans une feuille de calcul

Et voilà ! Google Sheets vous propose deux façons de filtrer vos données : les filtres directs et les vues de filtres. Cependant, pour exploiter pleinement le potentiel de la collaboration en ligne, Sheetgo vous permet de filtrer, de connecter et de transférer les données au sein d'une feuille de calcul Google, sans affecter les données des autres utilisateurs. Vous pouvez ainsi optimiser les données de votre feuille de calcul au profit de chacun de vos collaborateurs.

Pour en savoir plus sur la manière de tirer le meilleur parti des filtres Sheetgo, consultez la page Page d'aide sur les filtres.

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