Autorisations de Google Sheets : Différents niveaux et utilisation

Google Sheets est l'un des outils les plus utilisés par les entreprises aujourd'hui, grâce à sa fonctionnalité la plus précieuse : la collaboration. Avec Google Sheets, vous pouvez partager vos fichiers avec qui vous voulez, mais aussi accorder des autorisations précises. Vous contrôlez ainsi exactement ce que chaque membre de l'équipe peut faire pour consulter et modifier les feuilles de calcul, à tout moment et en tout lieu. Dans cet article, nous passons en revue les différentes autorisations de Google Sheets et le moment où les utiliser.

Pourquoi utiliser les autorisations de Google Sheets ?

Les autorisations de Google Sheets vous donnent plus de contrôle sur la façon dont vous partagez vos fichiers.

Elles peuvent aussi être très utiles pour :

• Préserver la confidentialité des données : si vous partagez un fichier Google Sheets en dehors de votre organisation, certaines données peuvent être privées et ne doivent pas être diffusées ailleurs. Utiliser un niveau d'autorisation précis pour les personnes extérieures à l'entreprise vous aide à éviter tout risque de fuite de données.
• Mieux exploiter les retours : vous pouvez accorder un niveau d'autorisation où les autres personnes peuvent seulement commenter votre fichier Google Sheets. C'est un excellent moyen de consulter et de gérer les retours et les suggestions avant de prendre des décisions et d'apporter des modifications.
• Éviter les erreurs humaines : nous savons tous à quel point il est frustrant que plusieurs membres d'une équipe modifient une feuille de calcul en même temps, ce qui entraîne souvent la perte accidentelle de données importantes. En accordant différents niveaux d'autorisation, vous contrôlez qui peut supprimer ou modifier des données importantes.

Vous connaissez maintenant quelques-unes des raisons pour lesquelles les niveaux d'autorisation de Google Sheets comptent quand vous partagez vos feuilles de calcul.

Voyons plus en détail ce que permet chaque niveau d'autorisation.

Quels sont les différents niveaux d'autorisation de Google Sheets ?

Google Sheets propose quatre niveaux d'autorisation différents : propriété, modifier, commentaire, et voir. Dans de nombreuses situations, il est utile de recourir à ces quatre autorisations dans Google Sheets.

Imaginons que je sois le propriétaire d'un fichier Google Sheets consacré aux ventes de ce trimestre. J'aurais besoin que certains membres de mon équipe commerciale modifient le fichier pour y ajouter les informations de vente. Je voudrais aussi que des membres d'autres services, comme la Finance, commentent les données pour indiquer comment ces ventes se comparent à celles du trimestre précédent.

Enfin, je pourrais vouloir donner à notre directeur financier un accès en lecture, pour qu'il jette un coup d'œil rapide au fichier et valide notre travail.

1. Propriété

Le Propriété est le niveau que Google Sheets attribue par défaut à la personne qui a créé le fichier. Il vous permet de faire presque tout dans le fichier : consulter le contenu, ajouter ou modifier des commentaires, en supprimer, voire supprimer toute la feuille de calcul. Une seule personne détient le niveau de propriété, et vous ne pouvez pas attribuer cette autorisation à quelqu'un d'autre.

Pour vérifier si vous êtes le propriétaire, ouvrez votre feuille de calcul et allez dans Fichier > Partager. La fenêtre doit indiquer clairement si vous êtes le propriétaire, avec la mention "Propriétaire" à côté de votre nom.

2. Modification

Le Editer permet, dans Google Sheets, de modifier le contenu de la feuille de calcul. Cela comprend l'ajout, la modification et même la suppression de contenu. Vous pouvez aussi ajouter des commentaires ou y répondre. Enfin, vous pouvez partager la feuille de calcul avec d'autres personnes.

Imaginons que j'accorde l'accès en modification à certains membres de mon équipe commerciale. Ils peuvent alors modifier n'importe quelle donnée de la colonne "Total sales", voire ajouter les données d'un tout nouveau service. Ils peuvent aussi commenter les cellules dont ils ne sont pas sûrs qu'elles soient à jour, ou partager la feuille de calcul avec un autre membre de l'équipe commerciale.

Pour accorder l'accès Editer à quelqu'un, allez dans Fichier > Partager. Recherchez son nom ou son adresse e-mail dans le champ de recherche, puis cliquez sur son profil quand il apparaît. Ensuite, dans le menu déroulant à droite de ce champ, cliquez sur le niveau d'autorisation Éditeur . Enfin, ajoutez un message personnalisé si vous le souhaitez, puis terminez en cliquant sur Envoyer.

Pour des captures d'écran étape par étape, y compris pour retirer un accès ou en demander un, découvrez comment donner l'accès en modification dans Google Sheets.

3. Commentaire

Le Commenter est un niveau d'autorisation qui réduit un peu la liberté de l'utilisateur dans Google Sheets. À ce niveau, vous pouvez seulement consulter la feuille et ajouter des commentaires avec la fonction de commentaire. Vous pouvez aussi répondre aux commentaires des autres. Pour partager le fichier avec quelqu'un d'autre, vous devez envoyer une demande au propriétaire d'origine, qui vous accordera l'accès.

Dans mon cas, je peux accorder l'autorisation Commenter à des personnes extérieures à mon service qui pourraient avoir des suggestions ou des idées intéressantes sur mes données. Par exemple, si j'accordais ce niveau d'autorisation au service Finance, ils pourraient ajouter des commentaires avec les informations du dernier trimestre de ventes, ce qui aiderait à comparer nos résultats. Ils pourraient aussi demander à partager la feuille de calcul avec un autre membre de la Finance disposant d'informations utiles pour notre feuille.

Pour accorder le niveau d'autorisation Commenter à d'autres personnes, allez dans Fichier > Partager. Ajoutez ensuite le nom de l'utilisateur, cliquez sur le menu déroulant en haut à droite et sélectionnez Commenter. Là encore, vous pouvez ajouter un message personnalisé et terminer en cliquant sur Envoyer.

4. Lecture

Le Voir est le niveau d'autorisation le plus bas dans Google Sheets. Il permet seulement à l'utilisateur de consulter le document. Il ne peut ni le modifier, ni le commenter, ni le partager. Il peut toutefois demander au propriétaire les autorisations nécessaires.

Le Voir est, dans mon cas, parfait pour les personnes extérieures à l'organisation qui doivent accéder à la feuille, ou pour les membres de l'entreprise qui ont seulement besoin de suivre l'activité. Par exemple, je peux accorder l'autorisation de lecture au directeur financier, pour qu'il sache exactement ce que nous faisons sans avoir à y ajouter quoi que ce soit.

Comme pour les autorisations précédentes, ouvrez la fenêtre des autorisations via Fichier > Partager dans votre feuille de calcul. Ajoutez des utilisateurs par leur nom ou leur e-mail, puis sélectionnez le niveau d'autorisation Voir . Pour terminer, ajoutez un message personnalisé (facultatif) et cliquez sur Envoyer.

Comment définir des autorisations dans Google Sheets ?

Accorder différents niveaux d'autorisation dans Google Sheets est simple : il suffit d'ouvrir votre feuille de calcul, d'aller dans Fichier > Partager, puis d'ajouter les membres de votre équipe.

Après cet article, vous devriez comprendre les différences entre les niveaux d'autorisation de Google Sheets et savoir comment les appliquer à votre travail. Pour tirer encore plus parti de Google Sheets, pourquoi ne pas lire notre article sur Comment trouver et remplacer dans Google Sheets ?

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