Comment donner l'accès en modification dans Google Sheets

La façon dont Google Sheets gère les accès et les autorisations a récemment changé. Les niveaux d'autorisation restent les mêmes ("Propriétaire", "Commentateur", "Lecteur" et "Éditeur"), mais vous pouvez désormais limiter qui peut modifier certaines feuilles ou plages de cellules. Vous avez donc plus d'options sur ce qui est partagé et sur les autorisations de chacun, d'où l'importance de bien gérer les accès.

Dans cet article, vous allez découvrir les différents niveaux d'autorisation de Google Sheets, comment modifier les autorisations d'un classeur et d'une feuille, et comment demander l'accès en modification à un classeur. Sur le blog, vous pouvez en apprendre plus sur comment partager Google Sheets, comment partager un seul onglet, et comment rendre Google Sheets modifiable.

Ce que permet chaque niveau d'accès

Google Sheets propose quatre niveaux d'autorisation, qui s'appliquent tous à l'ensemble du classeur. Vous pouvez en plus protéger certaines feuilles ou plages pour que seuls quelques éditeurs puissent les modifier. Pour une comparaison détaillée, consultez notre guide : Niveaux d'autorisation Google Sheets.

Propriétaire

Par défaut, Google Sheets attribue la propriété à l'utilisateur qui crée le fichier. Le propriétaire dispose d'un accès complet pour consulter, modifier, et ajouter ou retirer des accès au classeur. En tant que propriétaire, vous gardez le contrôle total du classeur.

Dans certains cas, vous voudrez changer cela. Heureusement, vous pouvez désormais transférer la propriété d'un classeur à un autre utilisateur. Consultez l'étape 4 de la section sur l'accès en modification à tout le fichier.

Editer

Les éditeurs ont des autorisations proches de celles du propriétaire dans le classeur : ils peuvent ajouter, modifier et supprimer du contenu, ajouter des commentaires et y répondre, et même modifier les autorisations et partager le classeur.

Pour leur retirer la possibilité de modifier les autorisations et de partager le classeur, allez dans "Partager" (en haut à droite) et cliquez sur la roue dentée des paramètres pour décocher cette option. Vous pouvez aussi ajouter des autorisations de modification à certaines sections ; elles ne s'appliquent alors qu'à ces sections.

Commenter

Si vous voulez qu'un collaborateur puisse commenter votre feuille de calcul sans la modifier, choisissez Commentateur. Les commentateurs peuvent consulter le classeur et ajouter des commentaires ou y répondre. C'est très pratique, par exemple, pour obtenir l'avis d'un client sur certaines parties. Ce rôle lui permet de donner son avis sans modifier directement le contenu de la feuille de calcul.

Gardez toutefois à l'esprit qu'ils peuvent voir tout le fichier. Les commentateurs peuvent télécharger, imprimer et copier, sauf si vous décochez l'option "Les lecteurs et commentateurs peuvent voir...".

Voir

C'est l'autorisation la plus simple. Les lecteurs peuvent seulement consulter le fichier, sans le modifier ni le commenter. Comme indiqué plus haut, vous pouvez désormais restreindre encore les rôles "Commentateur" et "Lecteur" en décochant la case "Les lecteurs et commentateurs peuvent voir..." dans les paramètres de partage.

Comment donner l'accès en modification dans Google Sheets

Vous pouvez modifier les autorisations de la feuille de calcul avec le bouton "Partager", en haut à droite. Il affiche la liste des utilisateurs actuels, chacun avec un menu déroulant pour changer rapidement son niveau d'autorisation. Vous pouvez aussi modifier les autorisations de certaines feuilles ou cellules dans Données > Protéger des feuilles et des plages.

Modifier les autorisations peut être complexe : voici les trois principales façons de le faire.

Donner l'accès en modification à tout le fichier

Cette méthode permet de modifier les autorisations de tout le fichier, d'en transférer la propriété et de fixer une date d'expiration aux accès en commentaire et en lecture.

1. Cliquez sur le bouton "Partager" en haut à droite. Une fenêtre s'ouvre avec les utilisateurs qui ont accès au fichier.

2. À droite de chaque utilisateur, un menu déroulant propose trois options : "Lecteur", "Commentateur" et "Éditeur". Cliquez sur celle à appliquer. Pour faire passer quelqu'un de la lecture seule à la modification, choisissez Éditeur.

3. Comme vous pouvez le voir, trois autres options figurent en bas, dont "Supprimer l'accès". Vous pouvez aussi accorder un accès temporaire "Commentateur" ou "Lecteur" en cliquant sur "Ajouter une date d'expiration".

4. Pour transférer la propriété de la feuille de calcul, cliquez sur "Oui". Assurez-vous toutefois que c'est bien ce que vous voulez : le nouveau propriétaire pourra ensuite vous retirer l'accès.

Comment retirer l'accès dans Google Sheets

1. Cliquez sur le bouton "Partager" en haut à droite.

2. Ouvrez le menu déroulant à côté de la personne à retirer et choisissez "Supprimer l'accès", la dernière option du menu présenté à l'étape 2.

3. Cliquez sur "Enregistrer". La personne perd l'accès immédiatement, sauf si le fichier est aussi partagé via un lien qu'elle peut ouvrir.

Donner l'accès en modification à certaines feuilles uniquement

1. Allez dans Données > Protéger des feuilles et des plages.

2. Un panneau latéral s'affiche à droite de la feuille de calcul, avec la liste des feuilles et/ou plages protégées. Dans l'exemple ci-dessous, "Sheet1" et "Sheet2" sont toutes deux protégées.

3. Dans la liste, cliquez sur la feuille dont vous voulez modifier les autorisations. Pour en être le seul éditeur, cliquez sur "Modifier les autorisations".

4. Vous verrez l'option "Limiter les personnes autorisées à modifier cette plage". Choisissez "Vous uniquement" ou "Personnalisé" pour ajouter d'autres utilisateurs. Si des autorisations sont déjà configurées sur une autre feuille, vous pouvez sélectionner "Copier les autorisations d'une autre plage".

Comment demander l'accès en modification dans Google Sheets

1. Ouvrez votre fichier Google Sheets : un bouton vert "Lecture seule" s'affiche. Il confirme que vous n'avez pas l'accès en modification. Cliquez dessus, puis sur "Demander l'accès en modification".

2. Saisissez votre message et cliquez sur "Envoyer" pour informer l'utilisateur de votre demande.

Conclusion

Comme vous l'avez vu, pouvoir attribuer des autorisations de modification est très utile. En quelques clics, vous ajoutez des éditeurs à votre fichier Google Sheets, voire à certaines parties seulement. Vous pouvez aussi ajouter des commentateurs pour recueillir des avis sans craindre de modifications. Et vous pouvez retirer ces autorisations facilement ou fixer des dates d'expiration aux accès en lecture et en commentaire.

Vous connaissez maintenant les différents niveaux d'autorisation de Google Sheets et savez les modifier. Les nouvelles options offrent beaucoup de souplesse, mais il est aussi facile de s'y perdre. Si vous avez un grand classeur avec plusieurs feuilles et plages protégées, planifiez d'abord l'organisation.

Mais si vous travaillez en grand groupe, mieux vaut garder privées les données principales de votre feuille de calcul, ne serait-ce que pour éviter que quelqu'un modifie les données source par erreur. Heureusement, il existe une solution simple. Avec Sheetgo, vous partagez facilement certains onglets de vos fichiers Google Sheets tout en gardant le reste totalement privé. Sheetgo envoie à chaque collaborateur uniquement les données qu'il doit voir, et son processeur d'IA peut les classer ou les résumer avant leur arrivée.

Pour en savoir plus sur les nouvelles options de partage et de modification dans Google Sheets et Excel, consultez ces autres articles :

• Comment masquer une feuille Google Sheets aux autres utilisateurs
• Comment partager Google Sheets (guide complet)
• Comment rendre Google Sheets modifiable (par plusieurs utilisateurs)
• Comment partager un fichier Excel avec plusieurs utilisateurs ?
• Comment afficher l'historique des modifications dans Google Sheets ?
• Suivi des modifications dans Google Sheets : Comment enregistrer des valeurs historiques