Contrairement à d'autres tableurs, apprendre à partager vos fichiers Google Sheets est aussi simple que de le faire. De plus, les autorisations Google Sheets permettent d'accorder des droits de lecture, de commentaire et de modification.
Partager tout le fichier est simple, mais que faire s'il contient plusieurs feuilles ? Google Sheets ne permet pas, à lui seul, de partager un seul onglet ni de le masquer à certaines personnes, mais il existe des solutions. Dans cet article, vous allez découvrir quatre méthodes pour partager une seule feuille ou un onglet précis dans Google Sheets : envoyer un lien vers la feuille, masquer des feuilles aux autres utilisateurs, créer un nouveau fichier avec la feuille, et exporter un seul onglet.
Si vous préférez ne pas gérer de copies à la main, Sheetgo peut envoyer à chaque personne uniquement l'onglet ou les lignes filtrées dont elle a besoin, dans un fichier séparé mis à jour automatiquement. Son processeur d'IA peut aussi standardiser ces données au préalable, par exemple des dates et des noms saisis dans des formats différents.
Peut-on masquer un onglet Google Sheets à certains utilisateurs ?
Non. Google Sheets ne propose aucune fonction pour partager ou masquer un seul onglet à certaines personnes. Il existe toutefois quatre méthodes pour partager un seul onglet, selon que vous voulez ou non que les autres onglets restent visibles. Voici comment partager une seule feuille dans Google Sheets.
Comment créer un lien vers un onglet précis dans Google Sheets
Imaginons un fichier contenant tous les leads créés par votre équipe commerciale, avec un onglet par commercial. Vous voudrez alors donner à chacun l'accès à son seul onglet. Voici comment envoyer à un utilisateur un lien vers sa feuille.
1. Ouvrez le fichier Google Sheets qui contient l'onglet à partager, puis ouvrez le premier onglet. Vous devriez voir "gid=0" à la fin de l'URL.
2. Cliquez sur n'importe quel autre onglet : ce nombre change.
3. Allez dans l'onglet à partager et copiez la fin de l'URL, de "gid=" jusqu'au bout. Collez cette fin quelque part avant de passer à l'étape suivante.
4. Cliquez sur le bouton "Partager", en haut à droite de votre feuille de calcul.
5. Allez en bas de la fenêtre "Partager avec des personnes et des groupes" et cliquez sur "Copier le lien" dans la section "Obtenir le lien".
Il suffit maintenant d'ajouter la fin d'URL copiée précédemment à la fin du lien de partage. Vous devriez obtenir un lien de ce type :
https://docs.google.com/spreadsheets/d/SPREADSHEET_ID/edit#gid=TAB_ID
Cette option n'est toutefois utile que si cela ne vous dérange pas que l'utilisateur voie les autres onglets. Même s'il arrive sur un onglet précis, il peut naviguer librement et cliquer sur les autres.
Comment masquer une feuille Google Sheets aux autres utilisateurs
C'est une meilleure solution si vous ne voulez pas que les utilisateurs voient les autres onglets du fichier. Voici comment masquer une feuille Google Sheets aux autres utilisateurs.
1. Faites un clic droit sur la feuille à partager et sélectionnez "Masquer la feuille" dans le menu.
2. Répétez l'opération pour tous les autres onglets, sauf celui à partager.
3. Une fois terminé, il vous suffit de répéter les étapes 4 et 5 de la section précédente.
Gardez à l'esprit que masquer un onglet ne fait que le retirer de la vue. Toute personne disposant de l'accès en modification peut l'afficher à nouveau via Affichage > Feuilles masquées, et celles qui peuvent seulement consulter le fichier peuvent souvent y accéder quand même, par exemple en créant une copie. C'est utile pour alléger l'affichage, mais cela ne rend pas les données privées.
Comment empêcher d'autres utilisateurs de modifier une feuille
Protéger une feuille ne la masque pas, mais empêche les autres utilisateurs de la modifier.
1. Faites un clic droit sur le nom de l'onglet et sélectionnez "Protéger la feuille".
2. Dans le panneau "Feuilles et plages protégées", cliquez sur "Définir les autorisations".
3. Cliquez sur l'option "Limiter les personnes autorisées à modifier cette plage", puis sélectionnez uniquement les utilisateurs autorisés pour cet onglet.
4. Notez que le propriétaire reste sélectionné comme éditeur par défaut. Une fois l'utilisateur sélectionné, cliquez sur "OK".
Répétez les mêmes étapes que précédemment pour "Obtenir le lien", puis partagez-le avec l'utilisateur concerné.
2. Saisissez un nouveau nom, par exemple celui de l'utilisateur avec qui partager l'onglet. Laissez les autres options décochées et cliquez sur "Créer une copie".
3. Allez dans le fichier copié, faites un clic droit sur un onglet, puis choisissez "Supprimer". Faites-le pour tous les onglets à ne pas partager, jusqu'à ce qu'il ne reste que celui à partager.
Vous pouvez maintenant le partager avec l'utilisateur concerné, sans craindre qu'il accède à d'autres données ou les perde. Le seul inconvénient : vous devrez mettre à jour chaque feuille à chaque modification du fichier Google Sheets d'origine, ce qui peut vite multiplier les versions d'un même fichier. Pour cela, nous vous recommandons d'utiliser Sheetgo.
Comment exporter un seul onglet au format PDF
Pour la plupart des utilisateurs, c'est le moyen le plus rapide et le plus sûr de partager une seule feuille Google Sheets tout en protégeant les autres onglets.
1. Allez dans l'onglet à partager. Puis allez dans Fichier > Télécharger > Document PDF.
2. Une fenêtre "Paramètres d'impression" s'ouvre pour vous permettre d'effectuer les réglages nécessaires. Notez que l'option "Feuille actuelle" est sélectionnée par défaut sous "Exporter", puis cliquez sur "EXPORTER".
Si le PDF est l'option à privilégier pour la sécurité et la protection, ce format n'a rien de souple, surtout si c'est vous qui recevez les données et devez les modifier.
Comment relier Google Sheets et gérer les accès avec Sheetgo
Comme vous l'avez vu, les méthodes ci-dessus permettent de partager seulement certaines parties de vos fichiers Google Sheets. Mais il faut bien reconnaître que leur mise en place et leur suivi sont un peu fastidieux. Avec Sheetgo, vous configurez la connexion une seule fois, et chaque copie reste à jour sans intervention. Si votre équipe travaille en plusieurs langues, le processeur d'IA peut traduire les données avant qu'elles ne lui parviennent.
Consultez cet article pour découvrir comment relier automatiquement vos données Google Sheets avec Sheetgo.
Conclusion
Si vous travaillez avec de gros volumes de données, votre fichier Google Sheets contient sans doute plusieurs onglets. Le bouton "Partager" de Google Sheets accélère nettement les choses, mais il n'est utile que si vous voulez donner accès à tous les onglets.
Cet article vous a montré comment Google Sheets permet de partager un seul onglet ou une seule feuille. Vous avez vu quatre façons de partager une seule feuille ou un onglet précis, selon le niveau d'accès à accorder. Envoyer un lien vers la feuille ne masque pas les autres ; masquer ne protège pas, ce qui demande une étape de plus. Enfin, le moyen le plus sûr de partager un seul onglet est de créer un nouveau fichier Google Sheets ou d'exporter un seul onglet au format PDF.
Par ailleurs, Sheetgo offre la souplesse nécessaire pour partager votre feuille de calcul et collaborer dessus tout en gardant le contrôle. Pour en savoir plus sur les fonctions de partage et de collaboration de Google Sheets et Excel, consultez les articles ci-dessous :
English 
Español 
Português do Brasil 
Français