comment résoudre le problème avec sheetgo

10 conseils et astuces pour optimiser Google Sheets

Vous débutez avec Google Sheets ? Sheets est un tableur en ligne intuitif et accessible. Gratuit, il vous permet de créer et de modifier des feuilles de calcul directement dans votre navigateur, sans rien installer. Il est aussi idéal pour collaborer en temps réel : plusieurs personnes peuvent travailler dans le même fichier en même temps, vous voyez donc les modifications des autres dès qu'elles sont faites, et tout est enregistré automatiquement. Travailler avec Google Sheets peut faire gagner beaucoup de temps à votre entreprise ou à votre équipe. Pour vous aider à tirer le meilleur parti de Google Sheets, nous avons réuni 10 astuces et conseils pour les feuilles de calcul.

Astuce 1. Figez des lignes et des colonnes

Commençons par l'une des astuces les plus utiles pour les feuilles de calcul : figer des lignes et des colonnes. En quoi figer des lignes et des colonnes vous aide-t-il ? Quand vous travaillez avec de gros volumes de données, il est facile de s'y perdre. C'est gênant quand vous ne voyez plus le nom de la colonne dans la ligne d'en-tête, par exemple.

La fonction de figement résout ce problème en épinglant les données au même endroit : vous les voyez toujours à l'écran pendant que vous parcourez la feuille de calcul. Plus besoin de remonter pour savoir dans quelle colonne vous êtes !

Sélectionnez une cellule de la colonne ou de la ligne à figer.
Aller à la page Voir menu.
Sélectionnez une option.
Quand vous faites défiler la feuille, les lignes ou colonnes figées restent visibles.

Astuce 2. Utilisez la mise en forme conditionnelle et les couleurs en alternance

Mise en forme conditionnelle

Mise en forme conditionnelle vous aide à suivre l'évolution d'indicateurs comme les KPI grâce à des cellules colorées. Vous pouvez faire changer de couleur une cellule, une ligne ou une colonne si les données remplissent certaines conditions, par exemple si elles contiennent un mot ou un nombre précis. Votre feuille de calcul devient dynamique et les données plus lisibles. Vous pouvez par exemple la mettre en forme pour que les mauvais résultats, les notes basses ou les chiffres négatifs soient automatiquement surlignés en rouge.

Ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
Sélectionnez les cellules auxquelles appliquer une mise en forme conditionnelle.
Cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle.
Dans le menu qui s'ouvre à droite, créez une règle.
- Couleur unique : sous Formater les cellules si, choisissez la condition. Sous Style de formatage, choisissez la couleur et le style de la cellule ou du texte.
- Échelle de couleurs : sous Aperçu, sélectionnez l'échelle de couleurs. Définissez une valeur minimale et maximale, et éventuellement une valeur médiane.
Cliquez sur Terminé.

Couleurs en alternance

C'est une autre astuce qui fait gagner beaucoup de temps. Si vous voulez que vos lignes aient des couleurs en alternance dans Google Sheets (ce qui rend la feuille plus lisible) sans colorier les cellules à la main, vous pouvez le faire en deux clics. Cliquez sur l'option Format dans le menu du haut, puis sur Couleurs en alternance. Choisissez un modèle par défaut ou des couleurs personnalisées pour l'en-tête et les lignes alternées.

Astuce : pour colorier une ligne sur trois ou sur quatre, utilisez une mise en forme conditionnelle avec une formule. Allez dans Mise en forme personnalisée > Formater les cellules si > La formule personnalisée est.

Sur votre téléphone, vous pouvez aussi rendre vos feuilles plus reposantes pour les yeux en passant l'application Google Sheets en mode sombre.

Astuce 3. Utilisez des modules complémentaires

Les modules complémentaires fonctionnent dans Google Sheets, Docs et Forms. Ce sont de petits programmes créés par des développeurs qui vous permettent d'en faire plus avec la feuille de calcul ou le fichier. Vous pouvez ajouter des éléments de menu et des barres latérales, modifier des fichiers et vous connecter instantanément à plus d'une dizaine de services Google. Dans Google Sheets, cliquez sur Modules complémentaires dans la barre de menus, puis lancez une recherche. Vous trouverez des modules pour connecter des feuilles de calcul, importer des données de plusieurs sources, planifier des envois d'e-mails et bien plus.

Astuce 4. Utilisez un modèle

Les modèles sont l'un des meilleurs moyens de gagner du temps quand vous et vos collègues travaillez dans G Suite. Recréer la mise en page d'un rapport ou d'une newsletter à chaque fois n'est pas productif. Google propose de nombreux modèles qui vous font gagner du temps et vous permettent de vous consacrer à l'utilisation des documents, plutôt que de peiner à les construire.

Ouvrez l'écran d'accueil de Google Sheets, Slides, ou Forms.
Choisissez un modèle.
Pour voir plus d'options, cliquez sur Galerie de modèles.

Vous pouvez aussi accéder aux modèles depuis un fichier. Cliquez sur Fichier >Nouveau > À partir d'un modèle.

Astuce 5. Apprenez à utiliser les commentaires et les notes

Google Sheets vous permet d'insérer une note ou un commentaire dans une cellule. Utilisez la fonction Note pour laisser une simple note dans la cellule, comme avec la fonction de commentaire d'Excel. Avec une note, vous ajoutez simplement des informations sur la cellule. Les notes peuvent être utiles, mais attention à ne pas compliquer inutilement la feuille de calcul. Gardez à l'esprit que les utilisateurs ne remarquent souvent pas les notes : elles conviennent donc mieux si vous êtes seul à utiliser et à consulter la feuille.

En revanche, si vous avez plusieurs utilisateurs, surtout s'ils travaillent à des endroits différents, la fonction Commenter peut être très utile. Elle permet aux utilisateurs d'échanger sur une cellule sans en modifier le contenu. La fonction Commentaire est particulièrement utile pour les éditeurs : elle les aide à travailler sur leurs feuilles de calcul et à les améliorer avec leurs collègues.

Astuce 6. Utilisez Google Forms avec Google Sheets

Google Forms vous aide à planifier des événements, à mener une enquête ou un sondage, à faire passer un quiz à des élèves ou à recueillir d'autres informations facilement. Vous pouvez créer un formulaire depuis Google Drive ou depuis une feuille de calcul existante qui enregistrera les réponses.

Lisez notre guide pour connecter Google Forms et Google Sheets.

Astuce 7. Consultez l'historique des versions

Les utilisateurs qui ont l'accès en modification à un fichier peuvent consulter tout l'historique du fichier Google Sheets, y compris les modifications de leurs collègues, grâce à la fonctionnalité d'historique des révisions. Les outils d'édition de G Suite (Docs, Sheets, Slides, Drawings) enregistrent automatiquement toutes les modifications pendant que vous travaillez, en temps réel. Vous pouvez revenir à des versions antérieures du fichier et voir qui a fait chaque modification.

Ouvrez un fichier Google Sheets.
Aller à Fichier > Historique des versions.
Vous pouvez aussi cliquer sur le texte Toutes les modifications ont été enregistrées dans Drive (ou Dernière modification il y a X minutes) dans la barre de menus.
Notez l'option pour afficher des révisions plus détaillées, en bas à droite du panneau de l'historique des révisions.
Sélectionnez un horodatage pour afficher une version précédente et l'auteur des modifications.
Le texte ajouté est surligné dans une autre couleur.
Le texte supprimé apparaît barré.
Pour rétablir le fichier dans la version affichée, cliquez sur Restaurer cette version.
Pour revenir à la version actuelle de votre fichier, cliquez sur la flèche de retour en haut à gauche.

L'historique des versions vous permet aussi de copier des fichiers tels qu'ils étaient à certains moments. Si vous devez conserver régulièrement différentes versions de votre feuille de calcul, consultez notre guide pour suivre automatiquement les modifications dans Google Sheets et créer un historique des données.

Astuce 8. Rechercher et remplacer

Rechercher et remplacer des parties du texte à la main peut être très fastidieux dans de grandes feuilles de calcul. Avec la fonction Rechercher et remplacer vous pouvez faire des modifications rapidement. Voici comment faire :

Ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
Cliquez sur Editer > Rechercher et remplacer.
À côté de Rechercher, saisissez le mot. Pour le remplacer, saisissez le nouveau mot à côté de Remplacer par.
Pour rechercher le mot, cliquez sur Rechercher. Pour voir l'occurrence suivante du mot, cliquez sur Rechercher une nouvelle fois.
Facultatif : affinez votre recherche avec l'une des options ci-dessous.
- Respecter la casse: la recherche tient compte de la casse.
- Correspondance avec le contenu de la cellule entière: recherche les cellules qui correspondent exactement.
- Rechercher à l'aide d'expressions régulières: recherche les cellules qui correspondent à un modèle.
- Recherche également dans les formules: la recherche inclut les formules.
Pour remplacer le mot surligné, cliquez sur Remplacer. Pour remplacer toutes les occurrences du mot, cliquez sur Tout remplacer.

Astuce 9. Créez des filtres

Il existe plusieurs façons de filtrer des données dans Google Sheets : avec la formule FILTRE mais aussi avec les filtres et les vues filtrées.

Triez vos données par ordre numérique ou alphabétique

Sélectionnez les cellules à trier.
Cliquez sur données > Trier la plage.

Appliquez un filtre à la feuille de calcul

Cette option vous permet de masquer des données dans la feuille de calcul. Notez que toute personne ayant accès à la feuille verra cette version filtrée des données. Les personnes disposant de l'accès en modification peuvent changer les filtres.

Ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
Sélectionnez une plage de cellules.
Cliquez sur Données > Créer un filtre.
Cliquez sur l'icône de filtre en haut de la plage pour choisir parmi une liste de conditions.
Pour désactiver le filtre, cliquez sur Données > Désactiver le filtre.

Créez des vues filtrées dans Google Sheets

Cette option est préférable quand plusieurs utilisateurs doivent voir des données différentes dans la feuille de calcul. Vous pouvez enregistrer et nommer différentes vues filtrées, pour que chaque membre de l'équipe voie ses propres données filtrées en un clic.

Allez dans Données > Vues filtrées > Créer une vue filtrée.
Triez et filtrez les données.
Lorsque vous cliquez sur Fermer la vue filtrée est enregistrée.

Découvrez les différents types de filtres et comment filtrer dans Google Sheets sans gêner les autres utilisateurs.

Astuce 10. Feuilles et plages protégées

Google Sheets est idéal pour collaborer, mais vous voudrez parfois verrouiller une partie de la feuille de calcul pour empêcher les autres de la modifier. Vous pouvez le faire avec des plages nommées et protégées. Pour en savoir plus sur son fonctionnement, consultez la documentation Google pour les développeurs sur les requêtes spreadsheet.get de l'API.

Notez que protéger une plage ou un onglet (feuille) empêche les autres de modifier cette partie de la feuille de calcul, mais ne masque pas les données.

Aller à Données > Feuilles et plages protégées.
Cliquez sur Ajouter une feuille ou une plage.

Retrouvez ici les instructions détaillées étape par étape.

Pour vérifier quelles zones de la feuille de calcul sont verrouillées, cliquez sur Affichage > Plages protégées. Un fond rayé apparaît sur ces cellules.

Pour protéger certaines données et contrôler qui y accède, essayez d'utiliser des fichiers distincts mais connectés dans Google Sheets.

Vous pouvez aussi masquer un onglet, mais toute personne disposant de l'accès en modification peut l'afficher à nouveau. Pour d'autres options, découvrez comment masquer une feuille Google Sheets aux autres utilisateurs.

Faites plus avec vos feuilles de calcul

Améliorez dès maintenant la façon dont vous et votre équipe travaillez sur les feuilles de calcul grâce à ces 10 astuces. Vous voulez aller plus loin avec Google Sheets ? Consultez notre guide pour filtrer les données d'un fichier Google Sheets vers un autre.