10 trucos y consejos para sacar el máximo partido a Google Sheets

¿Eres nuevo en Google Sheets? Sheets es un programa de hojas de cálculo online intuitivo y accesible. Es gratuito y te permite crear y editar hojas de cálculo directamente en el navegador, sin instalar nada. También es ideal para colaborar en tiempo real: varias personas pueden trabajar en el mismo archivo a la vez, así que ves los cambios de los demás en cuanto se hacen y todo se guarda automáticamente. Trabajar con Google Sheets puede ahorrar mucho tiempo a tu empresa o equipo. Para ayudarte a sacarle el máximo partido a Google Sheets, hemos reunido una selección de 10 consejos y trucos de hojas de cálculo.

Consejo 1. Inmoviliza filas y columnas

Empecemos por uno de los trucos más útiles para hojas de cálculo: inmovilizar filas y columnas. ¿En qué te ayuda inmovilizar filas y columnas? Cuando trabajas con grandes volúmenes de datos, es fácil perderse. Es un problema cuando, por ejemplo, no ves el nombre de la columna en la fila de encabezado.

La función de inmovilizar resuelve este problema fijando los datos en el mismo sitio, para que siempre los veas en pantalla mientras te desplazas por la hoja de cálculo. ¡Ya no tendrás que volver arriba para ver en qué columna estás!

Selecciona una celda de la columna o fila que quieres inmovilizar.
Ir a la Ver menú.
Selecciona una opción.
Al desplazarte, verás que las filas o columnas inmovilizadas siguen visibles.

Consejo 2. Usa el formato condicional y los colores alternos

Formato condicional

Formato condicional te ayuda a seguir la evolución de métricas como los KPI con celdas de colores. Puedes hacer que una celda, fila o columna cambie de color si los datos cumplen ciertas condiciones, por ejemplo, si contienen una palabra o un número concretos. Así tu hoja de cálculo es dinámica y los datos se leen mejor. Por ejemplo, puedes darle formato para que los malos resultados, las notas bajas o las cifras negativas se resalten en rojo automáticamente.

Abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
Selecciona las celdas a las que quieres aplicar formato condicional.
Haga clic en Formato > Formato condicional.
En el menú que aparece a la derecha, crea una regla.
- Color único: en Formatear celdas si, elige la condición. En Estilo de formato, elige el color y el estilo de la celda o del texto.
- Escala de colores: en Vista previa, selecciona la escala de colores. Define un valor mínimo y uno máximo y, si quieres, un valor intermedio.
Haga clic en Hecho.

Colores alternos

Este es otro truco que ahorra mucho tiempo. Si quieres que las filas tengan colores alternos en Google Sheets (lo que facilita la lectura de la hoja de cálculo) en lugar de colorear las celdas a mano, puedes hacerlo en dos clics. Haz clic en la opción Formato del menú superior y, después, en Colores alternos. Elige una plantilla predeterminada o colores personalizados para el encabezado y las filas alternas.

Consejo: si quieres colorear una de cada tres o cuatro filas, usa formato condicional con una fórmula. Ve a Formato personalizado > Formatear celdas si > La fórmula personalizada es.

En el móvil, también puedes hacer que las hojas sean más cómodas para la vista activando en la aplicación de Google Sheets el modo oscuro.

Consejo 3. Usa complementos

Los complementos funcionan dentro de Google Sheets, Docs y Forms. Son pequeños programas creados por desarrolladores que te permiten hacer más cosas con la hoja de cálculo o el archivo. Puedes añadir opciones de menú y barras laterales, editar archivos y conectarte al instante con más de una docena de servicios de Google. Desde Google Sheets, haz clic en Complementos en la barra de menús y busca. Encontrarás complementos para conectar hojas de cálculo, importar datos de varias fuentes, programar envíos por correo y mucho más.

Consejo 4. Usa una plantilla

Las plantillas son una de las mejores formas de ahorrar tiempo cuando tú y tus compañeros trabajáis en G Suite. Volver a crear el diseño de un informe o boletín cada vez que empiezas uno nuevo es poco productivo. Google ofrece muchas plantillas que te ahorran tiempo y te permiten centrarte en usar los documentos, en lugar de perder tiempo montándolos.

Abre la pantalla de inicio de Google Sheets, Slides, o Forms.
Elige una plantilla.
Para ver más opciones, haz clic en Galería de plantillas.

También puedes acceder a las plantillas desde dentro de un archivo. Haz clic en Archivo >Nuevo > Desde plantilla.

Consejo 5. Aprende a usar comentarios y notas

Google Sheets te permite insertar una nota o un comentario en una celda. Usa la función Nota para dejar una nota sencilla en la celda, igual que harías con la función de comentarios de Excel. Con Nota, simplemente añades información sobre la celda. Las notas pueden ser útiles, pero cuidado con añadir complejidad innecesaria a la hoja de cálculo. Ten en cuenta que los usuarios suelen pasar por alto las notas, así que funcionan mejor si solo tú vas a usar y ver la hoja de cálculo.

Sin embargo, si tienes varios usuarios, sobre todo si trabajan en lugares distintos, la función Comentario puede ser muy útil. Permite a los usuarios conversar sobre una celda sin modificar su contenido. La función Comentario es especialmente útil para los editores: les ayuda a trabajar en sus hojas de cálculo y mejorarlas con sus compañeros.

Consejo 6. Usa Google Forms con Google Sheets

Google Forms te ayuda a planificar eventos, hacer encuestas o sondeos, poner cuestionarios a tus alumnos o recopilar otra información de forma fácil y ágil. Puedes crear un formulario desde Google Drive o desde una hoja de cálculo existente que registre las respuestas.

Lee nuestra guía sobre cómo conectar Google Forms y Google Sheets.

Consejo 7. Consulta el historial de versiones

Los usuarios con acceso de edición a un archivo pueden ver todo el historial del archivo de Google Sheets, incluidos los cambios hechos por los compañeros, con la función de historial de revisiones. Las herramientas de edición de G Suite (Docs, Sheets, Slides, Drawings) guardan automáticamente todos los cambios mientras trabajas en tiempo real. Puedes volver a versiones anteriores del archivo y ver quién hizo cada cambio.

Abre un archivo de Google Sheets.
Ir a Archivo > Historial de versiones.
También puedes hacer clic en el texto Todos los cambios se han guardado en Drive (o Última modificación hace X minutos) de la barra de menús.
Fíjate en la opción para mostrar revisiones más detalladas, en la esquina inferior derecha del panel del historial de revisiones.
Selecciona una marca de tiempo para ver una versión anterior y quién hizo los cambios.
El texto añadido aparecerá resaltado en otro color.
El texto eliminado aparecerá tachado.
Para restaurar el archivo a la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.
Para volver a la versión actual de tu archivo, haz clic en la flecha de retroceso de la parte superior izquierda.

El historial de versiones también te permite hacer copias de archivos de momentos concretos. Si necesitas conservar con regularidad distintas versiones de tu hoja de cálculo, consulta nuestra guía sobre cómo registrar automáticamente los cambios en Google Sheets para crear un registro histórico de datos.

Consejo 8. Buscar y reemplazar

Buscar y reemplazar partes del texto a mano puede ser muy tedioso en hojas de cálculo grandes. Con la función Buscar y reemplazar puedes hacer cambios rápidamente. Así se hace:

Abre una hoja de cálculo en Google Sheets.
Haga clic en Editar > Buscar y reemplazar.
Junto a Buscar, escribe la palabra. Si quieres reemplazarla, escribe la palabra nueva junto a Sustituir por.
Para buscar la palabra, haz clic en Buscar. Para ver la siguiente aparición de la palabra, haz clic en Buscar de nuevo.
Opcional: acota la búsqueda con una de las opciones de abajo.
- Distinguir entre mayúsculas y minúsculas: la búsqueda tiene en cuenta las mayúsculas.
- Coincidir con todo el contenido de la celda: busca celdas que coincidan exactamente.
- Buscar mediante expresiones regulares: busca celdas que coincidan con un patrón.
- Buscar también dentro de las fórmulas: la búsqueda incluye las fórmulas.
Para reemplazar la palabra resaltada, haz clic en Sustituir. Para reemplazar la palabra todas las veces que aparece, haz clic en Sustituir todo.

Consejo 9. Crea filtros

Hay varias formas de filtrar datos en Google Sheets: con la fórmula FILTRO y también con filtros y vistas de filtro.

Ordena los datos numérica o alfabéticamente

Selecciona las celdas que quieres ordenar.
Haga clic en datos > Ordenar intervalo.

Aplica un filtro a la hoja de cálculo

Esta opción te permite ocultar datos de la hoja de cálculo. Ten en cuenta que cualquiera con acceso a la hoja verá esta versión filtrada de los datos. Quienes tengan acceso de edición pueden cambiar los filtros.

Abre una hoja de cálculo en Google Sheets.
Selecciona un intervalo de celdas.
Haga clic en Datos > Crear un filtro.
Haz clic en el icono de filtro de la parte superior del intervalo para elegir entre una lista de condiciones.
Para desactivar el filtro, haz clic en Datos > Desactivar filtro.

Crea vistas de filtro en Google Sheets

Esta opción es mejor cuando varios usuarios necesitan ver datos distintos en la hoja de cálculo. Puedes guardar distintas vistas de filtro y ponerles nombre, para que cada miembro del equipo vea sus propios datos filtrados con un clic.

Ve a Datos > Vistas de filtro > Crear nueva vista de filtro.
Ordena y filtra los datos.
Al hacer clic en Cerrar se guardará la vista de filtro.

Descubre más sobre los distintos tipos de filtros y cómo filtrar en Google Sheets sin afectar a otros usuarios.

Consejo 10. Hojas e intervalos protegidos

Google Sheets es ideal para colaborar, pero a veces quizá quieras bloquear una parte de la hoja de cálculo para que otros no la modifiquen. Puedes hacerlo con intervalos con nombre y protegidos. Si quieres saber más sobre cómo funciona, consulta la documentación de Google para desarrolladores sobre las solicitudes spreadsheet.get de la API.

Ten en cuenta que proteger un intervalo o una pestaña (hoja) impide que otros modifiquen esa parte de la hoja de cálculo, pero no oculta los datos.

Ir a Datos > Hojas e intervalos protegidos.
Haga clic en Añadir una hoja o un intervalo.

Consulta aquí las instrucciones detalladas paso a paso.

Para comprobar qué zonas de la hoja de cálculo están bloqueadas, haz clic en Ver > Intervalos protegidos. Esas celdas aparecen con un fondo de rayas.

Para proteger y controlar quién accede a determinados datos, prueba a usar archivos separados pero conectados de Google Sheets.

También puedes ocultar una pestaña, pero cualquiera con acceso de edición puede volver a mostrarla. Para ver otras opciones, consulta cómo ocultar una hoja de Google Sheets a otros usuarios.

Haz más con tus hojas de cálculo

Empieza a mejorar la forma en que tú y tu equipo trabajáis con hojas de cálculo gracias a estos 10 consejos y trucos. ¿Quieres hacer más con Google Sheets? Consulta nuestra guía sobre cómo filtrar datos de un archivo de Google Sheets a otro.