10 dicas e truques de planilhas para maximizar o Google Sheets

É novo no Google Sheets? O Sheets é um programa de planilhas on-line intuitivo e acessível. É gratuito e permite criar e editar planilhas direto no navegador, sem instalar nada. Também é ideal para colaborar em tempo real: várias pessoas podem trabalhar no mesmo arquivo ao mesmo tempo, então você vê as alterações dos outros assim que são feitas, e tudo é salvo automaticamente. Trabalhar com o Google Sheets pode economizar muito tempo para sua empresa ou equipe. Para ajudar você a aproveitar ao máximo o Google Sheets, reunimos uma seleção de 10 dicas e truques de planilhas.

Dica 1. Congele linhas e colunas

Vamos começar com uma das dicas mais úteis para planilhas: congelar linhas e colunas. Como congelar linhas e colunas pode ajudar? Quando você trabalha com grandes volumes de dados, é fácil se perder. Isso é um problema quando, por exemplo, você não consegue ver o nome da coluna na linha de cabeçalho.

O recurso de congelar resolve esse problema fixando os dados no mesmo lugar, para que você sempre os veja na tela enquanto navega pela planilha. Não é mais preciso rolar para cima para saber em que coluna você está!

Selecione uma célula da coluna ou linha que você quer congelar.
Ir para o Ver menu.
Selecione uma opção.
Ao rolar, você vai notar que as linhas ou colunas congeladas continuam visíveis.

Dica 2. Use formatação condicional e cores alternadas

Formatação condicional

Formatação condicional ajuda a acompanhar a evolução de métricas como KPIs com células coloridas. Você pode fazer uma célula, linha ou coluna mudar de cor se os dados atenderem a certas condições, por exemplo, se contiverem uma palavra ou um número. Isso deixa sua planilha dinâmica e os dados mais fáceis de ler. Por exemplo, você pode formatar a planilha para que baixo desempenho, notas baixas ou números negativos fiquem destacados em vermelho automaticamente.

Abra uma planilha no Planilhas Google.
Selecione as células às quais você quer aplicar a formatação condicional.
Clique em Formato > Formatação condicional.
No menu que aparece à direita, crie uma regra.
- Cor única: em Formatar células se, escolha a condição. Em Estilo de formatação, escolha a cor e o estilo da célula ou do texto.
- Escala de cores: em Visualização, selecione a escala de cores. Defina um valor mínimo e um máximo e, se quiser, um valor intermediário.
Clique em Feito.

Cores alternadas

Esse é outro truque que economiza muito tempo. Se você quer que as linhas tenham cores alternadas no Google Sheets (o que deixa a planilha mais fácil de ler) sem colorir as células manualmente, dá para fazer isso em dois cliques. Clique na opção Formato no menu superior e depois em Cores alternadas. Escolha um modelo padrão ou cores personalizadas para o cabeçalho e as linhas alternadas.

Dica: se quiser colorir uma a cada três ou quatro linhas, use a formatação condicional com uma fórmula. Vá em Formatação personalizada > Formatar células se > A fórmula personalizada é.

No celular, você também pode deixar as planilhas mais confortáveis para os olhos mudando o app do Google Sheets para o modo escuro.

Dica 3. Use complementos

Os complementos funcionam dentro do Google Sheets, Docs e Forms. São pequenos programas criados por desenvolvedores que permitem fazer mais com a planilha ou o arquivo. Você pode adicionar itens de menu e barras laterais, editar arquivos e se conectar na hora a mais de uma dúzia de serviços do Google. No Google Sheets, clique em Complementos na barra de menus e pesquise. Você vai encontrar complementos para conectar planilhas, importar dados de várias fontes, programar envios de e-mails e muito mais.

Dica 4. Use um modelo

Os modelos são uma das melhores formas de economizar tempo quando você e seus colegas trabalham no G Suite. Recriar o layout de um relatório ou boletim toda vez que começa um novo não é produtivo. O Google oferece muitos modelos que economizam tempo e deixam você se concentrar em usar os documentos, em vez de perder tempo montando-os.

Abra a tela inicial do Google Sheets, Slides, ou Forms.
Escolha um modelo.
Para ver mais opções, clique em Galeria de modelos.

Você também pode acessar os modelos de dentro de um arquivo. Clique em Arquivo >Novo > A partir de um modelo.

Dica 5. Aprenda a usar comentários e notas

O Google Sheets permite inserir uma nota ou um comentário em uma célula. Use a função Nota para deixar uma nota simples na célula, como faria com a função de comentário do Excel. Com a Nota, você simplesmente adiciona informações sobre a célula. As notas podem ser úteis, mas cuidado para não deixar a planilha mais complexa do que o necessário. Lembre-se de que os usuários muitas vezes não veem as notas, então elas funcionam melhor quando só você vai usar e ver a planilha.

Mas, se você tem vários usuários, principalmente trabalhando em lugares diferentes, a função Comentar pode ser muito útil. Ela permite que os usuários conversem sobre uma célula sem alterar o conteúdo dela. A função de comentário é especialmente útil para editores: ajuda a trabalhar e melhorar as planilhas junto com os colegas.

Dica 6. Use o Google Forms com o Google Sheets

O Google Forms ajuda você a planejar eventos, fazer pesquisas ou enquetes, aplicar questionários aos alunos ou coletar outras informações de forma fácil e prática. Você pode criar um formulário no Google Drive ou a partir de uma planilha existente que registre as respostas.

Leia nosso guia sobre como conectar o Google Forms e o Google Sheets.

Dica 7. Confira o histórico de versões

Os usuários com acesso de edição a um arquivo podem ver todo o histórico da planilha do Google Sheets, incluindo as alterações feitas pelos colegas, com o recurso de histórico de revisões. As ferramentas de edição do G Suite (Docs, Sheets, Slides, Drawings) salvam automaticamente todas as alterações enquanto você trabalha, em tempo real. Você pode voltar a versões anteriores do arquivo e ver quem fez cada alteração.

Abra uma planilha do Google Sheets.
Ir para Arquivo > Histórico de versões.
Você também pode clicar no texto Todas as alterações foram salvas no Drive (ou A última edição foi há X minutos) na barra de menus.
Observe a opção para mostrar revisões mais detalhadas no canto inferior direito do painel do histórico de revisões.
Selecione um carimbo de data/hora para ver uma versão anterior e quem fez as alterações.
O texto adicionado aparece destacado em outra cor.
O texto excluído aparece tachado.
Para restaurar o arquivo para a versão que você está vendo, clique em Restaurar esta versão.
Para voltar à versão atual do arquivo, clique na seta de voltar no canto superior esquerdo.

O histórico de versões também permite fazer cópias de arquivos de momentos específicos. Se você precisa guardar regularmente versões diferentes da planilha, confira nosso guia sobre como registrar automaticamente as alterações no Google Sheets para criar um registro histórico de dados.

Dica 8. Localizar e substituir

Localizar e substituir partes do texto manualmente pode ser muito trabalhoso em planilhas grandes. Com a função Localizar e substituir você faz alterações rapidamente. Veja como:

Abra uma planilha no Google Sheets.
Clique em Editar > Localizar e substituir.
Ao lado de Localizar, digite a palavra. Se quiser substituí-la, digite a nova palavra ao lado de Substituir por.
Para procurar a palavra, clique em Localizar. Para ver a próxima ocorrência da palavra, clique em Localizar novamente.
Opcional: refine a busca com uma das opções abaixo.
- Diferenciar maiúsculas de minúsculas: a busca diferencia maiúsculas de minúsculas.
- Corresponder a todo o conteúdo da célula: procura células com correspondência exata.
- Pesquisar usando expressões regulares: procura células que correspondem a um padrão.
- Pesquisar também em fórmulas: a busca inclui as fórmulas.
Para substituir a palavra destacada, clique em Substituir. Para substituir a palavra em todas as ocorrências, clique em Substituir tudo.

Dica 9. Crie filtros

Há várias formas de filtrar dados no Google Sheets: com a fórmula FILTRO e também com filtros e visualizações de filtro.

Classifique os dados em ordem numérica ou alfabética

Selecione as células que você quer classificar.
Clique em dados > Classificar intervalo.

Aplique um filtro à planilha

Essa opção permite ocultar dados na planilha. Observe que qualquer pessoa com acesso à planilha vai ver essa versão filtrada dos dados. Quem tem acesso de edição pode alterar os filtros.

Abra uma planilha no Google Sheets.
Selecione um intervalo de células.
Clique em Dados > Criar um filtro.
Clique no ícone de filtro no topo do intervalo para escolher em uma lista de condições.
Para desativar o filtro, clique em Dados > Desativar filtro.

Crie visualizações de filtro no Google Sheets

Essa opção é melhor quando vários usuários precisam ver dados diferentes na planilha. Você pode salvar e nomear visualizações de filtro diferentes, para que cada pessoa da equipe veja os próprios dados filtrados com um clique.

Vá em Dados > Visualizações de filtro > Criar nova visualização de filtro.
Classifique e filtre os dados.
Quando você clica em Fechar a visualização de filtro é salva.

Saiba mais sobre os diferentes tipos de filtros e como filtrar no Google Sheets sem afetar outros usuários.

Dica 10. Páginas e intervalos protegidos

O Google Sheets é ótimo para colaborar, mas às vezes você pode querer bloquear uma parte da planilha para impedir que outras pessoas a editem. Você pode fazer isso com intervalos nomeados e protegidos. Se quiser saber mais sobre como isso funciona, confira a documentação do Google para desenvolvedores sobre as solicitações spreadsheet.get da API.

Observe que proteger um intervalo ou uma guia (página) impede que outras pessoas alterem essa parte da planilha, mas não oculta os dados.

Ir para Dados > Páginas e intervalos protegidos.
Clique em Adicionar uma página ou um intervalo.

Veja aqui as instruções detalhadas, passo a passo.

Para ver quais áreas da planilha estão bloqueadas, clique em Ver > Intervalos protegidos. Um fundo listrado aparece sobre essas células.

Para proteger e controlar quem acessa determinados dados, experimente usar planilhas separadas, mas conectadas, do Google Sheets.

Você também pode ocultar uma guia, mas qualquer pessoa com acesso de edição pode reexibi-la. Para outras opções, veja como ocultar uma página do Google Sheets de outros usuários.

Faça mais com suas planilhas

Comece a melhorar a forma como você e sua equipe trabalham com planilhas com estas 10 dicas e truques. Quer fazer mais com o Google Sheets? Confira nosso guia sobre como filtrar dados de uma planilha do Google Sheets para outra.