Cómo utilizar la función de chat de Google Sheets

Pocos saben que las aplicaciones de Google Drive incorporan funciones de chat. Esta es sólo una de las formas en que G Suite se diferencia de competidores como Microsoft Office. El software de Google está basado en la nube y ha incorporado la colaboración desde el principio. Por el contrario, los competidores de este sector han adoptado recientemente la colaboración en tiempo real y la edición basada en web.

Las aplicaciones de la plataforma G Suite se basan en la colaboración. Por supuesto, existen plataformas de chat externas, como Hangouts, que cuentan con un conjunto de funciones más amplio. Sin embargo, si sólo necesitas una forma rápida de hacer una pregunta y obtener una respuesta, la plataforma interna Función de chat de Google Sheets es su mejor opción.

Hojas de cálculo de Google y colaboración

Históricamente, el software ofimático de Google siempre ha tenido la colaboración como principal elemento diferenciador. La edición simultánea siempre fue una característica de las aplicaciones de Google Drive. Se implementó mucho antes que en los equivalentes de Apple y Microsoft, por ejemplo.

Echa un vistazo a la siguiente captura de pantalla. Aquí puedes ver que Google ya promovía la colaboración en tiempo real en 2009. Por aquel entonces, las hojas de cálculo aún se llamaban Google Docs y Drive ni siquiera existía.

Dado que la edición simultánea es una función básica del paquete de software Google Docs, era cuestión de tiempo que se añadiera una función de chat.

En la actualidad, los tres principales programas de Google Drive (Docs, Sheets y Slides) tienen funciones de chat similares. No es mucho comparado con plataformas de chat independientes como WhatsApp o Messenger. Para su caso de uso, sin embargo, hace el trabajo.

Cómo habilitar el chat en Google Sheets

Y lo que es más importante, el chat no está disponible mientras trabajas tú solo en un documento de Google Sheet. De hecho, hay un par de condiciones que debes cumplir para que el chat funcione entre tú y los colaboradores.

En primer lugar, todo el mundo tiene que tener acceso a tu documento, así que tendrás que compartirlo con ellos. Para ello, haz clic en el botón verde de compartir situado en la esquina superior derecha, junto a tu foto de perfil.

En segundo lugar, tú y tus colaboradores debéis tener el documento abierto al mismo tiempo.

Para saber si hay otras personas en el documento al mismo tiempo que tú, mira a la izquierda del botón de compartir. Aquí verás las fotos de perfil de todos los colaboradores activos.

Por último, podrás empezar a chatear. El botón de chat aparece encima de la pila de fotos de perfil, en la esquina superior derecha.

El chat no se muestra en Google Sheets

Es posible que no puedas ver la función de chat en tu archivo de Google Sheets. Para poder chatear en Google Sheets (y en todas las aplicaciones de Google Drive), tú y al menos otra persona del documento tenéis que seguir estas reglas:

• No puedes utilizar las versiones de Sheets para Android, iOS o iPadOS.
• Debes haber iniciado sesión en una cuenta de Google.
• No puedes estar en Modo Anónimo.
• Debes utilizar la versión de escritorio de la aplicación.

Si cumples todas las condiciones anteriores, sólo tienes que hacer clic en la burbuja de chat y empezar a escribir. Tus colaboradores recibirán la siguiente notificación:

Cómo utilizar el chat en las hojas de cálculo

Cuando eches un vistazo al panel de chat, te darás cuenta de que es bastante básico. Le faltan algunas funciones de chat, como teclados emoji, opciones de formato de texto y un sistema de etiquetado para dirigirse a personas concretas, por ejemplo.

Básicamente, lo único que puedes hacer en el chat de Google Sheets es escribir texto sin formato. Si necesitas más funcionalidad en el chat, te sugiero que te pases a una plataforma independiente como Hangouts.

Además, considera otras opciones de chat si necesitas ver conversaciones anteriores. Porque el chat se borra cuando abandonas el documento en Google Sheets.

La única otra cosa que hace la ventana de chat es mostrar la actividad de la sala. Registra cuando alguien se une al documento y cuando alguien lo abandona. En resumen, sabes quién ve tus mensajes y quién no.

Tenga en cuenta que puede seguir escribiendo aunque todos los demás hayan abandonado la sala de chat.

Sin embargo, esto sólo es posible cuando ya tienes abierta la sala de chat.

Otras funciones de colaboración de Google Sheets

En combinación con otras herramientas de colaboración nativas de Sheets, la función de chat es una herramienta muy útil. Echa un vistazo a esta lista de otras herramientas de colaboración en vivo que hacen que trabajar juntos en Sheets sea pan comido. No necesitarás una herramienta de comunicación externa como Skype o Discord.

1. Cursor en vivo

Cuando varias personas trabajan simultáneamente en un documento, ves el cursor de todos. A medida que escriben, el texto aparece también en tu pantalla.

Puedes, por ejemplo, resaltar una sección de texto, hacer una pregunta en el chat y todo el mundo sabrá inmediatamente de qué estás hablando.

2. Comentarios

Los comentarios son probablemente la mejor forma de comunicarse en las aplicaciones de Google Drive. Básicamente, los comentarios son chats que adjuntas directamente a una selección específica de tu documento.

Están disponibles incluso cuando no hay nadie más en el documento. Además, puedes asignar comentarios a otros colaboradores.

Esta es una característica importante a la hora de trabajar juntos, pero quizá no al mismo tiempo que el resto de su equipo.

3. Modificaciones propuestas

Aunque esta función no está disponible en Sheets, es una de las principales características de colaboración de Google Docs.

Además, Google Docs también tiene chat, y todo lo que se dice en esta entrada del blog se aplica también al chat en ese programa.

¿Quieres sugerir un cambio en el documento, pero antes quieres conocer la opinión de tus compañeros? La función de ediciones sugeridas lo hace posible. Utilízala para hacer revisiones de trabajos en los que no tienes la última palabra.

Utilice las sugerencias de edición combinadas con el chat y el cursor en directo para debatir los cambios con su equipo antes de realizarlos.

Reflexiones finales

La función de chat de Google Sheets es sólo una de las muchas herramientas de colaboración de la aplicación. Sin embargo, no tiene las características de muchas otras plataformas de chat.

En su lugar, se ha creado pensando en la simplicidad, lo suficiente como para mantener a tu equipo en la misma página mientras trabajan juntos en una hoja de cálculo. Además, funciona bien con las demás herramientas de colaboración de Google Sheets.

Si desea obtener más información sobre las distintas funciones de Google Sheets, eche un vistazo a nuestra entrada del blog sobre Cómo recibir notificaciones de Google Sheets.