Permisos de Google Sheets: Diferentes niveles y uso

Hojas de cálculo de Google es una de las herramientas más utilizadas por las empresas hoy en día gracias a su característica más valiosa: su capacidad de colaboración. Con las Hojas de cálculo de Google, no solo puedes compartir tus archivos con quien desees, sino que también puedes conceder permisos específicos. Esto te permite controlar exactamente el grado de responsabilidad que tienen los miembros de tu equipo a la hora de ver y editar las hojas de cálculo, en cualquier momento y lugar. En este artículo, analizaremos los distintos permisos de Google Sheets y cuándo te conviene utilizarlos.

¿Por qué utilizar los permisos de Google Sheets?

Los permisos de Google Sheets te ofrecen un control adicional sobre la forma en que compartes tus archivos.

También puede ser muy útil para:

• Mantener la privacidad de los datos: Si compartes una hoja de Google Sheet fuera de tu organización, es posible que algunos datos sean privados y no puedan compartirse en ningún otro lugar. Utilizar un determinado nivel de permisos para los miembros ajenos a tu empresa te ayudará a evitar cualquier riesgo de fuga de datos.
• Optimice la retroalimentación: Puedes conceder un nivel de permiso en el que otros miembros sólo puedan hacer comentarios dentro de tus Hojas de cálculo de Google. Esta es una buena forma de ver y gestionar los comentarios y sugerencias antes de tomar decisiones y realizar cambios concretos.
• Evite los errores humanos: Todos sabemos lo frustrante que puede resultar que varios miembros de un equipo editen una hoja de cálculo al mismo tiempo, lo que a menudo provoca la pérdida accidental de datos importantes. Concediendo distintos niveles de permisos, puedes controlar quién tiene potestad para borrar o editar datos importantes.

Ahora que ya conocemos algunas de las razones por las que los niveles de permiso de Google Sheets son importantes a la hora de compartir tus hojas de cálculo.

Exploremos con más detalle qué hace exactamente cada nivel de permiso.

¿Cuáles son los distintos niveles de permiso de Google Sheets?

Google Sheets ofrece cuatro niveles de permiso diferentes; propiedad, editar, comentario, y ver. Existen muchas situaciones distintas en las que te convendría utilizar los cuatro permisos cuando trabajes con Hojas de cálculo de Google.

Supongamos que soy el propietario de un archivo de Google Sheets dedicado a nuestros datos de ventas de este trimestre. Necesitaría que algunos miembros de mi equipo de ventas editaran los datos para añadir la información de ventas a la hoja de cálculo. Me gustaría que miembros de otros departamentos, como el de Finanzas, comentaran los datos para saber cómo se comparan estas ventas con las del trimestre anterior.

Por último, puede que quiera dar a nuestro director financiero acceso visual para que eche un vistazo rápido al expediente y se asegure de que aprueba nuestro trabajo.

1. Propiedad

En Propiedad en Google Sheets se concede por defecto a la persona que creó el archivo. Con este nivel de permiso, puedes hacer prácticamente cualquier cosa en el archivo, incluida la visualización del contenido, la adición o modificación de comentarios, la eliminación de comentarios o incluso la eliminación de toda la hoja de cálculo. Sólo hay una persona que tiene el nivel de permiso de propiedad, y no se puede asignar este permiso a nadie más.

Para confirmar si tiene la propiedad, abra su hoja de cálculo y diríjase a Archivo > Compartir. La ventana emergente debe indicar claramente si usted es propietario con el título “Propietario” junto a su nombre.

2. Editar

En Editar El permiso en Google Sheets te permite modificar el contenido dentro de la hoja de cálculo. Esto incluye añadir contenido, editarlo o incluso eliminarlo. También puedes añadir comentarios o responder a ellos. Por último, también puedes optar por compartir la hoja de cálculo de Google con otras personas.

Supongamos que concedo acceso de edición a algunos miembros de mi equipo de ventas. Esto significa que pueden editar cualquiera de los datos de la columna ‘Ventas totales’, o incluso añadir datos para un departamento completamente nuevo. También pueden comentar las celdas que contengan datos que no estén seguros de que estén actualizados, o compartir la hoja de cálculo con otro miembro del equipo de ventas.

Conceder Editar acceso a alguien, diríjase a Archivo > Compartir. Busca su nombre o dirección de correo electrónico en el campo de búsqueda y haz clic en su perfil cuando aparezca. A continuación, en el menú desplegable situado a la derecha de este campo de búsqueda, haga clic en el botón Editor estado del permiso. Por último, añada un mensaje personalizado si lo desea y termine haciendo clic en Enviar.

3. Comentario

En Comentario El nivel de permiso reduce ligeramente el grado de libertad que tiene un usuario dentro de Google Sheets. En este nivel, sólo puedes ver la Hoja y añadir comentarios a través de la función de comentarios. También puedes responder a los comentarios de otras personas. Si quieres compartir el archivo con otra persona, debes enviar una solicitud al propietario original de la Hoja, que te concederá el acceso.

En mi caso de uso, puedo conceder Comentario a personas ajenas a mi departamento que puedan tener sugerencias o ideas interesantes que puedan relacionarse con mis datos. Por ejemplo, si concediera este nivel de permiso al departamento de Finanzas, podrían añadir comentarios que incluyeran las perspectivas del último trimestre de ventas, lo que sería útil para ayudar a comparar nuestros resultados. También pueden solicitar compartir la hoja de cálculo con otro miembro del departamento financiero que tenga información específica que pueda beneficiar a nuestra hoja de cálculo.

Para conceder la Comentario nivel de permiso a las personas, diríjase a Archivo > Compartir. A continuación, añada el nombre del usuario y haga clic en el menú desplegable de la esquina superior derecha y seleccione Comentario. De nuevo, puede añadir un comentario personalizado y terminar haciendo clic en Enviar.

4. Ver

En Ver es el nivel más bajo de permisos en Google Sheets. Sólo concede al usuario la capacidad de ver el documento. No puede editar, comentar ni compartir el archivo. No obstante, pueden solicitar al propietario que les conceda los permisos necesarios.

En Ver en mi caso de uso es perfecto para miembros ajenos a mi organización que necesiten acceder a la hoja de Google, o quizá para miembros de mi empresa que sólo necesiten supervisar la operación. Por ejemplo, puedo conceder el permiso Ver al director financiero, para que sepa exactamente lo que estamos haciendo sin tener nada que añadir.

Al igual que con los permisos anteriores, acceda a la ventana emergente de permisos dirigiéndose a Archivo > Compartir dentro de su hoja de cálculo. Añada usuarios a través de su nombre o correo electrónico y, a continuación, seleccione el botón Ver nivel de permiso. Para terminar, añada un mensaje personalizado (opcional) y pulse Enviar.

¿Cómo se establecen los permisos en Google Sheets?

Conceder distintos niveles de permiso en Google Sheets es muy sencillo; sólo tienes que abrir la hoja de cálculo y dirigirte a Archivo > Compartir, y añade a los miembros de tu equipo.

A partir de esta entrada de blog, deberías ser capaz de entender las diferencias en los niveles de permiso dentro de Sheets y saber cómo implementarlas en tus propias operaciones. Si deseas obtener más información sobre cómo sacar el máximo partido a Google Sheets, echa un vistazo a nuestra publicación sobre ¿Cómo buscar y reemplazar en Google Sheets?

Si lo prefiere, eche un vistazo a nuestras entradas de blog relacionadas.