Comentario o nota en Google Sheets: comparación

Como sabes, Google Sheets es una gran herramienta de hojas de cálculo que optimiza la colaboración entre personas. Google comentario y nota son sólo dos de las muchas funciones que llevan tus hojas de cálculo al siguiente nivel. Estas dos funciones pueden utilizarse de muchas maneras, desde simples recordatorios y sugerencias hasta la asignación de tareas y la comunicación con los compañeros. Como resultado, estas funciones pueden optimizar la productividad, aliviar la presión de los usuarios y hacer que las grandes cargas de trabajo sean más manejables.

Hay muchas operaciones empresariales diarias en las que tanto la función de comentarios como la de notas pueden ser extremadamente útiles con Google Sheets. Supongamos que formo parte del equipo de recepcionistas de un colegio. Tenemos una hoja de cálculo que contiene la asistencia de los alumnos a una clase durante el mes de noviembre. Puedo utilizar las funciones de comentarios y notas para hacer un seguimiento de la información clave, como los motivos de las ausencias, o para crear recordatorios para llamar a un padre con el fin de averiguar el motivo de las ausencias no aprobadas. Con estas funciones, mis compañeros podrán ver lo que he añadido a la hoja de cálculo. Como resultado, todos estamos informados de todo lo que necesitamos saber, y tenemos claras cuáles serán nuestras próximas tareas.

Entonces, ¿cuándo debemos utilizar comentarios y cuándo notas en Google Sheets? Exploremos con más detalle las diferencias clave entre estas dos funciones y cómo utilizarlas en tu propio archivo de Google Sheets.

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¿Cuál es la diferencia entre un comentario y una nota?

Antes de destacar las diferencias, debe saber que los comentarios y las notas son, en efecto, muy similares, como demuestra la siguiente lista.

Ambos son cuadros de texto que pueden adjuntarse a celdas
Ninguno de ellos interfiere con su hoja de cálculo
Ambos muestran su información al pasar el ratón por encima de la celda
Puedes copiar tanto una nota como un comentario de una celda u hoja de cálculo a otra

Aunque similar, la función de notas no ofrece ninguna funcionalidad adicional aparte de las mencionadas anteriormente.

Sin embargo, la función de comentarios te permite hacer lo siguiente:

Etiqueta a los miembros del equipo en los comentarios: Puede mencionar directamente a un colega en un comentario específico y se le notificará por correo electrónico.
Asigna tareas a otros: De forma similar a lo anterior, puede asignar comentarios específicos que contengan tareas a sus colegas.
Responder a otros comentarios: Responda a los miembros del equipo directamente bajo sus comentarios utilizando el campo de respuesta.

Como puedes ver, la diferencia clave entre las notas y los comentarios es la capacidad de interactuar directamente con los demás. Por lo tanto, como regla general, es mejor utilizar notas cuando se trabaja individualmente en una hoja de cálculo para recordatorios personales. Los comentarios son mejores cuando se trabaja en colaboración en una hoja de cálculo que requiere más comunicación de ida y vuelta.

Cómo utilizar la función de notas en Google Sheets

Utilicemos el ejemplo mencionado anteriormente para demostrar cómo utilizar la función de notas en Google Sheets.

Aquí está el archivo de Google Sheets que contiene el registro de asistencia de los alumnos de la clase 7e en el mes de noviembre.

7 alumnos de las clases fueron a un programa de superdotados y talentosos el 6 de noviembre.

Utilizando la función de notas, quiero crear una nota de este programa en la hoja de cálculo para cada alumno, de forma que el resto de mis compañeros estén al día.

Primer paso:

En primer lugar, seleccione la celda a la que desea adjuntar una nota.

Haga clic con el botón derecho y seleccione Insertar nota.

Segundo paso:

Aparecerá un cuadro de texto vacío junto a la celda en la que ha hecho clic. Escriba su nota.

Paso 3:

Haga clic en otro lugar de la hoja de cálculo. Ahora debería aparecer un triángulo negro en la esquina de la celda, lo que significa que la nota se ha adjuntado correctamente a la celda.

Paso 4:

Para leer el comentario, pase el ratón por encima de la celda.

Paso 5:

Para editar la nota, desplácese a la celda y haga clic en la nota.

Para eliminar la nota, basta con borrar el texto que contiene.

Cómo utilizar la función de comentarios en Google Sheets

Para explicar cómo dejar un comentario, volvamos al ejemplo anterior en el que dirijo un campamento de verano para adolescentes. Unos días antes de que empiece el campamento, recibo una llamada de los padres de Nedi, otro adolescente que iba a venir al campamento, diciéndome que Nedi no estará allí el día de llegada acordado. Aquí quiero dejar un comentario en el móvil pidiendo a mi colega que llame a los padres y averigüe qué día llegará Nedi.

Digamos que ahora estoy intentando llamar a los padres de los alumnos que tienen ausencias no aprobadas para anotar el motivo de su ausencia. Por el momento no consigo contactar con los padres de Abran, así que quiero dejar un comentario dirigido a uno de mis compañeros para que pueda llamarles durante su horario de trabajo.