Cómo colaborar en Google Sheets

Google Sheets se construyó en torno al tejido llamado colaboración. Como era de esperar, todas las innovaciones de esta aplicación basada en la nube giran en torno a esa idea. A diferencia de lo que ocurre con otras aplicaciones de hojas de cálculo de la era, uno puede acceder a Hojas de Google sin las limitaciones físicas de ubicación o dispositivo. En este artículo, vamos a tocar los medios por los que podemos utilizar Google Sheets colaboración.

El espacio problemático

Antes, compartíamos muy bien las hojas de cálculo con otras personas para colaborar. Pero no en tiempo real. Las compartíamos físicamente utilizando medios externos o a través de correos electrónicos. Hoy en día, podemos utilizar unidades en la nube, lo que nos ahorra tiempo y esfuerzo. Si tuviéramos que hacerlo sólo una o dos veces, no es ningún problema, sirve muy bien para el propósito.

¿Y si tenemos que seguir actualizando y compartiendo el archivo actualizado cada vez? Y lo que es peor, el problema se agrava si hay varios usuarios del archivo. Imagínate el esfuerzo que supone llevar la cuenta de los cambios de versión y las modificaciones del archivo. Gracias a Google Sheets, no tenemos que preocuparnos por nada de eso.

COMPARTIR: Colaboración en Google Sheets

Veamos un ejemplo. Un equipo de expertos en software da soporte a una aplicación informática. El jefe de proyecto recibe en un archivo de Google Sheets los detalles de los problemas de los distintos usuarios de la aplicación. Cada miembro tendrá que trabajar en uno o varios problemas, en función de su disponibilidad. Afortunadamente, Google Sheets ha resuelto los problemas mencionados anteriormente.

Lo único que puede hacer ahora el gestor del proyecto es hacer clic en el botón COMPARTIR en la esquina superior derecha.

Al hacerlo, aparecerá una ventana emergente en la que podrá introducir los correos electrónicos de todas las personas con las que desea compartir el archivo. A continuación, concédales con permisos de acceso para editar, comentar o ver lo que considere oportuno.

¿Y si varios usuarios trabajan en él al mismo tiempo? No te preocupes. Porque Google Sheets maneja muy bien ese escenario. Echa un vistazo a la siguiente instantánea. En la parte superior, podemos ver claramente los usuarios que están trabajando activamente en el archivo. No sólo eso, sino que Google Sheets también resalta las celdas en las que están trabajando los otros usuarios. La celda que activamos normalmente está en color azul.

¿Qué más hay para colaborar?

Google Sheets nos permite chatear con todos los colaboradores, ¡directamente en el archivo! Es una forma estupenda de conectar con los demás específicamente en el archivo en el que están trabajando. Podemos iniciar el chat utilizando el botón Mostrar chat como se muestra en la siguiente imagen. Más información sobre la función de chat en esta entrada.

Si necesitas más orientación sobre cómo trabajar con Google Sheets y sus numerosas funciones de colaboración, no dudes en leer lo siguiente documentación oficial.