Comment afficher l'historique des modifications dans Google Sheets ?

Google Sheets est une excellente option pour ceux qui traitent beaucoup d'informations. En effet, Google propose une série de fonctionnalités spécialement conçues pour optimiser la collaboration et la productivité. L'une de ces fonctionnalités est l'historique des modifications. L'historique des modifications vous permet de revenir sur les différentes versions de votre feuille de calcul, ce qui peut être utilisé pour diverses raisons. Par exemple, vous pouvez revenir à une version qui était particulièrement utile et efficace. Vous pouvez aussi vouloir restaurer votre dernière version après avoir accidentellement supprimé quelque chose - cela arrive aux meilleurs d'entre nous ! Dans cet article, nous allons vous montrer comment afficher l'historique des modifications dans Google Sheets, ainsi que d'autres astuces relatives à l'historique des modifications, afin que vous puissiez utiliser cette fonctionnalité à votre avantage.

Historique des modifications de Google Sheets

En tant que plateforme basée sur le cloud, Google Sheets est un excellent tableur à utiliser pour la saisie et la mise à jour d'un grand nombre de données. La fonction d'historique des modifications de Google Sheets est particulièrement utile à cet égard. L'historique des modifications peut vous aider à repérer des données spécifiques que vous souhaiteriez revoir. En outre, si vos données sont mises à jour automatiquement, la fonction d'historique des modifications peut vous aider à revenir à une date spécifique pour identifier certaines mises à jour de données. En résumé, l'historique des modifications est un excellent outil pour identifier et explorer des aspects spécifiques des données dynamiques.

Voyons un exemple d'utilisation de la fonction d'historique des modifications. Voici un instantané d'un fichier qu'un directeur commercial utilise pour stocker des informations sur les ventes depuis janvier 2015 jusqu'au mois en cours. Ces données sont mises à jour tous les mois. Pour consulter les mises à jour des données d'un mois spécifique, nous pouvons utiliser la fonction d'historique de modification.

Il existe deux façons d'accéder à la fonction d'édition de l'historique : l'option de menu et la combinaison de clavier. Voyons ces options étape par étape :

1. Utilisation de l'option de menu

Vous pouvez afficher l'historique des modifications apportées à un fichier Google Sheets à l'aide de l'option de menu. Pour ce faire, il vous suffit de naviguer vers Fichier > Historique de la version > Voir l'historique des versions

À partir de là, une barre latérale devrait apparaître sur le côté droit de votre écran, répertoriant toutes les versions disponibles de votre fichier. Chaque version est clairement étiquetée avec la date, l'heure et l'éditeur des modifications par rapport à la dernière sauvegarde.

Si vous souhaitez identifier les zones particulières de votre fichier qui ont été modifiées, assurez-vous que la case ‘Afficher les modifications’ est cochée. Les modifications apportées à la version précédente seront ainsi mises en évidence. Dans cet exemple, la cellule A2 est mise en évidence, car nous avons remplacé le prénom Lance par Laney.

En outre, la fonction d'édition de l'historique vous permet également de restaurer de façon permanente une version antérieure de votre fichier. Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner la version antérieure que vous souhaitez restaurer et de cliquer sur le bouton restaurer cette version situé en haut de votre écran. Cette version devient alors permanente.

Voyons maintenant l'autre façon d'utiliser la fonction d'historique des modifications à l'aide d'un raccourci clavier.

2. Utilisation de la combinaison de clavier

Pour accéder à l'historique des modifications de votre fichier Google Sheets, vous pouvez utiliser la combinaison de clavier suivante (et peut-être l'option la plus rapide) :

Ctrl + Alt + Shift + H ou, pour Mac, Cmd + Alt + Shift + H

Cela vous mènera directement à la barre latérale où vous pourrez accéder aux versions antérieures de la même manière que ci-dessus.

3. Nommer vos versions

Comme indiqué précédemment, chaque version de votre fichier Google Sheets est étiquetée, par défaut, en fonction de la date et de l'heure de sa dernière sauvegarde. Cependant, si vous modifiez constamment votre fichier ou si vous mettez fréquemment à jour vos données, ces versions peuvent devenir très difficiles à suivre et à identifier. Nous vous recommandons donc de renommer vos différentes versions afin de retrouver rapidement et facilement celle dont vous avez besoin. Heureusement pour nous, Google Sheets propose déjà un moyen simple de procéder à cette opération pour les versions précédentes et actuelles de votre fichier Google Sheets.

Pour renommer votre version actuelle, vous pouvez passer directement par le menu de navigation en choisissant Fichier > Historique des versions > Nom de la version actuelle.

Cependant, vous pouvez également nommer votre version actuelle et les versions antérieures en utilisant l'option de menu précédente ou la combinaison de clavier pour accéder à la barre latérale de l'historique des modifications. Il vous suffit alors de sélectionner une version de votre fichier, de cliquer sur le menu ‘Plus d'actions’ (l'icône aux trois points), puis de choisir "Nommer cette version".

4. Faire des copies

Google Sheets offre également la possibilité de créer une copie d'une ancienne version de votre fichier qui n'interfère pas avec votre version actuelle. C'est une excellente option si vous souhaitez retrouver l'accès à une ancienne version de votre fichier sans perdre la version actuelle. Pour ce faire, accédez à la barre latérale de l'historique des modifications, cliquez sur le menu ‘Plus d'actions’ de la version souhaitée et sélectionnez Faire une copie.

Et voilà ! La fonction d'historique des modifications de Google Sheets est un outil fantastique qui vous permet de suivre, d'identifier et de gérer toutes les versions antérieures de vos fichiers de feuilles de calcul. Cette fonction est particulièrement utile pour ceux qui utilisent des feuilles de calcul nécessitant des mises à jour automatiques des données.

La fonction d'historique des modifications vous permet également de restaurer, de renommer et de faire des copies de vos anciennes versions afin d'avoir un contrôle total sur vos feuilles de calcul.

Consultez l'article de blog suivant pour apprendre à facilement suivre les changements dans Google Sheets, et enregistrer vos valeurs historiquement à l'aide de notre fonctionnalité Sheetgo Append. Vous pouvez également découvrir d'autres fonctionnalités de Google Sheets et des conseils pratiques sur Google Sheets dans les articles ci-dessous !