Permissões do Planilhas Google: Diferentes níveis e uso

Planilhas Google é uma das ferramentas mais usadas pelas empresas hoje, graças ao seu recurso mais valioso: a colaboração. Com o Google Sheets, você pode compartilhar seus arquivos com quem quiser e também conceder permissões específicas. Assim, você controla exatamente o que cada pessoa da equipe pode fazer ao visualizar e editar as planilhas, a qualquer hora e em qualquer lugar. Neste artigo, vamos ver as diferentes permissões do Google Sheets e quando usar cada uma.

Por que usar as permissões do Google Sheets?

As permissões do Google Sheets dão a você mais controle sobre a forma como compartilha seus arquivos.

Elas também podem ser muito úteis para:

• Manter a privacidade dos dados: se você compartilha uma planilha do Google Sheets fora da sua organização, pode haver dados privados que não podem ser compartilhados em outro lugar. Usar um nível de permissão específico para pessoas de fora da empresa ajuda a evitar o risco de vazamento de dados.
• Aproveitar melhor o feedback: você pode conceder um nível de permissão em que outras pessoas só podem comentar no seu arquivo do Google Sheets. É uma ótima forma de ver e organizar feedback e sugestões antes de tomar decisões e fazer mudanças.
• Evite erros humanos: todos sabemos como é frustrante quando várias pessoas da equipe editam uma planilha ao mesmo tempo, o que muitas vezes leva à perda acidental de dados importantes. Ao conceder níveis de permissão diferentes, você controla quem pode excluir ou editar dados importantes.

Agora você já conhece alguns dos motivos pelos quais os níveis de permissão do Google Sheets são importantes na hora de compartilhar suas planilhas.

Vamos ver em mais detalhes o que cada nível de permissão faz.

Quais são os níveis de permissão do Google Sheets?

O Google Sheets oferece quatro níveis de permissão diferentes: propriedade, editar, comentário, e ver. Há muitas situações em que vale a pena usar as quatro permissões no Google Sheets.

Digamos que eu seja o proprietário de um arquivo do Google Sheets com os dados de vendas deste trimestre. Eu precisaria que algumas pessoas da minha equipe de vendas editassem o arquivo para adicionar as informações de vendas. E gostaria que pessoas de outros departamentos, como Finanças, comentassem os dados para mostrar como essas vendas se comparam às do trimestre anterior.

Por fim, talvez eu queira dar ao nosso CFO acesso de leitor, para que ele dê uma olhada rápida no arquivo e confirme que aprova nosso trabalho.

1. Propriedade

O Propriedade é o nível que o Google Sheets dá, por padrão, a quem criou o arquivo. Com ele, você pode fazer quase tudo no arquivo: ver o conteúdo, adicionar ou modificar comentários, excluir comentários ou até excluir a planilha inteira. Só uma pessoa tem o nível de propriedade, e você não pode atribuir essa permissão a mais ninguém.

Para confirmar se você é o proprietário, abra sua planilha e vá em Arquivo > Compartilhar. A janela deve indicar claramente se você é o proprietário, com o título "Proprietário" ao lado do seu nome.

2. Edição

O Editar permite, no Google Sheets, modificar o conteúdo da planilha. Isso inclui adicionar, editar ou até excluir conteúdo. Você também pode adicionar comentários ou respondê-los. Por fim, também pode compartilhar a planilha com outras pessoas.

Digamos que eu conceda acesso de edição a algumas pessoas da minha equipe de vendas. Isso significa que elas podem editar qualquer dado da coluna "Total sales" ou até adicionar dados de um departamento totalmente novo. Também podem comentar células com dados que talvez não estejam atualizados ou compartilhar a planilha com outra pessoa da equipe de vendas.

Para conceder o acesso Editar a alguém, vá em Arquivo > Compartilhar. Procure o nome ou o e-mail da pessoa no campo de pesquisa e clique no perfil dela quando aparecer. Depois, no menu suspenso à direita desse campo, clique no status de permissão Editor . Por fim, adicione uma mensagem personalizada, se quiser, e termine clicando em Enviar.

Para ver capturas de tela passo a passo, incluindo como remover o acesso ou solicitá-lo, veja como dar acesso de edição no Google Sheets.

3. Comentário

O Comentar é um nível de permissão que reduz um pouco a liberdade do usuário no Google Sheets. Nesse nível, você só pode ver a planilha e adicionar comentários com o recurso de comentários. Também pode responder aos comentários de outras pessoas. Se quiser compartilhar o arquivo com outra pessoa, precisa enviar uma solicitação ao proprietário original, que então concederá o acesso.

No meu caso, posso conceder a permissão Comentar a pessoas de fora do meu departamento que talvez tenham sugestões ou ideias interessantes sobre os meus dados. Por exemplo, se eu concedesse esse nível de permissão ao departamento de Finanças, eles poderiam adicionar comentários com informações do último trimestre de vendas, o que ajudaria a comparar nossos resultados. Também poderiam pedir para compartilhar a planilha com outra pessoa de Finanças que tenha informações úteis para a nossa planilha.

Para conceder o nível de permissão Comentar a outras pessoas, vá em Arquivo > Compartilhar. Depois, adicione o nome do usuário, clique no menu suspenso no canto superior direito e selecione Comentar. Mais uma vez, você pode adicionar uma mensagem personalizada e terminar clicando em Enviar.

4. Visualização

O Ver é o nível mais baixo de permissão no Google Sheets. Ele só permite que o usuário veja o documento. Não é possível editar, comentar ou compartilhar o arquivo. No entanto, o usuário pode pedir ao proprietário as permissões de que precisar.

O Ver é, no meu caso, perfeito para pessoas de fora da organização que precisam acessar a planilha, ou talvez para pessoas da empresa que só precisam acompanhar a operação. Por exemplo, posso conceder a permissão de visualização ao CFO, para que ele saiba exatamente o que estamos fazendo sem precisar acrescentar nada.

Assim como nas permissões anteriores, abra a janela de permissões em Arquivo > Compartilhar na sua planilha. Adicione usuários pelo nome ou e-mail e depois selecione o nível de permissão Ver . Para terminar, adicione uma mensagem personalizada (opcional) e clique em Enviar.

Como definir permissões no Google Sheets?

Conceder níveis de permissão diferentes no Google Sheets é fácil: basta abrir sua planilha, ir em Arquivo > Compartilhar, e depois adicionar as pessoas da sua equipe.

Depois deste artigo, você já deve entender as diferenças entre os níveis de permissão do Google Sheets e saber como aplicá-los no seu dia a dia. Se quiser aprender mais sobre como tirar o máximo proveito do Google Sheets, que tal ler nosso artigo sobre Como localizar e substituir no Planilhas Google?

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