Comment utiliser le connecteur Salesforce pour Google Sheets

Salesforce est une plateforme puissante et complexe. Si vous en êtes administrateur ou utilisateur et que vous devez souvent exporter et importer de gros volumes de données, vous savez déjà que cela peut vite devenir compliqué. Il est possible de mettre en place une structure complexe de rôles et d'autorisations, voire de configurer l'accès pour des applications précises, mais cela ne se fait pas en un ou deux après-midi. Et si vous devez analyser ou manipuler les données plus en détail, une feuille de calcul reste l'environnement le plus adapté.

Heureusement, le module complémentaire Salesforce Connector pour Google Sheets vous permet de transférer facilement des données entre Salesforce et vos fichiers Google Sheets. Dans cet article, vous découvrirez Salesforce Connector et ses limites, et verrez comment l'utiliser pour effectuer différentes tâches sur vos données.

Peut-on connecter Google Sheets à Salesforce ?

Vous pouvez connecter vos fichiers Google Sheets à Salesforce en installant le module complémentaire Salesforce Connector de Google. Dans Google Sheets, la barre latérale du module s'appelle Data connector for Salesforce. Elle vous permet d'accéder rapidement aux rapports, ainsi que d'importer, de mettre à jour et d'actualiser des données. Vous pouvez même planifier des mises à jour automatiques. Il existe toutefois quelques limites à connaître.

Limites du module complémentaire Salesforce Connector

Pour utiliser le module complémentaire Connector, vous devez disposer de l'une des éditions suivantes de Salesforce :

• Entreprise
• Performance
• Unlimited
• Developer

Si vous avez l'édition Professional de Salesforce, vous pouvez demander l'activation de l'accès à l'API en tant que nouveau service payant. Pour savoir quelle édition vous avez, ouvrez les paramètres de votre compte Salesforce. Sachez aussi que le nombre d'appels de données par jour peut être limité.

Comment utiliser le connecteur Salesforce pour Google Sheets ?

Installer un complément est aujourd'hui assez simple. Pour tirer le meilleur parti du module complémentaire Salesforce Connector, voici les instructions pas à pas pour l'installer, vous connecter à Salesforce, accéder aux rapports, importer des données, les mettre à jour et enfin les actualiser.

Installez le module complémentaire Salesforce Connector

Suivez les étapes ci-dessous pour installer le module complémentaire.

1. Dans Google Sheets, accédez à Extensions > Modules complémentaires > Télécharger des modules complémentaires.

2. Recherchez Salesforce Connector dans Google Workspace Marketplace et cliquez sur Salesforce Connector Google LLC pour ouvrir la fenêtre d'installation.

3. Cliquez sur "Installer", puis sur "Continuer".

4. Sélectionnez "Autoriser" pour que le module complémentaire puisse accéder à votre compte.

Connectez-vous à Salesforce

Une fois le module complémentaire installé, connectez-vous à votre compte Salesforce pour finaliser l'accès. Suivez les étapes ci-dessous pour vous connecter à Salesforce.

1. Accédez à Extensions > Salesforce Connector > Open.

2. Dans la barre latérale, choisissez de vous connecter à un site "Sandbox" ou "Production", puis cliquez sur "Authorize".

3. Saisissez les informations de votre compte Salesforce et cliquez sur "Autoriser".

4. Les options s'affichent maintenant dans la barre latérale : "Reports", "Import", "Update", "Delete" et "Refresh".

Accédez aux rapports

Pour accéder à vos rapports Salesforce, cliquez sur "Reports" dans la barre latérale. Suivez les étapes ci-dessous pour importer un rapport dans votre fichier Google Sheets.

1. Dans la barre latérale, cliquez sur "Reports". Sélectionnez d'abord le rapport source : "Choose a recently run report" ou "Search all reports". Choisissez ensuite où importer ce rapport : "Import to active sheet" ou "Import to new sheet". Une fois toutes les options sélectionnées, cliquez sur "Get Data" pour lancer l'import.

2. Votre fichier Google Sheets devrait maintenant afficher le rapport importé.

Importer des données

Vous pouvez importer des objets de données directement depuis Salesforce, pas seulement des rapports. Suivez ces étapes pour importer vos données.

1. Cliquez sur "Import" dans le volet "Select an operation" présenté plus haut.

2. Dans "Select source objects", sélectionnez la table à importer, puis cliquez sur "Next". Ici, sélectionnez la table "Account".

3. Vous pouvez sélectionner autant de tables que nécessaire. Ensuite, cliquez sur "Next".

4. Vous pouvez filtrer vos données avant de les importer. Si vous n'avez besoin que de certains comptes, vous pouvez filtrer sur n'importe quel champ existant. Cliquez sur "Get Data" en bas à droite de la barre latérale.

5. Les tables sélectionnées devraient maintenant apparaître dans votre fichier Google Sheets.

Mettez à jour les données

Une fois les données importées, vous pouvez choisir "Update" ou "Delete". Suivez les étapes ci-dessous pour mettre à jour vos données.

1. Cliquez sur la cellule à mettre à jour et choisissez le type d'objet dans la barre latérale. Ici, je mets à jour le champ "AccountNumber" de "sForce", c'est-à-dire la cellule E13.

2. Saisissez la nouvelle valeur et cliquez sur "Refresh the selected range" en haut à droite.

3. Une fois la plage actualisée, faites défiler la barre latérale et choisissez la méthode à utiliser : "Insert", "Update" ou "Insert or Update". Sélectionnez ensuite dans "Id column" la colonne qui contient les informations mises à jour. Par défaut, "Results Column" affiche la première colonne vide après la table. Cliquez sur "Next".

4. Enfin, vérifiez que les champs sont bien mappés. Si vous avez importé la table directement depuis Salesforce, cliquez sur l'option "Select All", puis sur "Execute". Vous devrez confirmer la mise à jour.

5. Un message de confirmation devrait indiquer que vos données ont été mises à jour, comme ci-dessous.

6. Sur le site de Salesforce, vous devriez voir que le numéro de compte de "sForce" a été mis à jour.

Actualisez les données

Vous pouvez actualiser vos données manuellement ou planifier la fréquence de leur actualisation automatique.

1. Cliquez sur "Refresh" dans la barre latérale pour afficher les options.

2. Cliquez sur "Manual Refresh" pour actualiser vos données immédiatement. Vous devriez recevoir un message de confirmation indiquant "The data has been refreshed."

3. Cliquez sur "Auto Refresh" pour choisir la fréquence d'actualisation automatique de vos données.

Conclusion

Salesforce est une plateforme polyvalente et puissante, mais pour manipuler de gros volumes de données, vous avez besoin d'un outil plus simple. Salesforce Connector vous permet de travailler sur vos données Salesforce directement depuis Google Sheets.

Vous savez maintenant installer le module complémentaire Salesforce Connector dans Google Sheets, connecter votre compte et accéder aux rapports. Vous savez aussi importer et mettre à jour vos données Salesforce, et planifier leur actualisation si vous voulez l'automatiser.

Une fois vos données Salesforce dans Google Sheets, vous pouvez les synthétiser dans un tableau croisé dynamique ou créer un rapport des ventes dans Google Sheets. Pour partager ces données avec d'autres feuilles de calcul, découvrez comment connecter automatiquement Google Sheets. Si votre équipe passe des heures à synchroniser les données du CRM et les feuilles de calcul commerciales, l'employé virtuel commercial avec IA de Sheetgo peut prendre ce travail en charge.