Como usar o conector do Salesforce para Google Sheets

O Salesforce é uma plataforma poderosa e complexa. Se você é administrador ou trabalha com ele e precisa exportar e importar grandes volumes de dados com frequência, já sabe que isso pode ficar bem complicado. É possível montar uma estrutura complexa de funções e permissões, ou até configurar o acesso para aplicativos específicos, mas isso não se resolve em uma ou duas tardes. Além disso, se você precisa analisar ou manipular os dados com mais profundidade, uma planilha é um ambiente mais adequado.

Felizmente, o complemento Salesforce Connector para Google Sheets permite mover dados facilmente entre o Salesforce e seus arquivos do Google Sheets. Neste artigo, você vai conhecer o Salesforce Connector e suas limitações, e ver como usá-lo para realizar diversas tarefas com seus dados.

É possível conectar o Google Sheets ao Salesforce?

Você pode conectar seus arquivos do Google Sheets ao Salesforce instalando o complemento Salesforce Connector, do Google. No Google Sheets, a barra lateral do complemento se chama Data connector for Salesforce. Com ele, você acessa relatórios rapidamente e pode importar, atualizar e recarregar dados. Dá até para programar atualizações automáticas. Mas existem algumas limitações que você precisa conhecer.

Limitações do complemento Salesforce Connector

Para usar o complemento Connector, você precisa ter uma das seguintes edições do Salesforce:

Empresa
Performance
Unlimited
Developer

Se você tem a edição Professional do Salesforce, pode solicitar a ativação do acesso à API como um novo serviço pago. Para saber qual edição você tem, acesse as configurações da sua conta do Salesforce. Considere também que pode haver limites para o número de chamadas de dados que você pode fazer por dia.

Como usar o conector do Salesforce para Google Sheets?

Instalar um complemento hoje em dia é bem fácil. Para aproveitar tudo o que o complemento Salesforce Connector oferece, veja as instruções passo a passo para instalá-lo, conectar-se ao Salesforce, acessar os relatórios, importar dados, atualizá-los e, por fim, recarregá-los.

Instale o complemento Salesforce Connector

Siga os passos abaixo para instalar o complemento.

1. No Google Sheets, acesse Extensões > Complementos > Instalar complementos.

Conector do Salesforce para Google Sheets: menu Extensões aberto com Complementos e Instalar complementos destacados

2. Pesquise Salesforce Connector no Google Workspace Marketplace e clique em Salesforce Connector Google LLC para abrir a janela de instalação.

Conector do Salesforce para Google Sheets: resultados da pesquisa por Salesforce Connector no Google Workspace Marketplace

3. Clique em "Instalar" e depois em "Continuar".

Conector do Salesforce para Google Sheets: caixa de diálogo de preparação da instalação com o botão Continuar

4. Selecione "Permitir" para que o complemento possa acessar sua conta.

Conector do Salesforce para Google Sheets: permissões solicitadas pelo Data connector for Salesforce com o botão Permitir

Conecte-se ao Salesforce

Depois de instalar o complemento, conecte-se à sua conta do Salesforce para liberar o acesso completo. Siga os passos abaixo para se conectar ao Salesforce.

1. Acesse Extensões > Salesforce Connector > Open.

Conector do Salesforce para Google Sheets: menu Extensões com Salesforce Connector e Open selecionados

2. Na barra lateral, escolha se quer se conectar a um site "Sandbox" ou "Production" e clique em "Authorize".

Conector do Salesforce para Google Sheets: barra lateral com o ambiente Production e o botão Authorize

3. Preencha os dados da sua conta do Salesforce e clique em "Permitir".

Conector do Salesforce para Google Sheets: tela de permissão de acesso do Salesforce ao lado da barra lateral do complemento

4. Agora você vê as opções na barra lateral: "Reports", "Import", "Update", "Delete" e "Refresh".

Conector do Salesforce para Google Sheets: painel Select an operation com Reports, Import, Update e Delete

Acesse os relatórios

Para acessar seus relatórios do Salesforce, clique em "Reports" na barra lateral. Siga os passos abaixo para importar um relatório para o seu arquivo do Google Sheets.

1. Na barra lateral, clique em "Reports". Primeiro, selecione o relatório de origem: "Choose a recently run report" ou "Search all reports". Depois, escolha onde importar esse relatório: "Import to active sheet" ou "Import to new sheet". Com todas as opções selecionadas, clique em "Get Data" para importar.

Conector do Salesforce para Google Sheets: painel Reports com Search all reports e SampleReport selecionados

2. Seu arquivo do Google Sheets agora deve mostrar o relatório importado.

Do Salesforce para o Google Sheets: contatos do SampleReport importados na página ativa

Importar dados

Você pode importar objetos de dados diretamente do Salesforce, não só relatórios. Siga estes passos para importar seus dados.

1. Clique em "Import" no painel "Select an operation", mostrado anteriormente.

2. Em "Select source objects", selecione a tabela que deseja importar e clique em "Next". Aqui, selecione a tabela "Account".

Conector do Salesforce para Google Sheets: painel Import com o objeto Account selecionado

3. Você pode selecionar quantas tabelas precisar. Depois, clique em "Next".

Conector do Salesforce para Google Sheets: campos de Account marcados na lista Select the fields to import

4. Você pode filtrar seus dados antes de importá-los. Se você só precisa importar contas específicas, pode filtrar por qualquer um dos campos existentes. Clique em "Get Data" no canto inferior direito da barra lateral.

Conector do Salesforce para Google Sheets: Add filtering conditions com Max rows to import definido como 10000

5. Agora você deve ver as tabelas selecionadas no seu arquivo do Google Sheets.

Do Salesforce para o Google Sheets: registros de Account importados com as colunas Id, Name, Description, Fax e Phone

Atualize os dados

Depois de importar os dados, você pode escolher entre "Update" e "Delete". Siga os passos abaixo para atualizar seus dados.

1. Clique na célula que deseja atualizar e escolha o tipo de objeto na barra lateral. Neste exemplo, vou atualizar o campo "AccountNumber" de "sForce", ou seja, a célula E13.

Conector do Salesforce para Google Sheets: painel Update com Account e Update selecionados, coluna Id E

2. Digite o novo dado e clique em "Refresh the selected range" no canto superior direito.

Conector do Salesforce para Google Sheets: novo número da conta na célula E13 e Refresh the selected range

3. Depois de recarregar o intervalo, role a barra lateral para baixo e escolha o método que deseja usar: "Insert", "Update" ou "Insert or Update". Em seguida, selecione em "Id column" a coluna com as informações atualizadas. Por padrão, "Results Column" mostra a primeira coluna vazia depois da tabela. Clique em "Next".

Conector do Salesforce para Google Sheets: linha 13 selecionada para atualização com o botão Next

4. Por fim, verifique se os campos estão mapeados. Se você importou a tabela diretamente do Salesforce, clique na opção "Select All" e depois em "Execute". O sistema vai pedir que você confirme a atualização.

Conector do Salesforce para Google Sheets: colunas da página mapeadas para os campos de Account

5. Você deve ver uma mensagem de confirmação de que os dados foram atualizados, como mostrado abaixo.

Conector do Salesforce para Google Sheets: Updated na coluna de resultados e Rows updated: 1

6. Se você acessar o site do Salesforce, deve ver que o número da conta de "sForce" foi atualizado.

Conector do Salesforce para Google Sheets: conta sForce no Salesforce com o número da conta CC837473

Recarregue os dados

Você pode recarregar seus dados manualmente ou programar com que frequência eles devem ser recarregados automaticamente.

1. Clique em "Refresh" na barra lateral para ver as opções.

Conector do Salesforce para Google Sheets: painel Refresh com Auto Refresh e Manual Refresh

2. Clique em "Manual Refresh" para recarregar seus dados na hora. Você deve receber uma mensagem de confirmação dizendo "The data has been refreshed."

Conector do Salesforce para Google Sheets: mensagem de sucesso The data has been refreshed

3. Clique em "Auto Refresh" para escolher com que frequência seus dados devem ser recarregados automaticamente.

Conector do Salesforce para Google Sheets: Add New Schedule com páginas e opções de 4, 8 ou 24 horas

Conclusão

Embora o Salesforce seja uma plataforma versátil e poderosa, quando você precisa manipular grandes volumes de dados, quer algo mais fácil de usar. O Salesforce Connector permite trabalhar com seus dados do Salesforce diretamente no Google Sheets.

Agora você sabe como instalar o complemento Salesforce Connector no Google Sheets, conectar sua conta e acessar os relatórios. Também sabe como importar e atualizar seus dados do Salesforce e como programar quando eles são recarregados, caso queira fazer isso automaticamente.

Com seus dados do Salesforce no Google Sheets, você pode resumi-los com uma tabela dinâmica ou criar um relatório de vendas no Google Sheets. Para compartilhar esses dados com outras planilhas, veja como conectar o Google Sheets automaticamente. Se a sua equipe passa horas mantendo os dados do CRM e as planilhas de vendas sincronizados, o funcionário virtual de vendas com IA do Sheetgo pode assumir esse trabalho.