Les budgets sont une partie importante et nécessaire de toute activité. Pour bien planifier vos finances, vous devez non seulement préparer un budget à l'avance, mais aussi vérifier régulièrement si vous respectez ce budget. L'analyse des écarts budgétaires porte sur les différences entre ce que vous aviez prévu et ce qui s'est réellement passé. Si les calculs nécessaires pour obtenir les écarts sont très simples, l'analyse et l'interprétation de ces écarts sont plus complexes.
Dans cet article, vous découvrirez ce qu'est l'analyse des écarts budgétaires et pourquoi la réaliser. Vous apprendrez aussi à la mener : du calcul des écarts jusqu'au rapport présentant vos conclusions. Vous verrez également comment Google Sheets et Sheetgo, une plateforme d'automatisation des données avec IA, peuvent vous aider à automatiser ce processus et à obtenir des données budgétaires à jour aussi souvent que nécessaire.
Qu'est-ce que l'analyse des écarts budgétaires ?
L'analyse des écarts budgétaires étudie la différence entre les valeurs budgétées et les valeurs réelles sur une période donnée. En analysant les écarts par produit, client et fournisseur, vous pouvez suivre et améliorer les performances, et repérer tôt les problèmes potentiels.
Plus vous décomposez votre budget en postes individuels, plus l'analyse sera utile. Si vous regroupez des postes, vous risquez de manquer des écarts importants, car la performance de certains postes peut compenser celle d'autres. Un tableur comme Excel ou Google Sheets vous aide à le faire efficacement et régulièrement.
À quoi sert un rapport d'écarts budgétaires ?
Les rapports d'écarts budgétaires vous permettent d'étudier les différences intéressantes ou inquiétantes entre le prévu et le réel. L'équipe financière doit proposer des explications possibles à ces écarts. Dans certains cas, il faudra creuser certains aspects pour examiner des problèmes ou des opportunités potentiels.
Enquêter sur des écarts anormaux ou inexpliqués peut prendre beaucoup de temps : il est donc important de déterminer d'abord si un écart mérite d'être examiné. Ce n'est pas un sujet agréable, mais cela peut vous éviter de graves conséquences, comme de petites fraudes. En analysant régulièrement les écarts, vous avez plus de chances de repérer tôt les anomalies de votre budget et de limiter les dégâts pour votre entreprise.
Comment calculer l'écart budgétaire ?
Les écarts budgétaires se calculent en soustrayant la valeur réelle de chaque poste de sa valeur budgétée. Vous obtenez ainsi un résultat positif si la valeur réelle est inférieure à vos prévisions, et négatif si elle est supérieure.
Écart budgétaire = Valeur budgétée – Valeur réelle
Certains préfèrent inverser le signe en soustrayant la valeur budgétée de la valeur réelle, ce qui donne un résultat négatif si la valeur est inférieure à vos prévisions. Les deux méthodes fonctionnent aussi bien, mais il est essentiel de rester cohérent : c'est précisément pour cela que nous recommandons d'automatiser ce processus.
Maintenant que vous savez comment calculer l'écart, voyons les étapes de l'analyse.
1. Rassemblez les données
Commencez par rassembler toutes les données utiles dans un seul fichier. Cela comprend les valeurs budgétées initialement et les valeurs réelles de tous les postes.
2. Calculez l'écart
Une fois les données réunies, soustrayez la valeur réelle de la valeur budgétée pour chaque poste.
3. Analysez l'écart
Une fois les écarts obtenus, recherchez les anomalies et identifiez-en la cause. La plupart s'expliquent facilement par des changements externes que vous ne maîtrisez pas (évolution des prix, stratégies des concurrents, etc.), mais certaines peuvent demander une analyse plus poussée.
4. Présentez vos conclusions
Enfin, rédigez un rapport qui résume votre analyse, avec vos suggestions ou recommandations issues de vos recherches.
Comment calculer l'écart budgétaire dans Google Sheets ?
Même si les calculs sont extrêmement simples (une soustraction, en fait), évitez de faire l'analyse des écarts budgétaires à la main. Vous augmenteriez fortement le risque d'erreurs faciles à éviter.
Avec Google Sheets, vous pouvez créer des modèles pour figer la structure et les formules des calculs. Les modèles servent aussi à la mise en page et au format du rapport final. En ajoutant Sheetgo, avec ses automatisations dotées d'IA, vous automatisez le processus, de la collecte des données initiales au partage du rapport final.
1. Dans Google Sheets, créez un tableau avec les postes du budget sur des lignes distinctes dans la première colonne.
2. Les deuxième et troisième colonnes contiendront respectivement les valeurs budgétées et les valeurs réelles.
3. La quatrième colonne contiendra les écarts : vous devez donc soustraire "Actual" de "Budget".
4. Recopiez la formule vers le bas dans toutes les lignes de la colonne "Variance".
Une fois les écarts calculés, vous pouvez utiliser les options de mise en forme conditionnelle de Sheets pour repérer rapidement les anomalies. La section suivante montre comment procéder avec un exemple.
Exemple d'analyse des écarts budgétaires
L'entreprise X réalise une analyse des écarts budgétaires pour voir dans quelle mesure elle respecte son budget. Elle dispose de toutes les informations nécessaires, comme une liste complète des postes budgétaires avec les valeurs prévues et réelles.
1. Rassemblez les données
Dans un fichier Google Sheets, j'ai ajouté les valeurs budgétées et réelles des postes de produits et de charges. N'oubliez pas : plus vous décomposez en postes individuels, plus votre analyse sera utile et précise.
2. Calculez l'écart
Je soustrais ensuite la valeur réelle de la valeur budgétée pour obtenir l'écart.
3. Analysez l'écart
Vous pouvez utiliser des règles de mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les écarts intéressants. Comme un résultat négatif n'a pas le même sens pour les produits et pour les charges, vous pouvez créer des règles de couleur pour faciliter la lecture. Pensez à replacer les résultats dans leur contexte pour éviter des conclusions trompeuses.
Ci-dessous, j'ai surligné en vert les valeurs de produits négatives, car elles signifient que j'ai gagné plus que prévu. J'ai aussi surligné en vert les valeurs de charges positives, car elles signifient que j'ai dépensé moins que prévu. Pour en savoir plus, consultez cet article sur comment utiliser la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets.
4. Rapport final
La mise en page et le contenu du rapport final dépendront des exigences et des usages de l'entreprise. Il doit toutefois inclure un résumé de vos conclusions et l'explication de chaque écart budgétaire.
Vous pouvez utiliser un modèle budget vs réel pour startups pour démarrer, puis l'adapter à vos besoins. Le modèle comprend un rapport d'écarts budgétaires avec tous les liens et formules nécessaires. Vous pouvez aussi utiliser une structure plus simple, comme celle de la section précédente.
Conclusion
Comme vous l'avez vu, l'analyse des écarts budgétaires peut beaucoup apporter à votre entreprise. Étudier les différences entre le réel et le prévu vous aide à repérer vos forces, vos faiblesses et vos opportunités. Pour en savoir plus sur la comptabilisation des différents types de coûts, consultez nos articles sur comment calculer le coût variable et comment calculer le coût fixe.
Vous connaissez maintenant les avantages d'une analyse régulière des écarts budgétaires et la manière de la réaliser. Vous savez aussi utiliser Google Sheets pour calculer les écarts et comment Sheetgo, avec son IA intégrée, peut vous aider à automatiser le processus. Pour découvrir d'autres types d'analyse financière utiles, lisez les articles suivants :
Un rapport d'écarts budgétaires montre aussi où vos prévisions se sont trompées. Notre guide sur la prévision du chiffre d'affaires présente les principales méthodes pour construire la suivante.
Si votre équipe financière extrait chaque mois les chiffres budgétés et réels de plusieurs feuilles de calcul, l'employé virtuel financier avec IA de Sheetgo peut rassembler les chiffres pour vous et tenir à jour votre rapport d'écarts budgétaires.
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