Modèle de feuille de calcul Budget vs Réel dans Google Sheets

L'analyse du budget par rapport à la réalité est un peu comme un contrôle de la réalité financière de votre entreprise. Il s'agit essentiellement de comparer votre budget avec ce que vous avez réellement gagné et dépensé.

Prendre le temps d'effectuer une analyse budget/réalité vous permettra de mieux comprendre les performances actuelles de votre entreprise. En outre, cela vous aidera à établir de meilleures prévisions pour l'avenir.

S'il existe des différences significatives entre les chiffres budgétés et les chiffres réels (appelées “écart favorable” ou “écart défavorable”), cela peut mettre en évidence des problèmes potentiels. Un écart favorable signifie que les recettes ont été plus élevées que prévu ou que les dépenses ont été moins importantes. À l'inverse, un écart défavorable signifie que les recettes ont été inférieures aux prévisions ou que les dépenses ont été supérieures.

Un écart défavorable est souvent le résultat d'un problème ponctuel. Il peut être dû à des facteurs externes. Par exemple, une perturbation de la chaîne d'approvisionnement peut obliger l'entreprise à dépenser davantage pour une solution de rechange coûteuse. Dans d'autres cas, les écarts peuvent être le signe de problèmes plus profonds au sein de l'entreprise. Une disparité importante entre le revenu budgétisé et le revenu réel peut indiquer une faiblesse dans votre département des ventes, par exemple.

Collecte de données pour l'analyse

Le plus grand défi lors de la création d'un rapport sur les écarts (et la raison pour laquelle de nombreuses PME ne le font pas bien - ou ne le font pas du tout !) est la collecte de toutes les données nécessaires.

Tout d'abord, la collecte d'informations provenant de différents services prend beaucoup de temps. Ensuite, quelqu'un doit s'acquitter de la tâche délicate d'analyser toutes ces informations. Pour que ce système fonctionne efficacement, il faut que chaque service enregistre ses données avec précision dans un format compatible et accessible.

Il y a beaucoup de spécialistes FP&A (planification et analyse financières) pour l'établissement de budgets, de prévisions et d'analyses. Toutefois, si vous dirigez une startup ou une PME, il n'est pas nécessaire d'investir dans de nouveaux outils coûteux.

It’s likely that you already manage your sales, income, and expenses data in spreadsheets. A budget vs actual spreadsheet template in Google Sheets can help you transform that data into a ready-to-use budget tracker.

Pourquoi utiliser Google Sheets pour l'analyse du budget par rapport à la réalité ?

• Flexible : Google Sheets vous permet de gérer et d'analyser toutes vos données financières de la manière qui vous convient. Lorsque vous devez changer de système, il vous suffit d'adapter les feuilles de calcul - sans logiciel de comptabilité ni assistance informatique.
• Accessible : Basé sur le cloud et mis à jour en temps réel, les administrateurs et les responsables peuvent accéder à Google Sheets et le mettre à jour à tout moment, où qu'ils se trouvent.
• Compatible avec tout : tous les logiciels s'intègrent à Google Sheets, de sorte que si votre entreprise possède des données stockées dans d'autres programmes, vous pouvez facilement les intégrer à Google Sheets. l'importation ces informations.
• Facile à utiliser : Vos collègues utilisent probablement déjà des feuilles de calcul et Google Sheets est intuitif et convivial. Par conséquent, le système est facile à maintenir et l'intégration de votre équipe est simple et rapide.

Comment démarrer

The Budget vs actual template from Sheetgo is one Google Sheets file. You make a copy of it in your own Google Drive and it’s yours to edit: nothing to connect, nothing to set up and no Sheetgo account needed.

Your plan and your results sit side by side in that single file. The Forecast tabs hold the budget you set, the Actual tabs hold what really happened, and the Analysis tabs work out the difference between the two as you type. It suits companies of all shapes and sizes, and because it’s an ordinary spreadsheet you can rename the categories, add columns or switch the currency to match how your business runs.

Ce que vous obtenez avec ce modèle

Make a copy of the Budget vs actual template and a single Google Sheets file lands in your Drive. Alongside a Read me tab that explains how the file fits together, you get:

• Entrées: the year you want to analyze. The rest of the file keys off it.
• Prévisions de revenus: the income you planned, one row per month and one column per income category.
• Revenu Réel: the income that really came in, one row per invoice — client, invoice number, amount, date and category.
• Prévisions de dépenses: the same idea on the cost side, your planned spend month by month.
• Dépenses Réelles: what you actually paid out, bill by bill.
• Analyse du budget: the headline comparison. Actual against expected operating profit, income against forecast and expenses against budget, month by month plus year to date.
• Analyse des revenus: forecast next to actual for every income category and every month, with the under/over amount and the variation %.
• Analyse des dépenses: the same breakdown for your costs.

Because it’s all one file, everyone who touches the figures can work in the same place: share it from Google Sheets the way you would share any other spreadsheet, and give the person handling income, the person handling payments and the accountant or director whatever edit or view access makes sense for them.

How to use the Budget vs actual spreadsheet template

Ouvrir le modèle et cliquez sur Faire une copie to save it to your own Google Drive. Then work through the tabs in the order below.

Fonctionnement du modèle

Les Read me tab explains how the file is put together, so it’s the place to start. Before you fill anything in, open the Entrées tab and set Year to analyze to the year you’re reporting on. The analysis tabs use that year to lay out their monthly columns, so it’s worth getting right before you type anything else.

Remplir les onglets "Revenu

Ouvrir le Prévisions de revenus tab and enter how much income each category is due to generate each month. The column headers are your income categories, so rename them to match what you actually sell.

The file arrives with sample figures in it so you can see how everything behaves. Delete the sample rows before you start entering your own.

Next, fill out the Revenu Réel tab. This one is a running log rather than a grid: one row per invoice, with the client, invoice number, amount, date and category. Use the same category names you used in Prévisions de revenus, otherwise the analysis has nothing to line your actuals up against.

Check the Income Analysis report

Une fois que vous avez commencé à saisir des données dans le Prévisions de revenus et le Revenu Réel tabs, the Analyse des revenus tab fills in as you go. Every income category gets a forecast column and an actual column for each month, with the under/over amount, the variation % and a year-end total. This is where a variance stops being a number and turns into something you can act on: one client who paid late, one category you consistently overestimate.

Remplir les onglets Dépenses

The cost side of the file works the same way, with the budgeted expenses and the actual amount spent kept on separate tabs.

Dans le cadre de la Prévisions de dépenses tab, enter the monthly budget for each expense category.

Dans le cadre de la Dépenses Réelles tab, enter the actual amount spent, every time a bill or invoice is paid.

The formulas compare the two sides for you and fill in the Analyse des dépenses tab, category by category and month by month, in the same layout as the income side.

Consulter l'analyse budgétaire

Les Analyse du budget tab pulls both sides together. It puts your actual operating profit against the expected figure, your income against forecast and your expenses against budget, for every month of the year plus a year-to-date column. It’s the view to open first, because it tells you which side of the business the gap is on; Analyse des revenus et Analyse des dépenses then tell you which category caused it.

That’s the whole loop: your plan in the Forecast tabs, reality in the Actual tabs, and the variances calculated for you in the Analysis tabs.

Questions fréquemment posées