Os orçamentos são uma parte importante e necessária de qualquer negócio. Para um planejamento financeiro eficaz, você não só precisa preparar um orçamento com antecedência, mas também revisar periodicamente se está cumprindo esse orçamento. A análise de variação orçamentária se concentra nas diferenças entre o que você planejou e o que realmente aconteceu. Embora os cálculos para obter as variações sejam muito simples, a análise e a interpretação dessas variações são mais complexas.
Neste artigo, você vai entender o que é a análise de variação orçamentária e por que deve fazê-la. Também vai aprender a realizá-la: do cálculo das variações até o relatório com as suas conclusões. Além disso, vai ver como o Google Sheets e o Sheetgo, uma plataforma de automação de dados com IA, podem ajudar você a automatizar esse processo e obter dados orçamentários atualizados sempre que precisar.
O que é a análise de variação orçamentária?
A análise de variação orçamentária estuda a diferença entre os valores orçados e os realizados em um determinado período. Ao analisar as variações de produtos, clientes e fornecedores específicos, você pode acompanhar e melhorar o desempenho, além de identificar possíveis problemas logo no início.
Quanto mais você detalhar o orçamento em itens individuais, mais útil será a análise. Se agrupar itens, você pode deixar passar variações importantes, já que o desempenho de alguns itens pode compensar o de outros. Planilhas como Excel ou Google Sheets ajudam você a fazer isso com eficiência e regularidade.
Para que serve um relatório de variação orçamentária?
Os relatórios de variação orçamentária permitem investigar diferenças interessantes ou preocupantes entre o previsto e o realizado. A equipe financeira precisa apresentar possíveis explicações para essas variações. Em alguns casos, será preciso aprofundar a análise de aspectos específicos para investigar possíveis problemas ou oportunidades.
Investigar variações anômalas ou sem explicação pode levar muito tempo, então é importante primeiro decidir se uma variação específica vale a investigação. Não é um assunto agradável, mas pode ajudar você a evitar consequências graves, como pequenas fraudes. Ao fazer a análise de variação regularmente, você tem mais chances de identificar discrepâncias no orçamento mais cedo e limitar os danos à sua empresa.
Como calcular a variação orçamentária?
As variações orçamentárias são calculadas subtraindo o valor realizado de cada item do valor orçado desse item. Assim, você obtém um resultado positivo se o valor realizado for menor que o previsto e um resultado negativo se for maior.
Variação orçamentária = Valor orçado – Valor realizado
Algumas pessoas preferem inverter o sinal, subtraindo o orçado do realizado, o que dá um resultado negativo se o valor for menor que o previsto. As duas formas funcionam igualmente bem, mas é muito importante ser consistente, e é exatamente por isso que recomendamos automatizar esse processo.
Agora que você sabe como a variação é calculada, veja as etapas da análise.
1. Reúna os dados
Primeiro, você precisa reunir todos os dados relevantes em um único arquivo. Isso inclui os valores orçados originalmente e os valores realizados de todos os itens.
2. Calcule a variação
Com os dados em mãos, subtraia o valor realizado do valor orçado em cada item.
3. Analise a variação
Com as variações calculadas, procure discrepâncias e descubra a causa. A maioria se explica facilmente por mudanças externas que você não controla (mudanças de preço, estratégias da concorrência etc.), mas algumas podem exigir uma investigação mais profunda.
4. Apresente as conclusões
Por fim, monte um relatório que resuma a análise, com sugestões ou recomendações baseadas na sua investigação.
Como calcular a variação orçamentária no Google Sheets?
Embora os cálculos sejam extremamente simples (na verdade, apenas uma subtração), você não deve fazer a análise de variação orçamentária manualmente. Isso aumenta muito as chances de erros que poderiam ser facilmente evitados.
Com o Google Sheets, você pode criar modelos para definir a estrutura e as fórmulas dos cálculos. Os modelos também servem para o layout e a formatação do relatório final. Ao adicionar o Sheetgo, com suas automações com IA, você automatiza o processo desde a coleta dos dados iniciais até o compartilhamento do relatório final.
1. No Google Sheets, monte uma tabela com os itens do orçamento em linhas separadas na primeira coluna.
2. A segunda e a terceira colunas vão conter os valores orçados e os realizados, respectivamente.
3. A quarta coluna vai conter as variações, então você precisa subtrair "Actual" de "Budget".
4. Copie a fórmula para baixo em todas as linhas da coluna "Variance".
Com as variações calculadas, você pode aproveitar as opções de formatação condicional do Sheets para identificar discrepâncias rapidamente. Na próxima seção, veja como isso funciona com um exemplo.
Exemplo de análise de variação orçamentária
A empresa X está fazendo uma análise de variação orçamentária para ver até que ponto está cumprindo o orçamento. Ela tem todas as informações necessárias para essa análise, como uma lista completa dos itens do orçamento com os valores previstos e realizados.
1. Reúna os dados
Em um arquivo do Google Sheets, adicionei os valores orçados e realizados dos itens de receita e despesa. Lembre-se: quanto mais você detalhar em itens individuais, mais útil e precisa será a análise.
2. Calcule a variação
Agora, subtraio o valor realizado do valor orçado para obter a variação.
3. Analise a variação
Você pode usar regras de formatação condicional para destacar variações relevantes. Como resultados negativos têm significados diferentes para receitas e despesas, você pode criar regras de cores para facilitar a visualização. Lembre-se de contextualizar os resultados para evitar conclusões enganosas.
Abaixo, destaquei em verde os valores de receita negativos, pois significam que ganhei mais do que esperava. Também destaquei em verde os valores de despesa positivos, pois significam que gastei menos do que esperava. Para saber mais, confira este artigo sobre como usar a formatação condicional no Google Sheets.
4. Relatório final
O layout e o conteúdo do relatório final vão depender dos requisitos e das convenções da empresa. Mesmo assim, ele deve incluir um resumo das suas conclusões e as explicações correspondentes para as variações orçamentárias.
Você pode usar um modelo de orçado vs. realizado para startups para começar e personalizá-lo conforme as suas necessidades. O modelo inclui um relatório de variação orçamentária com todos os vínculos e fórmulas necessários. Você também pode usar uma estrutura mais simples, como a da seção anterior.
Conclusão
Como você viu, a análise de variação orçamentária pode trazer muitos benefícios para a sua empresa. Estudar as diferenças entre o realizado e o previsto ajuda a identificar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades. Se quiser saber mais sobre como contabilizar diferentes tipos de custos, confira nossos artigos sobre como calcular o custo variável e como calcular o custo fixo.
Agora você conhece os benefícios de fazer a análise de variação orçamentária regularmente e sabe como realizá-la. Também sabe usar o Google Sheets para calcular as variações e como o Sheetgo, com IA integrada, pode ajudar a automatizar o processo. Para conhecer outros tipos úteis de análise financeira, leia os artigos a seguir:
Um relatório de variação orçamentária também mostra onde suas previsões erraram. Nosso guia de previsão de receita apresenta os principais métodos para montar a próxima.
Se a sua equipe financeira reúne todo mês os valores orçados e realizados de várias planilhas, o funcionário virtual de finanças com IA do Sheetgo pode reunir os números para você e manter seu relatório de variação orçamentária atualizado.
English 
Español 
Português do Brasil 
Français