Travailler à distance : 15 façons de garder votre équipe connectée

“Équipes distribuées”, “flexibilité du lieu de travail”, “télétravail”, “travail à domicile”. Un tout nouveau langage pour une toute nouvelle façon de travailler. Beaucoup d'entre nous n'avaient jamais entendu parler de ces termes il y a encore quelques années, mais il semble que le travail à distance soit là pour durer.

Que vous le vouliez ou non, il est difficile de nier que cette tendance a eu un impact profond sur le lieu de travail. Le travail à distance a modifié le comportement des employés, la culture d'entreprise et les politiques de l'entreprise.

Cependant, tout le monde n'est pas convaincu par cette idée. Si certains employés ont pleinement adopté cette nouvelle ère du travail à distance, d'autres ont joyeusement sauté du train du télétravail et sont retournés au bureau.

Quelle que soit votre position sur la question, il y a des raisons de penser que le travail à distance est la voie à suivre. Jetons donc un coup d'œil à quelques informations générales avant de donner quelques conseils sur la manière de maintenir votre équipe en contact et de la rendre productive lorsqu'elle travaille à distance.

L'essor du travail à distance

Travailler à distance est devenu la norme pour de nombreux employés de bureau dans le monde entier. Bien que le travail à distance existe depuis un certain temps et qu'il ait pris de l'ampleur à l'ère numérique, il n'en reste pas moins qu'il est devenu la norme pour de nombreux employés de bureau dans le monde, le nombre de personnes travaillant à domicile a explosé après la pandémie de COVID-19

Bien que des millions de personnes soient retournées au bureau, de nombreux employés de bureau peuvent encore travailler à domicile. En fait, les entreprises sont beaucoup plus habiles à proposer du travail à distance à temps plein ou au moins une sorte de travail hybride.

Par conséquent, cette évolution vers le travail à distance continuera probablement à remodeler le lieu de travail. Certains de ces changements ont déjà eu lieu, mais il est encore difficile de mesurer l'impact total de cette transition vers des modalités de travail plus flexibles.

Comment les entreprises peuvent-elles bénéficier du travail à distance ?

De nombreuses entreprises ont déjà adopté ces changements et sont passées à la travail à distance permanent. En revanche, d'autres entreprises sont encore réticentes à l'idée de laisser leurs employés travailler à distance.

Lorsque les entreprises pèsent le pour et le contre du travail à distance, il y a de bons arguments des deux côtés. Les dirigeants d'entreprise qui s'opposent au travail à distance font valoir que le fait de garder les employés sous le même toit peut favoriser la collaboration au sein de l'équipe, augmenter la productivité et maintenir une culture d'entreprise forte.

À l'inverse, les partisans du travail à distance affirment que les entreprises peuvent recruter des talents à l'échelle mondiale et réduire leurs frais généraux. De plus, les partisans du télétravail affirment également que le travail à domicile peut accroître la productivité.

Quoi qu'il en soit, il est essentiel de se préparer à travailler à distance et d'en tirer le meilleur parti. Consultez donc ces conseils pour que votre équipe reste connectée et productive lorsqu'elle travaille à distance.

1. Laissez tomber les courriels

Le courrier électronique peut déjà être une forme de communication très “distante” ; pensez à tous ces fils de discussion interminables et à toutes ces copies conformes datant de plusieurs mois. Si le courrier électronique a sa place (communications formelles et importantes, conversations avec des parties prenantes externes), si votre équipe travaille à distance, vous devez lui donner l'impression qu'elle travaille côte à côte. Utilisez plutôt le téléphone, l'appel vidéo ou le système de messagerie.

2. Utiliser un outil de collaboration sur le lieu de travail

Si vous n'en utilisez pas encore, faites en sorte que votre équipe utilise un système de messagerie instantanée digne de ce nom, tel que Slack ou Microsoft Teams au lieu du courrier électronique. Grâce aux appels vidéo intégrés, ces services en ligne permettent aux collègues de communiquer entre eux ou en groupe. Des canaux distincts servent d'espaces organisés pour discuter de certains sujets ou projets.

Pour garder une trace des points clés et des actions à entreprendre au cours des discussions, vous pouvez intégrer un formulaire de demande d'information. Prise de notes par IA pour les équipes avec Microsoft Teams, qui enregistre et résume automatiquement les réunions pour en faciliter la consultation. Par rapport au courrier électronique, ils offrent un forum de communication plus immédiat, plus sociable et plus collaboratif, créant une expérience plus proche du travail en personne.

Slack s'intègre également à des outils tiers et peut être utilisé pour gestion de projet, Le site Web de l'UE permet d'organiser des réunions, des échanges de fichiers, des vidéoconférences et d'autres activités.

3. Poursuivre les réunions à heures fixes

Pensez à la réunion d'équipe hebdomadaire, à laquelle chacun est censé assister, présenter ce sur quoi il travaille et informer les autres de ses progrès. Si votre équipe travaille à distance, fixez des heures de réunion fixes avec un ordre du jour formel (respectez-le !) et veillez à ce que tout le monde soit présent. Soyez aussi strict que vous le seriez au bureau, car des attentes élevées stimulent le moral et le professionnalisme.

4. Fixer des limites

S'habiller pour le travail crée une distinction physique, visuelle et psychologique entre le temps personnel et le temps de travail, selon des experts, dont le consultant en ressources humaines Mason Donovan. Il n'est pas nécessaire de porter un costume et une cravate, mais le fait d'opter pour une tenue de travail vous aide à changer d'état d'esprit.

S'en tenir à des horaires de travail fixes (ou au moins semi-organisés) contribue également à établir des limites saines. Planifiez votre emploi du temps et partagez-le avec vos collègues via Google Agenda. Google Agenda est l'un des outils de collaboration les plus utiles de G Suite pour le travail à distance. On pourrait penser qu'un calendrier est un outil d'auto-organisation, quelque chose de privé, mais Google Agenda est aussi un outil de coordination incroyablement intuitif pour les équipes distribuées.

5. Introduire une pause-café en ligne

Les travailleurs à distance ne profitent pas des conversations autour de la fontaine et des discussions informelles qui lient une équipe, créent la confiance, l'amitié et un sentiment d'appartenance. Notre équipe travaille dans le monde entier et sur plusieurs sites, c'est pourquoi nous avons instauré une “pause-café” le vendredi. Le format est simple : chacun est jumelé avec une personne au hasard, puis vous vous rencontrez pendant 30 minutes sur le site de l'entreprise. Google Meet et vous discutez autour d'un café ! Cela peut sembler un peu artificiel, mais cela fonctionne bien une fois que l'on s'est habitué à l'idée. Il s'agit d'une petite “pause” dans le travail, d'une occasion de faire connaissance avec des collègues d'autres services, et cela contribue à créer un sentiment de chaleur et de solidarité au sein d'une équipe géographiquement déconnectée.

6. Utiliser des outils de collaboration

Si vous utilisez actuellement un logiciel sur site tel que Microsoft Office, la migration vers un ensemble d'outils basés sur le cloud (tels que Google Workspace) facilitera la transition vers le travail à distance. Les applications de Google Workspace sont hébergées en ligne, de sorte que n'importe qui peut se connecter à un fichier depuis n'importe où, et que plusieurs personnes peuvent collaborer sur le même fichier, en temps réel. Vous n'aurez plus jamais à envoyer un fichier en pièce jointe, à téléphoner à un collègue pour lui demander un chiffre ou à demander à quelqu'un de vous envoyer un fichier mis à jour. Vous aurez toujours la dernière version (la seule !) à portée de main.

Google Docs permet à plusieurs utilisateurs de lire, de modifier et de communiquer (par le biais de commentaires) dans le même document texte en temps réel. Ainsi, à moins d'être un rédacteur technique qui a besoin de fonctions de traitement de texte avancées, Google Docs est une bien meilleure option que Microsoft Word pour les équipes à distance. Tout est mis à jour automatiquement. Vous souvenez-vous de l'époque où l'oubli d'une sauvegarde pouvait anéantir toute une journée de travail ? Travailler avec un logiciel en nuage signifie que cela ne se reproduira plus jamais.

La réponse de Google à Excel, Google Sheets, fonctionne sur la même base. Toute l'équipe peut accéder à la même feuille de calcul actualisée via son navigateur. Il leur suffit d'avoir le lien.

7. Suivre une formation

Pour préparer la migration de Microsoft vers Google, découvrez les principales différences et investissez dans une formation et des conseils d'experts pour bien faire les choses. Consultez l'article de Ben Collin Excel vers Google Sheets des ateliers, des cours en ligne et des guides pratiques. En tant que l'un des principaux experts mondiaux de Google Sheets, ses cours ont aidé plus de 20 000 personnes à comprendre comment travailler avec Google Sheets et à effectuer la transition en douceur.

8. Stocker des fichiers dans des espaces partagés

Assurez-vous que toute votre équipe peut accéder à tous les fichiers dont elle a besoin en les enregistrant dans un dossier partagé, tel que le Google Drive de l'entreprise ou l'application Dropbox. Rappelez à vos collègues qu'ils doivent vérifier qu'ils ont correctement activé les autorisations de partage, permettant ainsi aux collaborateurs de consulter ou de modifier les fichiers si nécessaire.

9. Améliorez la qualité de vos appels vidéo

Il est plus facile de créer une expérience authentique de “face à face” si vos collègues peuvent voir votre visage. La vidéoconférence peut être presque aussi authentique et naturelle que le fait d'être assis ensemble. Néanmoins, il est utile de prendre quelques mesures pour s'assurer que la qualité est meilleure que lorsque vous envoyez un FaceTim à votre mère. N'oubliez pas de.. :

• Utilisez un casque avec microphone pour que votre voix ne soit pas répercutée par les haut-parleurs de votre ordinateur. Si vous passez une grande partie de votre temps à téléphoner, investissez dans un haut-parleur de qualité tel qu'un Jabra.
• Repoussez votre écran pour qu'il soit visible et vérifiez l'éclairage.
• Lors d'un appel de groupe, mettez-vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas. Fermez la porte, fermez la fenêtre et essayez de réduire les bruits de fond. Ces bruits sont peut-être imperceptibles pour vous, mais ils peuvent être incroyablement gênants pour les personnes qui essaient de vous écouter, car le microphone les capte.
• Partager votre écran et le présenter au groupe est un moyen facile d'illustrer ce dont vous parlez. Avant de cliquer, n'oubliez pas qu'ils verront tout ce qui se trouve sur votre écran. Fermez les onglets que vous ne voulez pas que vos clients ou collègues voient !

10. Transférer les événements physiques en ligne

Qu'advient-il des conférences et des événements lorsque votre équipe travaille à distance et que vos clients sont dispersés ? Les événements peuvent également se poursuivre - avec un peu de créativité. Des plateformes d'événements en ligne comme Espoir Hopin promet de “rendre la distance sans importance” en organisant des événements par le biais de flux en direct et de vidéos. Qu'il s'agisse d'ateliers, d'événements de réseautage ou de salons professionnels, l'impressionnant logiciel de Hopin reproduit des événements réels avec des zones désignées telles qu'une “scène” et des “stands d'exposition”. Notre équipe a utilisé Hopin pour des conférences en ligne, et nous avons trouvé qu'il fonctionnait parfaitement pour participer à des conférences d'experts, interagir avec les participants et nouer des contacts avec des partenaires.

11. Automatiser

Dans un flux de travail automatisé, les données circulent automatiquement et vous décidez où (et à qui) vous voulez que ces données aillent. Cela peut éliminer le besoin de communication. Imaginez que vous partagiez régulièrement certains chiffres avec un collègue d'un autre département. Au lieu d'organiser une réunion, d'envoyer un courrier électronique ou d'en discuter par téléphone, vous pouvez créer un flux de travail pour partager ces données spécifiques avec eux. La fonction de collaboration de Google Sheets est puissante, mais il arrive que vous ne souhaitiez pas partager une feuille de calcul entière. Sheetgo vous permet de créer des flux de travail personnalisés, en déplaçant et en filtrant les données précises que vous souhaitez, d'une feuille à l'autre.

12. Utiliser des sessions de travail en direct

Au lieu de discuter du travail que vous avez fait ou que vous allez faire, essayez de le faire ensemble, en temps réel. Cela signifie que vous devez travailler dans des fichiers partagés en ligne, tels que Google Docs ou Google Slides. Si vous travaillez sur un projet nécessitant des centaines de messages, prévoyez plutôt une séance de travail vidéo. En vous parlant en direct tout en travaillant sur le fichier, vous pouvez souvent achever une tâche en deux fois moins de temps qu'il n'en faudrait autrement.

13. Utiliser une plateforme de collaboration

Si vous avez une grande équipe qui travaille sur G Suite, connectez et intégrez tout et tout le monde avec une plateforme telle que Happeo. Il relie tous les outils de G Suite pour créer un intranet, un portail et un annuaire RH en un seul outil.

14. Créer une culture communautaire

Si les collègues se connaissent et se comprennent mieux sur le plan personnel, il y a moins de risques de confusion ou de malentendus sur le plan professionnel. Travaillant avec une équipe diversifiée de 10 nationalités et parlant plusieurs langues, nous essayons de favoriser un sentiment d'amitié et de compréhension interculturelles avec des soirées de jeux en ligne, un canal Slack “Random” pour poster des choses non professionnelles et des vidéoconférences et co-working réguliers pour l'ensemble de l'entreprise, y compris des réunions de l'hôtel de ville et des hackathons mensuels.

15. Suivi des tâches et de la productivité

Imaginez une réunion d'équipe typique autour d'une table, avec des post-it, un tableau blanc et la contribution de chacun à la session de brainstorming. Les équipes à distance qui fonctionnent bien trouvent un moyen de reproduire cette expérience, mais en ligne.

Utiliser un outil de gestion de projet. Il existe d'excellents logiciels de gestion de projet, tels que Basecamp, Il s'agit d'un espace virtuel qui vous permet de collaborer à des projets en équipe. Pensez aux listes de tâches, au stockage de fichiers, aux calendriers de projets et aux systèmes de messagerie, le tout en un.

Utilisez des feuilles de calcul simples. Vous ne voulez pas dépenser plus pour un logiciel coûteux ? Pas de problème. Vous pouvez utiliser votre logiciel de bureautique habituel comme outil de gestion de projet efficace pour une équipe à distance. Consultez nos modèles gratuits basés sur Google Sheets pour la planification et le suivi. OKR de l'entreprise et gestion de projet. Avec un flux de travail basé sur une feuille de calcul, vous pouvez planifier des projets, fixer des échéances et des objectifs avec vos collègues, mettre à jour les progrès et communiquer des informations dans des tableaux de bord à l'ensemble de votre équipe, sans envoyer de messages dans les deux sens. Pour plus d'aide et de conseils sur la mise en place d'un flux de travail basé sur une feuille de calcul, adressez-vous à un expert Sheetgo.

Gardez votre équipe connectée lorsque vous travaillez à distance

Si vous n'avez jamais travaillé à distance ou si vous devez le faire soudainement, le travail à distance peut représenter un défi. Mais grâce aux nouvelles technologies en ligne, la situation s'améliore sans cesse. Prenez soin de vous et restez en bonne santé en faisant des pauses pour faire de l'exercice. N'oubliez pas de tendre la main à d'autres personnes si vous vous sentez isolé ou seul, prenez soin de vous et de vos collègues - programmez une rencontre vidéo quotidienne pour vous soutenir mutuellement, remonter le moral et maintenir une structure d'équipe cohésive.