3 façons de travailler moins et d'augmenter la productivité au travail

Qu'est-ce que la productivité au travail ?

On a parfois l'impression que la productivité est le mot à la mode de notre époque. Les employeurs veulent que leurs employés soient plus productifs, et ils dépensent beaucoup de temps et d'argent pour y parvenir. Partout, on trouve une nouvelle application, un nouvel outil, un nouvel expert ou un nouveau livre qui prétend détenir la formule secrète de la productivité au travail et de l'augmentation du rendement de l'entreprise.

Mais nous concentrons-nous sur les bonnes choses lorsque nous pensons à la productivité ?

VP of Global Customer Experience at Dropbox Adrienne Gormley est l'une des chefs d'entreprise du secteur technologique qui affirme que nous devons repenser notre conception de la productivité.

“Tout le monde a un mot à la mode qu'il ne veut plus jamais entendre. Pour moi, ce mot à la mode est la productivité. Nous devons cesser de parler d'occupation et de productivité pour réimaginer l'expérience humaine au travail”, a-t-elle déclaré dans un communiqué de presse. discours à l'occasion de l'événement Sci-tech Inspirefest.

La vie moderne nous fait courir du matin au soir et “nous ne pouvons tout simplement pas être plus productifs”, déclare M. Gormley. Plutôt que de passer du temps à créer de nouvelles choses (comme nous devrions le faire), nous sommes désormais occupés à être occupés, tout simplement, estime M. Gormley. Nous devons simplifier, rationaliser et réduire notre travail, et non l'alourdir.

Il est logique qu'une cadre de Dropbox présente cet argument. “Simplifier la façon dont les gens travaillent ensemble” est l'un des mots d'ordre de Dropbox utilisés dans son image de marque.

Mais son point de vue est très intéressant, n'est-ce pas ?

Renversons la productivité

Le dictionnaire anglais Oxford définit la productivité comme “l'efficacité de l'effort productif, en particulier dans l'industrie, mesurée en termes de taux de production par unité d'intrant”. En d'autres termes, il s'agit de savoir ce que l'on obtient (résultat) par rapport à ce que l'on investit (intrant).

En général, lorsqu'il s'agit de productivité, l'accent est mis sur l'augmentation des intrants : par exemple, comment pouvons-nous accomplir plus de travail ? Mais cette approche peut poser des problèmes, comme je l'expliquerai dans cet article.

Si la productivité signifie travailler plus efficacement, une question importante reste souvent sans réponse : Comment pouvons-nous le faire ? moins, et non pas plus, pour générer une production accrue ?

C'est à cette question que nous tentons de répondre ici, en examinant la productivité au travail sous trois angles inattendus.

1. Ne pas ajouter au désordre

Cela peut paraître insensé, mais les “outils de productivité” peuvent en fait alourdir notre charge de travail : ils nous donnent une tâche supplémentaire à accomplir.

Cette nouvelle application sur votre bureau vous aide-t-elle réellement à générer des résultats (par exemple, à créer un nouveau travail) ou vous donne-t-elle quelque chose d'autre à vérifier et à mettre à jour ?

Une enquête menée auprès de 900 professionnels a révélé que les travailleurs sont de plus en plus submergés par la surcharge d'informations et d'applications. L'étude, intitulée “La fausse promesse de l'économie des applications”.” a révélé que le travailleur moyen utilise 9,39 applications et que près de 75% des travailleurs ont entre 5 et 9 applications liées à leur travail ouvertes en même temps. L'utilisation des applications d'entreprise et des outils de productivité a connu un essor considérable, mais il n'est pas certain que les résultats soient entièrement positifs. Les réponses à l'enquête ont révélé que de nombreux travailleurs se sentent frustrés de devoir passer d'une application à l'autre et disent que cela leur prend plus de temps pour accomplir leurs tâches.

Surcharge d'applications

Considérez votre vie professionnelle comme un espace physique. Une pièce chaotique, désordonnée et surpeuplée peut rendre difficile l'accomplissement des tâches pratiques, mais aussi la réflexion. Une vie bien rangée, un esprit bien rangé, dit le proverbe.

Le désencombrement est une tendance très actuelle dans le secteur de la santé et du bien-être. Qui aurait pensé, il y a quelques années, que Netflix diffuserait une émission de télévision à succès sur le thème du rangement de la maison ? En 2019, la “consultante en organisation” japonaise Marie Kondo est devenue célèbre dans le monde entier grâce à son émission “Tidying Up with Marie Kondo” (Ranger avec Marie Kondo). Marie Kondo prône une maison minimaliste, épurée et sans désordre, et conseille à ses clients de se débarrasser des objets qui ne leur procurent pas de “joie”. En ce sens, nettoyer son environnement constitue une forme de guérison spirituelle.

Vous pouvez également adopter le minimalisme au travail - et cela ne signifie pas qu'il faille ranger votre bureau. Bien que cela soit possible.

La véritable productivité consiste à pouvoir se concentrer sur l'exécution de tâches actives, et non sur la gestion des tâches. C'est pourquoi il peut être erroné d'augmenter le nombre d'outils avec lesquels vous travaillez. Soyez prudent avant de vous lancer dans l'achat de logiciels, d'applications ou d'outils supplémentaires pour accroître votre productivité. Cela augmentera le nombre de canaux de travail que vous devez vérifier, mettre à jour et contrôler quotidiennement.

Choisissez quelques applications clés qui vous permettent de travailler efficacement, mais soyez sélectif et minimaliste. En matière de productivité, moins c'est mieux !

2. Réduisez votre temps de travail pour augmenter votre productivité

Oui, vous avez bien lu. Le travail moins pas plus, pour être plus productif. N'oubliez pas que la productivité est une question d'efficacité et non d'heures de travail.

La qualité plutôt que la quantité : ce principe s'applique à la productivité sur le lieu de travail.

Si l'on observe les tendances actuelles dans le monde, on constate que de nombreux employeurs avant-gardistes et progressistes remettent en question la logique de la semaine de travail traditionnelle. Est-il productif d'enchaîner les employés à leur bureau pendant une durée déterminée, cinq jours par semaine ?

La Suède, qui s'enorgueillit d'offrir à ses citoyens un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, a récemment expérimenté une journée de travail de six heures dans la ville de Göteborg. Les responsables ont indiqué que les travailleurs accomplissaient la même quantité de travail, voire davantage. Ils ont également remarqué que le personnel prenait moins de congés de maladie, mais que les employés étaient moins nombreux à travailler. certains employeurs (y compris un centre médical) ont vu leurs coûts augmenter parce qu'ils ont dû recruter du personnel supplémentaire pour couvrir les heures additionnelles. Comme dans ce cas, la réduction du temps de travail peut coûter de l'argent aux employeurs qui demandent à leur personnel de couvrir toutes les heures de la journée (dans les services, l'hôtellerie et les soins de santé, par exemple). En revanche, en ce qui concerne la productivité, les résultats sont assez clairs : les salariés peuvent accomplir (et accomplissent) la même quantité de travail en moins d'heures.

La Scandinavie n'est pas la seule à envisager la réduction du temps de travail. Au Royaume-Uni, certaines entreprises ont récemment expérimenté une réduction du temps de travail. Semaine de 4 jours, citant le bonheur et la productivité accrus des employés ainsi que la réduction des frais généraux.

Les données recueillies dans le monde entier confirment que le nombre d'heures de travail n'est pas synonyme de productivité. Au Japon, célèbre pour ses horaires de travail extrêmement longs, il existe même un mot qui signifie “mort par surmenage” : karoshi. Et pourtant, le Japon a la productivité la plus faible parmi les pays du G-7, selon l'étude de l'OCDE sur la productivité des entreprises. OCDE.

Les travailleurs allemands, en revanche, effectuent le moins d'heures par travailleur et par an au sein de l'OCDE (1 356 heures), mais génèrent un PIB de 160,40 tonnes par heure-travailleur. Les travailleurs britanniques ne génèrent que $48.30 par heure, bien qu'ils travaillent 325 heures de plus par an.

3. Utiliser la technologie pour réduire le travail manuel

Oui, nous vous avons mis en garde contre l'encombrement de votre ordinateur de bureau ou de votre téléphone portable par un trop grand nombre d'applications. Mais cela ne signifie pas que les nouvelles technologies sont l'ennemi de la productivité. Bien au contraire !

Mais vous devez vous assurer que vous utilisez la bonne technologie. Et la bonne technologie pour augmenter la productivité au travail doit.. :

• Automatiser les tâches routinières et manuelles telles que la saisie de données
• Vous libérer pour un travail créatif
• Vous aider à vous concentrer sur l'innovation et les activités à valeur ajoutée
• Réduire les erreurs et les fautes qui vous font perdre du temps et de l'argent
• Gagner du temps

En d'autres termes, nous avons besoin de machines pour remplacer les humains...

Cela signifie-t-il que l'avenir sera automatisé et géré par des robots ? Oui et non.

Automatisez vos tâches

Un rapport de la Institut mondial McKinsey a constaté que seuls 5% des emplois pourraient être entièrement automatisés, mais que presque toutes les professions ont le potentiel d'être partiellement automatisées. Ils estiment que “la moitié de toutes les activités pour lesquelles les gens sont payés dans la population active mondiale pourraient être automatisées”. Oui-50%.

Quelles sont donc les activités qui arrivent en tête du classement de McKinsey ? liste pour le potentiel d'automatisation ?

1. Travail physique prévisible, par exemple dans l'agriculture. 81% du temps consacré à cette activité pourrait être automatisé dans tous les secteurs.
2. Traitement des données. 69% du temps consacré à cette activité pourrait être automatisé dans tous les secteurs.
3. Collecte de données. 64% du temps consacré à cette activité pourrait être automatisé dans tous les secteurs.

Si vous lisez ces lignes, il est peu probable que vous travailliez dans une ferme ou sur un chantier de construction... mais le traitement et la collecte de données font très certainement partie de votre travail quotidien.

1. Passer à l'informatique dématérialisée

La migration vers l'informatique en nuage transforme la nature du travail, ce qui a des répercussions sur la productivité. Le passage à des logiciels (en ligne) basés sur l'informatique en nuage est la première étape importante que vous pouvez franchir pour automatiser les processus que vous effectuez actuellement manuellement. La migration de votre entreprise vers l'informatique en nuage peut vous permettre de réaliser des économies, car vous ne paierez et n'utiliserez que ce dont vous avez besoin : en fait, de nombreux services en nuage (tels que les applications Google G Suite) sont gratuits. L'informatique en nuage offre également aux entreprises beaucoup plus de flexibilité, car les employés peuvent facilement collaborer sur des tâches et travailler à partir de plusieurs endroits. En outre, le risque de perte ou de sauvegarde de données est réduit. Vous n'êtes pas convaincu ?

Les plateformes en nuage, avec leur structure basée sur des API, sont essentiellement prêtes pour l'automatisation. Les API permettent aux applications de communiquer, de sorte que des informations peuvent être envoyées entre elles.

Avant de passer à G Suite, faites des recherches sur les différentes applications et voyez comment vous pouvez les utiliser sur votre lieu de travail. Si vous hésitez à passer d'Excel à Google Sheets, Voici un bon aperçu des avantages de Sheets.

2. Connectez vos applications

Même si vous essayez de réduire le nombre d'applications que vous utilisez, il y en aura toujours quelques-unes dont vous aurez vraiment besoin. Il est donc logique de les rationaliser et de les connecter lorsque cela est possible - et il existe plusieurs systèmes pour vous aider à le faire ! Parmi les plus connus, citons

Zapier

Il s'agit d'une plateforme web qui vous permet d'intégrer différentes applications. Vous pouvez connecter, synchroniser et automatiser les données entre différentes applications web. Zapier fonctionne avec plus de 1 500 applications professionnelles telles que Mailchimp, Hubspot, G Suite, Slack et Facebook. Le flux de travail automatisé que vous créez est appelé “zap”. Lorsque votre déclencheur est activé (par exemple, la réception d'un courriel), il déclenche une chaîne automatisée d'autres actions.

IFTTT

Similaire à Zapier, IFTTT (If This Then That) connecte vos applications et vous envoie des notifications. Vous souhaitez publier le même contenu sur Instagram, Facebook et Twitter ? IFTT vous évite de le faire manuellement, trois fois. IFTT est un service gratuit et il offre aux utilisateurs de nombreux moyens d'automatiser leur vie quotidienne : en combinant des apps domestiques et des appareils tels qu'Amazon Alexa et Google Home. Les automatismes fonctionnent en envoyant des “applets”.

Microsoft Flow

Il s'agit du logiciel d'automatisation de Microsoft basé sur le cloud, conçu pour les entreprises. Un peu comme IFTTT, mais pour le lieu de travail. Là encore, il s'agit d'un système basé sur des déclencheurs. L'objectif est d'aider les utilisateurs à transformer des tâches répétitives en flux de travail automatisés et Microsoft a produit une gamme de modèles pour vous aider à en mettre un en place. Un exemple de flux de travail pourrait être l'envoi automatique des réponses aux formulaires Microsoft vers une feuille de calcul Excel.

3. Connecter des feuilles de calcul - dans un système automatisé

70% des décisions des entreprises sont encore basées sur des données contenues dans des feuilles de calcul et le nombre de feuilles de calcul dans le monde double chaque année.

Faciles à utiliser, flexibles, accessibles et abordables (ou gratuits) : les tableurs sont un outil fiable pour presque tous les domaines d'activité, de la gestion de projets à la collecte de données, en passant par la planification et l'analyse. C'est pourquoi, malgré la prolifération d'autres applications et logiciels, les feuilles de calcul ne sont pas près de disparaître.

En fait, lorsque des données sont extraites d'autres outils et applications SaaS, une feuille de calcul est souvent l'endroit où nous mettons ces données !

Sheetgo

L'un des principaux inconvénients des feuilles de calcul est qu'elles reposent sur un travail manuel fastidieux, ce qui peut entraîner des erreurs de copier-coller et d'autres fautes. Sheetgo Sheetgo permet essentiellement à vos feuilles de calcul de “communiquer entre elles”, de sorte que les données sont envoyées automatiquement d'une feuille de calcul à l'autre. Vous pouvez utiliser les outils prêts à l'emploi de Sheetgo modèles pour des processus métier spécifiques ou créez vos propres connexions entre Google Sheets, Excel et les fichiers CSV.

Un système automatisé de feuilles de calcul interconnectées est incroyablement flexible : vous pouvez en fait remplacer un grand nombre d'autres logiciels (ou un système informatique sur mesure) en créant un flux de travail complet, basé sur des feuilles de calcul.