Trabajar a distancia: 15 formas de mantener a tu equipo conectado

“Equipos distribuidos”, “localización flexible”, “teletrabajo”, “WFH” (working from home). Un nuevo lenguaje para una nueva forma de trabajar. Muchos de nosotros ni siquiera habíamos oído hablar de estos términos hasta hace unos años, pero parece que el trabajo a distancia ha llegado para quedarse.

Nos guste o no, es difícil negar que esta tendencia ha tenido un profundo impacto en el lugar de trabajo. Trabajar a distancia ha cambiado el comportamiento de los empleados, la cultura corporativa y las políticas de empresa.

Sin embargo, no a todo el mundo le convence esta idea. Mientras que algunos empleados han adoptado plenamente esta nueva era del trabajo a distancia, otros se han bajado alegremente del tren del teletrabajo y han vuelto a la oficina.

Independientemente de su postura al respecto, hay razones para creer que el trabajo a distancia es el camino a seguir. Veamos algunos antecedentes antes de dar algunos consejos sobre cómo mantener a su equipo conectado y productivo cuando trabaja a distancia.

El auge del trabajo a distancia

Trabajar a distancia se ha convertido en la norma para muchos oficinistas de todo el mundo. Aunque el trabajo a distancia existe desde hace bastante tiempo y ha ganado mucha tracción en la era digital, el número de personas que trabajan desde casa se disparó tras la pandemia de COVID-19

Aunque millones de personas han vuelto a la oficina, muchos oficinistas pueden seguir trabajando desde casa. De hecho, las empresas son mucho más adeptas a ofrecer trabajo a distancia a tiempo completo o, al menos, algún tipo de trabajo híbrido.

Como resultado, es probable que este cambio hacia el trabajo a distancia siga remodelando el lugar de trabajo. Algunos de sus cambios ya se han producido, pero aún es difícil medir el impacto total de esta transición hacia modalidades de trabajo más flexibles.

¿Cómo pueden beneficiarse las empresas del trabajo a distancia?

Muchas empresas ya han adoptado estos cambios y han pasado a trabajo a distancia permanente. Por otra parte, otras empresas siguen siendo reacias a dejar que sus empleados trabajen a distancia.

Cuando las empresas sopesan los pros y los contras del trabajo a distancia, hay buenos argumentos en ambos bandos. Los directivos que se resisten al trabajo a distancia sostienen que mantener a los empleados bajo el mismo techo puede fomentar la colaboración en equipo, aumentar la productividad y mantener una cultura corporativa sólida.

Por el contrario, los defensores del trabajo a distancia afirman que las empresas pueden contratar talentos a escala mundial y reducir los gastos generales. Es más, los defensores del teletrabajo también sostienen que trabajar desde casa puede aumentar la productividad.

En cualquier caso, es esencial estar preparado para trabajar a distancia y sacarle el máximo partido. Así que echa un vistazo a estos consejos para mantener a tu equipo conectado y productivo cuando trabaja a distancia.

1. Olvídate de los correos electrónicos

El correo electrónico ya puede ser una forma de comunicación muy “distante”; piensa en todos esos largos hilos y cc's que se remontan a meses atrás. Aunque el correo electrónico tiene su lugar (comunicaciones formales e importantes, conversaciones con partes interesadas externas), si tu equipo trabaja a distancia, debes hacerles sentir que trabajan codo con codo. Utiliza en su lugar el teléfono, la videollamada o el sistema de mensajería.

2. Utilizar una herramienta de colaboración en el lugar de trabajo

Si aún no utiliza uno, haga que su equipo utilice un sistema de mensajería instantánea decente como Slack o Microsoft Teams en lugar del correo electrónico. Con videollamadas integradas, estos servicios en línea permiten a los compañeros comunicarse entre sí o en grupo. Los canales separados funcionan como espacios organizados para debatir determinados temas o proyectos.

Para hacer un seguimiento de los puntos clave y los elementos de acción durante los debates, puedes integrar un Tomador de notas para equipos con Microsoft Teams, que graba y resume automáticamente las reuniones para facilitar su consulta. En comparación con el correo electrónico, ofrecen un foro de comunicación más inmediato, sociable y colaborativo, creando una experiencia más cercana al trabajo en común en persona.

Slack también se integra con herramientas de terceros y puede utilizarse para gestión de proyectos, compartir archivos, videoconferencias y otros fines.

3. Seguir celebrando reuniones fijas a horas determinadas

Piensa en la reunión semanal del equipo, a la que se espera que todos asistan, presenten en qué están trabajando y pongan al día a los demás sobre sus progresos. Cuando tu equipo trabaje a distancia, programa horas fijas de reunión con un orden del día formal (¡cúmplelo!) y asegúrate de que todo el mundo esté presente. Sé tan estricto como lo serías en la oficina, ya que unas expectativas altas aumentan la moral y la sensación de profesionalidad.

4. Establecer límites

Vestirse para el trabajo crea una distinción física, visual y psicológica entre el tiempo personal y el laboral, según los expertos, entre ellos el consultor de RR.HH. Mason Donovan. No es necesario llevar traje y corbata, pero ponerse ropa de trabajo te ayuda a hacer ese cambio mental.

Ceñirse a un horario de trabajo fijo (o al menos semiorganizado) también ayuda a fomentar unos límites saludables. Planifica tu horario y compártelo con tus compañeros a través de Calendario de Google. Google Calendar es una de las herramientas de colaboración más útiles de G Suite para el trabajo remoto. Puede que pienses en un calendario como algo para la autoorganización, algo privado, pero Google Calendar es también una herramienta de coordinación increíblemente intuitiva para equipos distribuidos.

5. Introducir una pausa para el café en línea

Los trabajadores remotos se pierden las charlas informales que unen a un equipo, crean confianza, amistad y un sentimiento de pertenencia. Nuestro equipo trabaja en todo el mundo y en múltiples ubicaciones, así que introdujimos un “coffee break” los viernes. El formato es sencillo: se empareja a todo el mundo con una persona al azar y os reunís durante 30 minutos en una sala de reuniones. Google Meet y charláis mientras tomáis un café. Puede sonar un poco artificial, pero funciona bien una vez que te acostumbras a la idea. Funciona como un pequeño “respiro” del trabajo, una oportunidad para conocer a compañeros de otros departamentos y ayuda a crear un sentimiento de calidez y solidaridad en un equipo geográficamente desconectado.

6. Utilizar herramientas de colaboración

Si actualmente utiliza software local como Microsoft Office, la migración a un paquete de herramientas basado en la nube (como Google Workspace) te facilitará la transición al trabajo a distancia. Las aplicaciones de Google Workspace se alojan en línea, por lo que cualquiera puede acceder a un archivo desde cualquier lugar, y varias personas pueden colaborar en el mismo archivo, en tiempo real. Nunca más tendrás que enviar por correo electrónico un archivo como archivo adjunto, llamar por teléfono a un compañero para pedirle una cifra o pedirle a alguien que te envíe un archivo actualizado. Siempre tendrás la última versión (¡la única!) al alcance de la mano.

Google Docs permite a varios usuarios leer, editar y comunicarse (mediante comentarios) dentro del mismo documento de texto en tiempo real. Así que, a menos que seas un redactor técnico que necesita funciones avanzadas de procesamiento de textos, Google Docs es una opción mucho mejor para equipos remotos que Microsoft Word. Todo se actualiza automáticamente. ¿Recuerdas los días en los que olvidarse de pulsar “Guardar” podía echar por tierra el trabajo de todo un día? Trabajar con software en la nube significa que nunca volverá a ocurrir.

La respuesta de Google a Excel, Hojas de cálculo de Google, funciona sobre la misma base. Todo el equipo puede acceder a la misma hoja de cálculo actualizada a través de su navegador. Sólo necesitan el enlace.

7. Hacer algo de formación

Para preparar la migración de Microsoft a Google, infórmate sobre las principales diferencias e invierte en formación y asesoramiento de expertos para hacerlo bien. Consulta el artículo de Ben Collin De Excel a Google Sheets talleres, cursos online y guías prácticas. Como uno de los principales expertos en Google Sheets del mundo, sus cursos han ayudado a más de 20.000 personas a entender cómo trabajar con Google Sheets y a realizar la transición sin problemas.

8. Almacenar archivos en espacios compartidos

Asegúrate de que todo tu equipo puede acceder a todos los archivos que necesite guardándolos en una carpeta compartida, como Google Drive de la empresa o Dropbox. Recuerde a sus colegas que comprueben que han habilitado correctamente los permisos de uso compartido, permitiendo a los colaboradores ver o editar los archivos según sea necesario.

9. Mejora la calidad de tus videollamadas

Crear una auténtica experiencia “cara a cara” es más fácil si sus colegas pueden verle la cara. Las videoconferencias pueden ser casi tan auténticas y naturales como sentarse juntos. Aun así, es útil tomar algunas medidas para asegurarse de que la calidad sea mejor que la de FaceTiming con tu madre. Recuérdalo:

• Utiliza auriculares con micrófono para que tu voz no resuene en los altavoces del ordenador. Si pasas mucho tiempo en llamadas, invierte en un altavoz de calidad, como un Jabra.
• Empuja la pantalla hacia atrás para que sea visible y comprueba la iluminación.
• En una llamada de grupo, silénciate cuando no estés hablando. Cierra la puerta, cierra la ventana e intenta reducir el ruido de fondo. Estos sonidos pueden ser imperceptibles para ti, pero pueden resultar increíblemente molestos para las personas que intentan escucharte, ya que el micrófono los capta.
• Compartir tu pantalla y presentarla al grupo es una forma sencilla de ilustrar lo que estás diciendo. Antes de hacer clic, recuerda que verán todo lo que hay en tu pantalla: cierra las pestañas que no quieras que vean tus clientes o compañeros.

10. Trasladar los actos físicos a Internet

¿Qué ocurre con las conferencias y eventos cuando su equipo trabaja a distancia y sus clientes están repartidos por todas partes? Los eventos también pueden continuar, con un poco de creatividad. Plataformas de eventos en línea como Hopin prometen “hacer que la distancia sea irrelevante” organizando eventos mediante retransmisiones en directo y vídeos. Desde talleres y eventos de networking hasta ferias comerciales, el impresionante software de Hopin reproduce eventos de la vida real con áreas designadas como un “escenario” y “cabinas de exposición”. Nuestro equipo ha utilizado Hopin para conferencias en línea, y nos pareció que funcionaba de maravilla para participar en charlas de expertos, interactuar con los asistentes y establecer contactos con socios.

11. Automatice

En un flujo de trabajo automatizado, los datos fluyen automáticamente, y usted decide dónde (y a quién) quiere que vayan esos datos. Esto puede eliminar la necesidad de comunicación. Imagina que compartes regularmente ciertas cifras con un colega de otro departamento. En lugar de celebrar una reunión, enviar un correo electrónico o hablar por teléfono, puedes crear un flujo de trabajo para compartir esos datos específicos con ellos. La función de colaboración de Google Sheets es muy potente, pero a veces no quieres compartir una hoja de cálculo entera. Sheetgo le permite crear flujos de trabajo personalizados, moviendo y filtrando los datos precisos que desee, de hoja a hoja.

12. Utilizar sesiones de trabajo en directo

En lugar de discutir sobre el trabajo que has hecho o vas a hacer, intenta hacerlo juntos, en tiempo real. Esto significa trabajar en archivos compartidos en línea, como Google Docs o Google Slides. Si estás trabajando en un proyecto que requiere cientos de mensajes de ida y vuelta, programa en su lugar una sesión de trabajo por vídeo. Si habláis en directo mientras trabajáis en el archivo, a menudo podréis completar una tarea en la mitad de tiempo de lo que os llevaría de otro modo.

13. Utilizar una plataforma de colaboración

Si tienes un gran equipo trabajando todos en G Suite, conecta e integra a todos y todo con una plataforma como Happeo. Conecta todas las herramientas de G Suite para crear una intranet, un portal y un directorio de RRHH en uno.

14. Crear una cultura comunitaria

Si los compañeros se conocen y entienden mejor personalmente, hay menos posibilidades de confusión o malentendidos a nivel profesional. Al trabajar con un equipo diverso de 10 nacionalidades y hablantes de varios idiomas, intentamos fomentar un sentimiento de amistad y entendimiento intercultural con noches de juego en línea, un canal de Slack “aleatorio” para publicar cosas no laborales y videoconferencias y co-working regulares para toda la empresa, incluidas reuniones del Ayuntamiento y hackathones mensuales.

15. Seguimiento de tareas y productividad

Imagine una típica reunión de equipo alrededor de una mesa, con notas adhesivas, una pizarra y todos aportando ideas a la sesión de brainstorming. Los equipos remotos que funcionan bien encuentran la manera de replicar esa experiencia, pero en línea.

Utilice una herramienta de gestión de proyectos. Existen excelentes programas de gestión de proyectos, como Campamento base, que te ofrece un espacio virtual para colaborar en proyectos en equipo. Piensa en listas de tareas, almacenamiento de archivos, calendarios de proyectos y sistemas de mensajería, todo en uno.

Utiliza hojas de cálculo sencillas. ¿No quiere gastar más en software caro? No hay problema. Puedes utilizar tu software ofimático habitual como una eficaz herramienta de gestión de proyectos para un equipo remoto. Echa un vistazo a nuestras plantillas gratuitas basadas en Google Sheets para la planificación y el seguimiento. OKRs de la empresa y gestión de proyectos. Con un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo, puedes planificar proyectos, establecer plazos y objetivos con tus compañeros, actualizar el progreso e informar en cuadros de mando a todo tu equipo, sin necesidad de enviar mensajes de un lado a otro. Para obtener más ayuda y orientación sobre la creación de un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo, habla con un experto en Sheetgo.

Mantenga a su equipo conectado cuando trabaje a distancia

Si nunca lo has hecho antes o tienes que hacer el cambio de repente, trabajar a distancia puede ser todo un reto. Pero gracias a las nuevas tecnologías en línea, cada vez es mejor. Cuídese y manténgase sano con pausas para hacer ejercicio. No olvides ponerte en contacto con los demás si te sientes aislado o solo, cuida de ti mismo y de tus compañeros: programa un vídeo diario para apoyaros mutuamente, levantar la moral y mantener una estructura de equipo cohesionada.