Suivi automatique de l'assiduité dans Google Classroom

Travailler à domicile n'est facile pour personne, mais pour les enseignants, cela représente un défi organisationnel majeur. L'enseignement est l'un des métiers les plus interactifs au monde. Il implique une communication personnelle avec une trentaine d'élèves à la fois. Multipliez ce chiffre pour toutes vos classes et il n'est pas rare de travailler avec plusieurs centaines d'élèves chaque semaine.

Bien que la technologie ne puisse jamais remplacer l'expérience physique de se tenir devant une salle de classe ou un amphithéâtre, l'enseignement en ligne, la collaboration et les logiciels vidéo s'améliorent sans cesse.

L'un des outils éducatifs en ligne les plus populaires est Google Classroom. Surnommé “Mission Control for Teachers”, Classroom permet aux enseignants de partager des documents, de définir des devoirs, de noter les travaux et de donner un retour d'information aux élèves, le tout à partir d'une plateforme centrale.

Il possède de nombreuses fonctionnalités intéressantes, mais son inconvénient est qu'il n'intègre pas la fonction de suivi des présences de Google Classroom.

Contrôler l'assiduité dans Google Classroom

En plus de vérifier si les élèves sont à jour avec le matériel de cours, le contrôle de l'assiduité peut aider les enseignants à garder un œil sur le développement, la santé et le bien-être des élèves. Lorsqu'une école est isolée, les enseignants deviennent souvent le seul point de contact pour les élèves. Par conséquent, les tuteurs peuvent être amenés à jouer un rôle de protection et de soutien, en contrôlant les étudiants vulnérables et en communiquant leurs inquiétudes aux responsables.

Un système pour les enseignants et le personnel administratif

Alors que les enseignants doivent suivre leurs propres élèves, les administrateurs ont la tâche complexe de rassembler les informations de l'ensemble de l'école. Là encore, Google Classroom ne contient pas de fonction intégrée pour faciliter cette tâche. Mais si votre école utilise Google Classroom, vous utilisez probablement déjà d'autres outils G Suite tels que Google Docs, Slides et Sheets.

Il est possible de créer soi-même un système de gestion des présences personnalisé en utilisant tout ce qui est inclus dans le logiciel Espace de travail Google pour l'éducation. Dans cet article, je vous montrerai comment mettre en place un système automatisé de suivi des présences en utilisant Google Classroom, Google Sheets et Google Forms.

 Pourquoi utiliser Google Sheets pour suivre l'assiduité dans Google Classroom ?

• Google Sheets est flexible, ce qui vous permet de créer un système personnalisé pour votre école. Lorsque les besoins évoluent, vous pouvez adapter et modifier le système vous-même, sans assistance informatique.
• Si vous utilisez G Suite pour l'éducation, Sheets est gratuit et vous n'aurez donc pas besoin d'investir dans un nouveau logiciel.
• Google Sheets est facile à utiliser pour les enseignants et accessible de n'importe où, à n'importe quel moment, du moment qu'ils disposent d'une connexion Internet.

Qu'est-ce qu'un flux de travail basé sur une feuille de calcul ?

• Un flux de travail basé sur une feuille de calcul se compose de plusieurs connecté Google Sheets. Ces fichiers échangent des données entre eux via des connexions Sheetgo.
• Un flux de travail permet aux enseignants et aux administrateurs de partager des données automatiquement sans partager la même feuille de calcul. Des fichiers séparés, mais connectés, garantissent la confidentialité des données. Chaque enseignant traite les informations relatives à ses propres élèves, mais les responsables peuvent accéder aux données de l'ensemble du département, de l'école ou du district.
• Un flux de travail Google Sheets est évolutif : lorsque vous devez ajouter une nouvelle classe ou un enseignant supplémentaire, il vous suffit d'ajouter une feuille supplémentaire au flux de travail. Il est également facile d'intégrer le flux de travail à d'autres logiciels ou de le connecter à d'autres services, tels que la comptabilité, afin de générer des rapports pour les responsables.

Suivi de l'assiduité dans Google Classroom à l'aide d'un modèle

Le modèle de gestion de l'assiduité de Sheetgo est un système prédéfini pour le suivi des élèves. Bien qu'il soit basé sur Google Sheets, il est un peu différent d'un modèle de feuille de calcul standard.

Avec ce système

• Les enseignants disposent d'un moyen simple de suivre l'assiduité dans Google Classroom.
• Les administrateurs scolaires peuvent collecter automatiquement les registres de présence de chaque enseignant et générer des rapports de présence automatisés pour chaque élève et chaque classe.
• Les responsables peuvent avoir une vue d'ensemble dans le tableau de bord automatisé, avec des graphiques affichant les niveaux de présence à distance.

Comment obtenir le modèle d'assiduité de Google Sheets

Cliquez sur le bouton bleu ci-dessous pour vous inscrire à Sheetgo et installer le modèle de workflow de Sheetgo.

Fonctionnement du modèle

Le modèle est conçu pour des cours en face à face, mais il est facile à adapter à l'enseignement en ligne et au contrôle de l'assiduité dans Google Classroom.

Normalement, chaque enseignant ouvre sa feuille de calcul au début du cours sur son ordinateur portable ou sa tablette. Il indique manuellement si chaque élève est P : présent, T : en retard, E : excusé ou U : non excusé (absent) à l'aide du menu déroulant. Si vous souhaitez utiliser le modèle pour des cours en face à face, obtenir les instructions complètes ici.

Pour adapter le modèle aux classes à distance, il faut utiliser les formulaires Google. Au début de chaque cours en ligne, l'enseignant partage un lien spécial avec les étudiants via Google Classroom. Tous les étudiants participants doivent “s'enregistrer” en soumettant le formulaire. Au lieu que l'enseignant doive enregistrer manuellement quel étudiant s'est présenté au cours, les données sont automatiquement intégrées dans la feuille de calcul de l'enseignant à partir des formulaires.

Étape 2 : Adapter le modèle aux classes éloignées

Le modèle de gestion de l'assiduité de Sheetgo contient une feuille de calcul principale qui consolide les données d'assiduité de chaque classe. Il résume les données sous forme de tableaux pour donner aux responsables une vue d'ensemble de l'assiduité dans l'école.

Cette feuille de calcul centrale est reliée à trois Classe feuilles de calcul. Les fichiers inclus dans le modèle sont intitulés Histoire, Mathématiques et Sciences. Ils contiennent des exemples de données, juste pour vous montrer comment fonctionne le système.

Les enseignants utilisent ces Classe pour enregistrer les présences des élèves. Les données sont transférées vers la feuille maîtresse via des connexions Sheetgo. Cela crée un “flux de travail” qui peut être automatisé en programmant des mises à jour régulières.

2.2 Copier la nouvelle feuille de calcul de la classe

Pour adapter le flux de travail aux classes à distance, il vous suffit de remplacer chaque feuille de calcul Classe pré-connectée par un fichier différent. Cliquez sur ce lien pour copier le nouveau Classe à distance feuille de calcul.

Faites autant de copies que nécessaire pour différentes classes et renommez les fichiers en conséquence.

2.3 Vérifier les formulaires Google

Les Classe à distance La feuille de calcul est accompagnée de deux formulaires Google. Tout d'abord, vérifions si ces formulaires sont correctement configurés.

Ouvrez la feuille de calcul et accédez à la section Formulaire de présence onglet. Allez à Outils dans la barre de menu en haut de l'écran.

Cliquez sur Gérer le formulaire > Modifier le formulaire. Dans le formulaire lui-même, cliquez sur le lien “Modifier les paramètres”.

Dans Paramètres, cliquez sur Réponses et assurez-vous que l'option Collecter des adresses électroniques et Restreint aux utilisateurs de [nom de votre organisation] et de ses organisations de confiance sont toutes deux cochées.

En cochant ces deux options, le formulaire obtiendra automatiquement l'adresse e-mail du compte Google de l'utilisateur (dans ce cas, il s'agit de l'étudiant qui est connecté).

Vos étudiants utiliseront ce formulaire pour confirmer qu'ils sont présents dans une classe en ligne. Notez que ce formulaire ne contient aucun champ à remplir. Vos élèves n'ont qu'à cliquer sur le bouton Soumettre pour enregistrer leur présence dans la classe.

Au début de chaque session en ligne, vous devez partager le lien du formulaire avec vos élèves via Google Classroom. Je vous montrerai plus tard comment procéder, mais avant cela, configurons le modèle.

Comment enregistrer les absences

En plus du formulaire de participation, vous verrez que la feuille de calcul contient également un formulaire de participation. Formulaire d'excuse d'absence. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour enregistrer une absence autorisée. Ce formulaire peut également être utilisé par les parents pour communiquer quand et pourquoi leur enfant sera absent de la classe. C'est beaucoup plus simple que les courriels et tout est enregistré dans la feuille de calcul, ce qui permet aux administrateurs de vérifier les informations.

Contrairement au formulaire de participation, le formulaire Formulaire d'excuse d'absence contient quelques champs à remplir. Il s'agit de l'adresse électronique de l'élève, de la date de l'absence, de la justification et d'un champ de téléchargement de fichiers pour joindre des fichiers (tels que des reçus de rendez-vous médicaux, des photos, des vidéos, etc.) Ce formulaire est prêt à l'emploi ; vous n'avez pas besoin de vérifier ou d'ajuster les paramètres.

2.4 Remplacer les feuilles de calcul de la classe par les feuilles de calcul de la classe éloignée

Comme indiqué précédemment, le modèle de gestion de l'assiduité de Sheetgo contient trois feuilles de calcul pré-connectées (Histoire, Mathématiques et Sciences) pour les cours en présentiel. Vous devez maintenant les remplacer par Classe à distance les feuilles de calcul.

Allez sur Google Drive, ouvrez le dossier que Sheetgo a créé avec les anciens fichiers de la classe. Vous trouverez ce dossier sous Google Drive > Modèles de Sheetgo > Gestion des présences.

Supprimer les 3 feuilles de calcul des classes.

2.5 Remplacer les connexions dans le flux de travail

Ouvrez Sheetgo, localisez et cliquez sur le Gestion des présences dans la barre située à gauche de l'écran.

Cliquez sur l'icône Connexions dans le coin supérieur droit. Vous verrez qu'il y a trois connexions : Aperçu par étudiant, Aperçu par mois et Contrôle complet des présences.

Tout d'abord, supprimez la connexion Contrôle complet des présences.

Cette connexion n'est pas nécessaire si vous adaptez le modèle pour des classes distantes.

Pour supprimer la connexion, cliquez sur le menu (⋮) à côté de la connexion et cliquez sur Supprimer.

Aperçu par étudiant et Aperçu par mois sont Consolider des connexions. Cela signifie qu'ils tirent des données de plusieurs feuilles de calcul (les fichiers de classe) en un seul fichier (la feuille maîtresse de gestion des présences).

Sheetgo fonctionne en déplaçant les données d'un onglet source (feuille) vers un onglet de destination (feuille). Classe à distance vous devez faire attention au nom de l'onglet. Le nom de l'onglet est le même que le nom de la connexion.

Pour commencer, connectons le premier nouveau Classe à distance fichier. Dans cet exemple, la feuille de calcul que je souhaite connecter au modèle s'appelle Cours de français à distance.

A côté de la première connexion, Vue d'ensemble par étudiant, cliquer sur le menu (⋮) alors Modifier la connexion.

L'éditeur de connexion s'ouvre. En haut de l'écran, Source Data : Fichiers multiples indique qu'il s'agit d'une connexion consolidée.

Vous verrez également que Sheetgo affiche les anciens fichiers (Histoire, Mathématiques et Sciences), bien que vous les ayez supprimés de votre Google Drive. C'est juste pour que vous puissiez voir les connexions et les remplacer par de nouveaux fichiers.

Cliquez sur le premier fichier de la liste : L'histoire.

Cliquez maintenant sur l'icône Google Drive Modifier le fichier.

Sélectionnez la première de vos nouvelles feuilles de calcul de classe à distance et cliquez sur Terminé.

Ici, vous pouvez voir que j'ai sélectionné mon fichier Cours de français à distance et il apparaît dans Sheetgo.

Sélectionnez l'onglet fichier

Passons maintenant à l'étape importante : sélectionner la bonne onglet fichier. Voici l'onglet source dans mon Cours de français à distance qui contient les données que je souhaite intégrer à la feuille maîtresse.

Dans ce cas, il s'agit de Aperçu par étudiant.

Ici, je remplacerai les fichiers de sciences et de mathématiques par deux autres feuilles de calcul distantes pour mes cours d'allemand et d'espagnol.

Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Répéter pour l'autre connexion

Vous avez maintenant remplacé les fichiers pour l'une des connexions : Aperçu par étudiant. Il est maintenant temps de connecter les fichiers pour l'autre connexion : Aperçu par mois.

Dans la liste des connexions au flux de travail, cliquez sur Aperçu par mois, Cliquez sur l'icône de menu (⋮) alors Editer.

Comme précédemment, remplacez chaque fichier de la liste par vos nouveaux fichiers distants et sélectionnez l'onglet de la source correcte. Cette fois, l'onglet source correct est Aperçu par mois.

Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Étape 3 : Publier les formulaires

Dans chacune de vos nouvelles feuilles de calcul de la classe à distance, accédez à la section Formulaire de présence onglet. Dans la barre de menu supérieure, cliquez sur Formulaire > Aller au formulaire en ligne.

Un nouvel onglet s'ouvre dans votre navigateur avec le formulaire en ligne. Copiez l'URL et publiez-la dans la page Google Classroom pour cette matière spécifique.

Lorsque vous souhaitez partager le Formulaire d'excuse d'absence, le faire exactement de la même manière.

Ouvrez l'onglet Excuse d'absence, puis cliquez sur Formulaire >Aller au formulaire en ligne. Copiez l'URL et partagez-la avec les parents ou les administrateurs afin qu'ils puissent s'inscrire et justifier l'absence de l'élève.

Ces formulaires sont indépendants de Google Classroom, vous pouvez donc les publier sur l'intranet de votre école ou les envoyer par courrier électronique ou par chat de groupe.

Étape 4 : Compléter la configuration de votre système de téléprésence

Ce modèle de suivi des présences à distance fonctionne de la même manière que le modèle original de Sheetgo. Comme vous l'avez lu précédemment, les enseignants sélectionnent manuellement P (présent) T (en retard) E (excusé) et U (non excusé) pour chaque élève.

Dans ce flux de travail adapté, ces entrées sont automatiquement complétées par des fonctions en cellule. Ces fonctions récupèrent des données dans la base de données Formulaire de présence et le Formulaire d'excuse d'absence.

Il est important de noter que ce modèle adapté requiert à la fois le nom et l'adresse électronique de l'étudiant (contrairement au modèle original).

L'adresse électronique de l'étudiant est utilisée par les fonctions pour recouper les informations et vérifier quel étudiant s'est connecté et a assisté au cours.

C'est pourquoi vous devez indiquer le nom et l'adresse électronique de tous les étudiants dans le formulaire d'inscription. Instructions de chaque feuille de calcul de la classe à distance.

Voici comment cela fonctionne :

La fonction recherche les Formulaire de présence pour voir si l'étudiant s'est présenté ce jour-là. Si c'est le cas, la cellule affichera un P (présent) pour cette date.

Lorsque l'élève n'est pas trouvé dans le Formulaire de présence la fonction recherchera les réponses de l Formulaire d'excuse d'absence. Si la fonction trouve une excuse pour l'élève à cette date spécifique, la cellule affichera un E (Excusé) sinon elle affichera un U (Non excusé).

Contrairement au modèle original, ce modèle n'inclut pas le statut T (Tardy - ou en retard).

Étape 5 : Démarrer et automatiser le flux de travail de Google Classroom

Si vous êtes administrateur et que vous ne l'avez pas encore fait, partagez les nouvelles feuilles de calcul de la classe à distance avec chaque enseignant responsable, en utilisant la fonction de partage de Google Sheets.

Une fois que tout est configuré et que vous et vos collègues commencez à utiliser le modèle, il est temps de mettre à jour le flux de travail. Chaque fois que vous mettez à jour le flux de travail, de nouvelles données sont extraites des feuilles de calcul source (dans ce cas, les fichiers Remote Class des enseignants) et introduites dans la feuille de calcul de destination (votre feuille maîtresse de gestion de l'assiduité).

Vous pouvez le faire manuellement en ouvrant Sheetgo, en cliquant sur le flux de travail Gestion des présences et en cliquant sur Exécuter dans le coin inférieur gauche .

Vous souhaitez élargir le modèle ?

Pour ajouter d'autres fichiers sources au flux de travail, copiez l'un de vos fichiers Classe à distance et les connecter à l'aide de Sheetgo.

Ouvrez Sheetgo, cliquez sur votre flux de travail de gestion des présences, puis allez dans la section Connexions liste. Cliquez sur l'icône de menu (⋮) à côté de chaque connexion, puis Modifier la connexion.

Sous Source Data> Multiple Files, vous verrez votre liste actuelle de fichiers connectés.

Faites défiler vers le bas et cliquez sur +Ajouter un autre fichier source. 

Localisez le nouveau fichier dans Google Drive et cliquez sur Terminé

Sélectionnez l'onglet Fichier correct, puis cliquez sur Fait.

Répétez cette opération pour d'autres fichiers, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.