Seguimiento automático de la asistencia a Google Classroom

Trabajar desde casa no es fácil para nadie, pero para los profesores supone un importante reto organizativo. Al ser uno de los trabajos más interactivos del mundo, la docencia implica una comunicación personal con hasta 30 alumnos a la vez. Multiplíquelo por todas sus clases, y no es raro trabajar con varios cientos de alumnos cada semana.

Aunque la tecnología nunca podrá sustituir la experiencia física de estar frente a un aula o una sala de conferencias, la enseñanza en línea, la colaboración y el software de vídeo no dejan de mejorar.

Una de las herramientas educativas en línea más populares es Aula Google. Denominada “Mission Control para profesores”, Classroom permite a los educadores compartir materiales, establecer tareas, calificar el trabajo y dar su opinión a los alumnos, todo desde una plataforma central.

Tiene un montón de funciones estupendas, pero un inconveniente es que no lleva incorporada la función de control de asistencia de Google Classroom.

Controlar la asistencia a Google Classroom

Además de comprobar si los alumnos están al día con el material del curso, el control de asistencia puede ayudar a los profesores a vigilar el desarrollo, la salud y el bienestar de los estudiantes. Cuando una escuela se deslocaliza, los profesores se convierten a menudo en el único punto de contacto para los alumnos. Por ello, los tutores pueden tener que asumir un papel de protección y apoyo, controlando a los alumnos vulnerables y comunicando cualquier preocupación a los directores.

Un sistema para profesores y personal administrativo

Mientras que los profesores tienen que hacer un seguimiento de sus propios alumnos, los administradores tienen la compleja tarea de cotejar la información de toda la escuela. Una vez más, Google Classroom no contiene una función integrada que ayude en esta tarea. Pero si tu centro utiliza Google Classroom, probablemente ya estés utilizando otras herramientas de G Suite como Google Docs, Slides y Sheets.

Es posible crear un sistema de gestión de asistencia personalizado utilizando todo lo que se incluye en Espacio de trabajo de Google para la educación. En este artículo, te mostraré cómo configurar un sistema automatizado de seguimiento de la asistencia mediante Google Classroom, Google Sheets y Google Forms.

 ¿Por qué utilizar Hojas de cálculo de Google para realizar un seguimiento de la asistencia a Google Classroom?

• Google Sheets es flexible, lo que te permite crear un sistema personalizado para tu centro educativo. Cuando cambien las necesidades, podrás adaptar y modificar el sistema tú mismo, sin necesidad de asistencia informática.
• Si utilizas G Suite for Education, Sheets es gratuito, por lo que no tendrás que invertir en ningún software nuevo.
• Google Sheets es fácil de usar para los profesores y accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que dispongan de conexión a Internet.

¿Qué es un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo?

• Un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo se compone de múltiples conectado Hojas de cálculo de Google. Estos archivos intercambian datos entre ellos a través de conexiones Sheetgo.
• Un flujo de trabajo permite a profesores y administradores compartir datos automáticamente sin compartir la misma hoja de cálculo. Archivos separados, pero conectados, garantizan la privacidad de los datos. Cada profesor maneja la información de sus propios alumnos, pero los administradores pueden acceder a los datos de todo el departamento, centro o distrito.
• Un flujo de trabajo de Google Sheets es escalable: cuando necesites añadir una nueva clase o un profesor más, sólo tienes que añadir una hoja más al flujo de trabajo. También es fácil integrar el flujo de trabajo con otro software o conectarlo a otros departamentos, como contabilidad, para generar informes para los gestores.

Seguimiento de la asistencia a Google Classroom con una plantilla

La plantilla de gestión de asistencia de Sheetgo es un sistema pre-construido para el seguimiento de los estudiantes. Aunque se basa en Google Sheets, es un poco diferente de una plantilla de hoja de cálculo estándar.

Con este sistema

• Los profesores disponen de una forma sencilla de realizar un seguimiento de la asistencia en Google Classroom.
• Los administradores escolares pueden recopilar automáticamente los registros de asistencia de cada profesor y generar informes de asistencia automatizados para cada alumno y clase.
• Los gestores pueden ver el “panorama general” en el cuadro de mandos automatizado, con gráficos que muestran los niveles de asistencia remota.

Cómo obtener la plantilla de asistencia de Google Sheets

Haga clic en el botón azul de abajo para registrarse en Sheetgo e instalar la plantilla de flujo de trabajo de asistencia de Sheetgo.

Funcionamiento de la plantilla

La plantilla está diseñada para clases presenciales, pero es fácil de adaptar a la enseñanza en línea y al control de asistencia de Google Classroom.

Normalmente, cada profesor abre su hoja de cálculo al comienzo de la clase en su ordenador portátil o tableta. Introducen manualmente si cada alumno está P: presente, T: tarde, E: justificado o U: injustificado (ausente) utilizando el menú desplegable. Si desea utilizar la plantilla para clases presenciales, instrucciones completas aquí.

Para adaptar la plantilla a las clases a distancia, se utiliza Google Forms. Al comienzo de cada clase en línea, el profesor comparte un enlace especial con los alumnos a través de Google Classroom. Todos los alumnos participantes deben “registrarse” en la clase enviando el formulario. En lugar de que el profesor tenga que registrar manualmente qué alumno se presentó a clase, los datos fluyen a la hoja de cálculo del profesor automáticamente desde los formularios.

Paso 2: Adaptar la plantilla a las clases remotas

La plantilla de gestión de asistencia de Sheetgo contiene una hoja de cálculo maestra que consolida los datos de asistencia de cada clase. Resume los datos en gráficos para dar a los administradores una visión general de la asistencia en toda la escuela.

Esta hoja de cálculo central está conectada a tres Clase hojas de cálculo. Los archivos incluidos en la plantilla se llaman Historia, Matemáticas y Ciencias. Contienen datos de ejemplo, sólo para mostrarle cómo funciona el sistema.

Los profesores utilizan estos Clase para registrar la asistencia de los alumnos. Los datos se transfieren a la hoja maestra a través de las conexiones de Sheetgo. Esto crea un “flujo de trabajo” que puede automatizarse programando actualizaciones periódicas.

2.2 Copiar la nueva hoja de cálculo Clase

Para adaptar el flujo de trabajo para clases remotas, sólo tiene que sustituir cada hoja de cálculo de clase preconectada por un archivo diferente. Haga clic en este enlace para copiar el nuevo Clase remota hoja de cálculo.

Haga tantas copias como necesite para las distintas clases y cambie el nombre de los archivos en consecuencia.

2.3 Comprobar los formularios de Google

En Clase remota viene con dos formularios de Google adjuntos. En primer lugar, vamos a comprobar si estos formularios están configurados correctamente.

Abra la hoja de cálculo y vaya a la sección Formulario de asistencia pestaña. Ir a Herramientas en la barra de menús de la parte superior de la pantalla.

Haga clic en Gestionar formulario > Editar formulario. Dentro del propio formulario, haga clic en el enlace “Cambiar ajustes”.

Dentro de Configuración, haga clic en Respuestas y asegúrese de que la opción Recopilar direcciones de correo electrónico y Restringir a los usuarios de [nombre de su organización] y sus organizaciones de confianza están marcadas.

Al marcar estas dos opciones, el formulario obtendrá automáticamente la dirección de correo electrónico de la cuenta de Google del usuario (en este caso, es el estudiante que ha iniciado sesión).

Sus alumnos utilizarán este formulario para confirmar que están presentes en una clase en línea. Tenga en cuenta que este formulario no contiene ningún campo que rellenar. Sus alumnos sólo tienen que hacer clic en el botón Enviar para registrar su presencia en la clase.

Al principio de cada sesión en línea, tienes que compartir el enlace del formulario con tus alumnos a través de Google Classroom. Te mostraré cómo hacerlo más adelante, pero primero, vamos a configurar la plantilla.

Cómo registrar las ausencias

Además del formulario de Asistencia, verá que la hoja de cálculo también contiene un Formulario de excusa por ausencia. Puede utilizar este formulario para registrar una ausencia aprobada. Los padres también pueden utilizar este formulario para comunicar cuándo y por qué su hijo faltará a clase. Es mucho más fácil que los correos electrónicos y todo queda registrado en la hoja de cálculo, lo que permite a los administradores comprobar la información.

A diferencia del formulario de asistencia, el formulario Formulario de justificación de ausencia contiene un par de campos que hay que rellenar. Estos incluyen la dirección de correo electrónico del estudiante, la fecha de la ausencia, la justificación y un campo de carga de archivos para adjuntar archivos (como recibos de citas médicas, fotos, vídeos, etc.). Este formulario está listo para usar; no es necesario comprobar ni ajustar la configuración.

2.4 Sustituir las hojas de cálculo Clase por las hojas de cálculo Clase Remota

Como se ha descrito anteriormente, la plantilla de gestión de asistencia de Sheetgo contiene tres hojas de cálculo de Clase preconectadas (Historia, Matemáticas y Ciencias) para las clases presenciales. Ahora debe cambiarlas por Clase remota hojas de cálculo.

Vaya a Google Drive, abra la carpeta que Sheetgo creó con los archivos antiguos de la Clase. Encontrará esta carpeta en Google Drive > Plantillas Sheetgo > Gestión de la asistencia.

Elimine las 3 hojas de cálculo Clase.

2.5 Sustituir las conexiones en el flujo de trabajo

Abra Sheetgo, localice y haga clic en Gestión de la asistencia en la barra de la izquierda de la pantalla.

Haga clic en el botón Conexiones en la esquina superior derecha. Verás que hay tres conexiones: Resumen por estudiante, Resumen mensual y Control de asistencia completo.

En primer lugar, elimine la conexión Control de asistencia completo.

Esta conexión no es necesaria si está adaptando la plantilla para clases remotas.

Para suprimir la conexión, pulse en el menú (⋮) junto a la conexión y pulse Borrar.

Resumen por estudiante y Resumen mensual son Consolidar conexiones. Esto significa que extraen datos de múltiples hojas de cálculo (los archivos de Clase) en un solo archivo (la hoja maestra de Gestión de Asistencia).

Sheetgo funciona moviendo los datos de una pestaña (hoja) de origen a una pestaña (hoja) de destino, de modo que cuando se conecta el Clase remota debe prestar atención al nombre de la pestaña. El nombre de la pestaña es el mismo que el nombre de la conexión.

Para empezar, conectemos el primer nuevo Clase remota archivo. En este ejemplo, la hoja de cálculo que quiero conectar a la plantilla se llama Clase de francés a distancia.

Junto a la primera conexión, Resumen por estudiante, pulse en el menú (⋮) entonces Editar conexión.

Se abre el editor de conexiones. En la parte superior de la pantalla, Fuente de datos: Múltiples ficheros indica que se trata de una conexión consolidada.

También verás que Sheetgo muestra los archivos antiguos (Historia, Matemáticas y Ciencias), aunque los hayas borrado de tu Google Drive. Esto es solo para que puedas ver las conexiones y reemplazarlas con archivos nuevos.

Haga clic en el primer archivo de la lista: Historia.

Ahora haz clic en el icono de Google Drive Cambiar archivo.

Seleccione la primera de sus nuevas hojas de cálculo de Clase remota y haga clic en Hecho.

Aquí puede ver que he seleccionado mi archivo Clase de francés a distancia y aparece en Sheetgo.

Seleccione la pestaña archivo

Ahora viene el paso importante: seleccionar el ficha de archivo. Esta es la pestaña fuente en mi Clase de francés a distancia que contiene los datos que quiero introducir en la hoja maestra.

En este caso, es Resumen por estudiante.

En este caso, sustituiré los archivos de Ciencias y Matemáticas por otras dos hojas de cálculo remotas para mis clases de alemán y español.

Haga clic en Guarda los cambios.

Repetir para la otra conexión

Ha sustituido los archivos de una de las conexiones: Resumen por estudiante. Ahora es el momento de conectar los archivos para la otra conexión: Resumen mensual.

En la lista de conexiones del flujo de trabajo, vaya a Resumen mensual, haga clic en el icono del menú (⋮) entonces Editar.

Como antes, sustituye cada archivo de la lista por tus nuevos archivos remotos y selecciona la pestaña de fuente correcta. Esta vez, la pestaña correcta es Resumen mensual.

Haga clic en Guardar cambios.

Paso 3: Publicar los formularios

Dentro de cada una de las hojas de cálculo de la nueva clase remota, vaya al campo Formulario de asistencia pestaña. En la barra de menú superior, haga clic en Formulario > Ir al formulario en directo.

Se abrirá una nueva pestaña en tu navegador con el formulario activo. Copie la URL y publíquela en la página de Google Classroom para esa asignatura específica.

Cuando quieras compartir el Formulario de excusa por ausencia, hacerlo exactamente de la misma manera.

Abra la pestaña Excusa de ausencia y haga clic en Formulario >Ir al formulario en directo. Copie la URL y compártala con los padres o administradores para que puedan registrarse y justificar la ausencia de un alumno.

Estos formularios son independientes de Google Classroom, por lo que puedes publicarlos en la intranet de tu centro o enviarlos por correo electrónico o chats de grupo.

Paso 4: Complete la configuración de su sistema de teleasistencia

Esta plantilla de seguimiento de asistencia remota funciona de forma similar a la plantilla original de Sheetgo. Como ha leído antes, normalmente los profesores seleccionan manualmente P (presente) T (tarde) E (justificado) y U (injustificado) para cada estudiante.

En este flujo de trabajo adaptado, estas entradas se rellenan automáticamente mediante funciones dentro de la celda. Estas funciones recuperan datos del Formulario de asistencia y el Formulario de justificación de ausencia.

Es importante señalar que esta plantilla adaptada requiere tanto el nombre del estudiante como su dirección de correo electrónico (a diferencia de la plantilla original).

La dirección de correo electrónico del estudiante es utilizada por las funciones para cruzar información y verificar qué estudiante se ha conectado y ha asistido a la clase.

Por esta razón, debe rellenar todos los nombres y direcciones de correo electrónico de los estudiantes en el Instrucciones de cada hoja de cálculo de Clase remota.

Así es como funciona:

La función busca en Formulario de asistencia para ver si el estudiante se registró ese día. Si es así, la celda mostrará una P (presente) para esa fecha.

Cuando el alumno no se encuentra en el Formulario de asistencia la función buscará las respuestas Formulario de justificación de ausencia. Si la función encuentra una excusa para el estudiante en esa fecha específica, la celda mostrará una E (Excused) de lo contrario mostrará una U (Unexcused).

A diferencia de la plantilla original, esta plantilla no incluye el estado T (Tardanza - o retraso).

Paso 5: Iniciar y automatizar el flujo de trabajo de Google Classroom

Si eres administrador y aún no lo has hecho, comparte las nuevas hojas de cálculo de Remote Class con cada profesor responsable, utilizando la función para compartir de Google Sheets.

Una vez que todo está configurado y usted y sus colegas comienzan a utilizar la plantilla, es hora de actualizar el flujo de trabajo. Cada vez que actualiza el flujo de trabajo, se extraen datos nuevos de las hojas de cálculo de origen (en este caso, los archivos de Remote Class de los profesores) a la hoja de cálculo de destino (su hoja maestra de gestión de asistencia).

Puede hacerlo manualmente abriendo Sheetgo, haciendo clic en el flujo de trabajo Gestión de asistencia y haciendo clic en Ejecutar en la esquina inferior izquierda .

¿Quieres ampliar la plantilla?

Para añadir más archivos fuente al flujo de trabajo, copie uno de sus archivos Clase remota hojas de cálculo y conectarlo mediante Sheetgo.

Abra Sheetgo, haga clic en su flujo de trabajo de Gestión de Asistencia y luego vaya a la sección Conexiones lista. Haga clic en el icono de menú (⋮) junto a cada conexión y, a continuación Editar conexión.

En Datos de origen> Múltiples archivos, verá su lista actual de archivos conectados.

Desplácese hacia abajo y haga clic en +Añadir otro archivo fuente. 

Localiza el nuevo archivo en Google Drive y haz clic en Hecho

Seleccione la ficha Archivo correcta y, a continuación, haga clic en Hecho.

Repita este procedimiento para otros archivos y, a continuación, haga clic en Guarda los cambios.