Acompanhe a frequência do Google Classroom automaticamente

Trabalhar em casa não é fácil para ninguém, mas para os professores, isso representa um grande desafio organizacional. Como um dos trabalhos mais interativos do mundo, lecionar envolve a comunicação pessoal com até 30 alunos de uma só vez. Multiplique isso por todas as suas aulas e não é incomum trabalhar com várias centenas de alunos por semana.

Embora a tecnologia nunca possa substituir a experiência física de estar na frente de uma sala de aula ou de uma sala de conferência, o ensino on-line, a colaboração e o software de vídeo estão melhorando constantemente.

Uma das ferramentas educacionais on-line mais populares é Google Classroom. Apelidado de “Mission Control for Teachers” (Controle de missão para professores), o Classroom permite que os educadores compartilhem materiais, definam tarefas, avaliem trabalhos e deem feedback aos alunos, tudo em uma plataforma central.

Ele tem muitos recursos excelentes, mas uma desvantagem é que não há função integrada de controle de frequência do Google Classroom.

Monitorar a frequência no Google Classroom

Além de verificar se os alunos estão em dia com o material do curso, o monitoramento da frequência pode ajudar os professores a acompanhar o desenvolvimento, a saúde e o bem-estar dos alunos. Quando uma escola fica remota, os professores geralmente se tornam o único ponto de contato para os alunos. Como resultado, os tutores talvez precisem assumir uma função de proteção e apoio, verificando os alunos vulneráveis e comunicando quaisquer preocupações aos gerentes.

Um sistema para professores e equipe administrativa

Enquanto os professores precisam monitorar seus próprios alunos, os administradores têm a complexa tarefa de reunir informações de toda a escola. Novamente, o Google Classroom não contém uma função integrada para ajudar com isso. Mas se a sua escola usa o Google Classroom, você provavelmente já está usando outras ferramentas do G Suite, como o Google Docs, Slides e Sheets.

É possível criar você mesmo um sistema de gerenciamento de presença personalizado usando tudo o que está incluído no Google Workspace for Education. Neste artigo, mostrarei como configurar um sistema automatizado de controle de presença usando o Google Classroom, o Planilhas Google e o Formulários Google.

 Por que usar o Planilhas Google para monitorar a frequência no Google Classroom?

• O Google Sheets é flexível, permitindo que você crie um sistema personalizado para a sua escola. Quando as necessidades mudarem, você mesmo poderá adaptar e alterar o sistema, sem precisar de suporte de TI.
• Se estiver usando o G Suite for Education, o Sheets é gratuito, portanto, você não precisará investir em nenhum software novo.
• O Google Sheets é fácil de usar pelos professores e pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que haja uma conexão com a Internet.

O que é um fluxo de trabalho baseado em planilhas?

• Um fluxo de trabalho baseado em planilha consiste em vários conectado Planilhas Google. Esses arquivos trocam dados entre si por meio de conexões do Sheetgo.
• Um fluxo de trabalho permite que professores e administradores compartilhem dados automaticamente sem compartilhar a mesma planilha. Arquivos separados, mas conectados, garantem a privacidade dos dados. Cada professor lida com informações sobre seus próprios alunos, mas os gerentes podem acessar dados de todo o departamento, escola ou distrito.
• Um fluxo de trabalho do Planilhas Google é dimensionável: quando você precisa adicionar uma nova turma ou um professor extra, basta adicionar uma planilha extra ao fluxo de trabalho. Também é fácil integrar o fluxo de trabalho a outro software ou conectar-se a outros departamentos, como o de contabilidade, para gerar relatórios para os gerentes.

Acompanhe a frequência do Google Classroom com um modelo

O modelo de gerenciamento de frequência da Sheetgo é um sistema pré-construído para monitorar os alunos. Embora seja baseado no Planilhas Google, ele é um pouco diferente de um modelo de planilha padrão.

Com esse sistema

• Os professores têm uma maneira simples de monitorar a frequência no Google Classroom.
• Os administradores escolares podem reunir automaticamente os registros de frequência de cada professor e gerar relatórios de frequência automatizados para cada aluno e classe.
• Os gerentes podem ver o “quadro geral” no painel automatizado, com gráficos que exibem os níveis de atendimento remoto.

Como obter o modelo de atendimento do Planilhas Google

Clique no botão azul abaixo para se inscrever no Sheetgo e instalar o modelo de fluxo de trabalho de atendimento do Sheetgo.

Como o modelo funciona

O modelo foi criado para aulas presenciais, mas é fácil de ser adaptado ao ensino on-line e ao monitoramento de presença no Google Classroom.

Normalmente, cada professor abre sua planilha no início da aula em seu laptop ou tablet. Eles inserem manualmente se cada aluno está P: presente, T: atrasado, E: desculpado ou U: não desculpado (ausente) usando o menu suspenso. Se você quiser usar o modelo para aulas presenciais, Obtenha instruções completas aqui.

Para adaptar o modelo para aulas remotas, use o Google Forms. No início de cada aula on-line, o professor compartilha um link especial com os alunos por meio do Google Classroom. Todos os alunos participantes devem fazer o “check-in” na aula enviando o formulário. Em vez de o professor ter de registrar manualmente qual aluno compareceu à aula, os dados fluem para a planilha do professor automaticamente a partir dos formulários.

Etapa 2: Adaptar o modelo para classes remotas

O modelo de gerenciamento de frequência da Sheetgo contém uma planilha principal que consolida os dados de frequência de todas as turmas. Ele resume os dados em gráficos para dar aos gerentes uma visão geral da frequência em toda a escola.

Essa planilha central está conectada a três Classe planilhas eletrônicas. Os arquivos incluídos no modelo são denominados History, Math e Science. Eles contêm dados de amostra, apenas para mostrar a você como o sistema funciona.

Os professores usam esses Classe para registrar a frequência dos alunos. Os dados são transferidos para a planilha mestre por meio de conexões do Sheetgo. Isso cria um “fluxo de trabalho” que pode ser automatizado com o agendamento de atualizações regulares.

2.2 Copie a nova planilha Class

Para adaptar o fluxo de trabalho para turmas remotas, basta substituir cada planilha de turma pré-conectada por um arquivo diferente. Clique neste link para copiar o novo Classe remota planilha eletrônica.

Faça quantas cópias forem necessárias para diferentes classes e renomeie os arquivos de acordo.

2.3 Verifique os Formulários Google

O Classe remota A planilha eletrônica vem com dois Formulários Google anexados. Em primeiro lugar, vamos verificar se esses formulários estão configurados corretamente.

Abra a planilha e vá para a seção Formulário de presença guia. Vá para Ferramentas na barra de menus na parte superior da tela.

Clique em Gerenciar formulário > Editar formulário. No próprio formulário, clique no link “Alterar configurações”.

Em Configurações, clique em Respostas e certifique-se de que a opção Coletar endereços de e-mail e Restringir a usuários em [nome da sua organização] e suas organizações confiáveis estejam ambas marcadas.

Ao marcar essas duas opções, o formulário obterá automaticamente o endereço de e-mail da conta do Google do usuário (nesse caso, é o aluno que está conectado).

Seus alunos usarão esse formulário para confirmar que estão presentes em uma aula on-line. Observe que esse formulário não contém nenhum campo a ser preenchido. Seus alunos só precisam clicar no botão Enviar para registrar sua presença na classe.

No início de cada sessão on-line, você precisa compartilhar o link do formulário com seus alunos por meio do Google Classroom. Mostrarei como fazer isso mais tarde, mas, primeiro, vamos configurar o modelo.

Como registrar ausências

Além do formulário de participação, você verá que a planilha também contém um Formulário de justificativa de ausência. Você pode usar esse formulário para registrar uma ausência aprovada. Esse formulário também pode ser usado pelos pais para comunicar quando e por que seu filho faltará à aula. É muito mais fácil do que e-mails e tudo é registrado na planilha, permitindo que os administradores verifiquem as informações.

Ao contrário do formulário de participação, o Formulário de justificativa de ausência contém alguns campos a serem preenchidos. Eles incluem o endereço de e-mail do aluno, a data da ausência, a justificativa e um campo de upload de arquivo para anexar arquivos (como recibos de consultas médicas, fotos, vídeos etc.). Esse formulário está pronto para ser usado; não é necessário verificar ou ajustar as configurações.

2.4 Substitua as planilhas de classe pelas planilhas de classe remota

Conforme descrito anteriormente, o modelo de gerenciamento de presença da Sheetgo contém três planilhas de classe pré-conectadas (História, Matemática e Ciências) para aulas presenciais. Agora você precisa trocá-las por Classe remota planilhas eletrônicas.

Vá para o Google Drive e abra a pasta que o Sheetgo criou com os arquivos antigos do Class. Você encontrará essa pasta em Google Drive > Modelos da Sheetgo > Controle de frequência.

Exclua as 3 planilhas de classe.

2.5 Substitua as conexões no fluxo de trabalho

Abra o Sheetgo, localize e clique no ícone Controle de frequência na barra à esquerda da tela.

Clique no botão Conexões no canto superior direito. Você verá que há três conexões: Visão geral por aluno, Visão geral por mês e Verificação completa de presença.

Antes de tudo, exclua a conexão Verificação completa de presença.

Essa conexão não é necessária se você estiver adaptando o modelo para classes remotas.

Para excluir a conexão, clique no menu (⋮) ao lado da conexão e clique em Excluir.

Visão geral por aluno e Visão geral por mês são Consolidar conexões. Isso significa que eles extraem dados de várias planilhas (os arquivos de classe) em um único arquivo (a planilha mestre do Gerenciamento de presenças).

O Sheetgo funciona movendo os dados de uma guia de origem (planilha) para uma guia de destino (planilha), de modo que, quando você conecta a guia Classe remota você precisa prestar atenção ao nome da guia. O nome da guia é o mesmo que o nome da conexão.

Para começar, vamos conectar o primeiro novo Classe remota arquivo. Neste exemplo, a planilha que desejo conectar ao modelo é chamada Aula de francês à distância.

Próximo à primeira conexão, Visão geral por aluno, clique no menu (⋮) então Editar conexão.

O editor de conexões é aberto. Na parte superior da tela, Dados de origem: Vários arquivos indica que essa é uma conexão Consolidate.

Você também verá que o Sheetgo exibe os arquivos antigos (History, Math e Science), embora você os tenha excluído do Google Drive. Isso é apenas para que você possa ver as conexões e substituí-las por novos arquivos.

Clique no primeiro arquivo da lista: História.

Agora, clique no ícone do Google Drive Alterar arquivo.

Selecione a primeira de suas novas planilhas de Classe remota e clique em Feito.

Aqui você pode ver que selecionei meu arquivo Aula de francês à distância e aparece no Sheetgo.

Selecione a guia arquivo

Agora, a etapa importante: selecione o guia arquivo. Esta é a guia de origem em meu Aula de francês à distância planilha que contém os dados que desejo extrair para a planilha mestre.

Nesse caso, isso é Visão geral por aluno.

Aqui, substituirei os arquivos de Ciências e Matemática por duas planilhas remotas adicionais para minhas aulas de alemão e espanhol.

Clique em Salvar alterações.

Repita o procedimento para a outra conexão

Agora você substituiu os arquivos de uma das conexões: Visão geral por aluno. Agora é hora de conectar os arquivos para a outra conexão: Visão geral por mês.

Na lista de conexões de fluxo de trabalho, vá para Visão geral por mês, clique no ícone do menu (⋮) então Editar.

Como antes, substitua cada arquivo da lista por seus novos arquivos remotos e selecione a guia de origem correta. Desta vez, a guia de origem correta é Visão geral por mês.

Clique em Salvar alterações.

Etapa 3: Publicar os formulários

Dentro de cada uma de suas novas planilhas de classe remota, vá para a seção Formulário de presença guia. Na barra de menu superior, clique em Formulário > Ir para o formulário ao vivo.

Uma nova guia será aberta em seu navegador com o formulário ativo. Copie o URL e publique-o na página do Google Classroom para essa matéria específica.

Quando você quiser compartilhar o Formulário de justificativa de ausência, fazer isso exatamente da mesma forma.

Abra a guia Desculpa de ausência e clique em Formulário >Ir para o formulário ao vivo. Copie o URL e compartilhe-o com os pais ou administradores para que eles possam se registrar e fornecer um motivo para a ausência do aluno.

Esses formulários são independentes do Google Classroom, portanto, você pode publicá-los na intranet da sua escola ou enviá-los por e-mail ou bate-papos em grupo.

Etapa 4: Conclua a configuração de seu sistema de atendimento remoto

Esse modelo de controle remoto de frequência funciona de forma semelhante ao modelo original da Sheetgo. Como você leu anteriormente, normalmente os professores selecionam manualmente P (presente), T (atrasado), E (justificado) e U (não justificado) para cada aluno.

Nesse fluxo de trabalho adaptado, essas entradas são preenchidas automaticamente por funções in-cell. Essas funções recuperam dados do Formulário de presença e o Formulário de justificativa de ausência.

É importante observar que esse modelo adaptado exige tanto o nome do aluno quanto o endereço de e-mail (ao contrário do modelo original).

O endereço de e-mail do aluno é usado pelas funções para cruzar informações e verificar qual aluno fez o login e participou da aula.

Por esse motivo, você deve preencher todos os nomes de alunos e endereços de e-mail no Instruções de cada planilha de classe remota.

Veja como funciona:

A função pesquisa o Formulário de presença para ver se o aluno fez o check-in naquele dia. Em caso afirmativo, a célula exibirá um P (presente) para aquela data.

Quando o aluno não for encontrado na Formulário de presença respostas, a função pesquisará o Formulário de justificativa de ausência. Se a função encontrar uma justificativa para o aluno naquela data específica, a célula exibirá um E (Excused); caso contrário, exibirá um U (Unexcused).

Diferentemente do modelo original, este modelo não inclui o status T (Tardy - ou atrasado).

Etapa 5: Inicie e automatize o fluxo de trabalho do Google Classroom

Se você for um administrador e ainda não tiver feito isso, compartilhe as novas planilhas do Remote Class com cada professor responsável, usando a função de compartilhamento do Google Sheets.

Depois que tudo estiver configurado e você e seus colegas começarem a usar o modelo, é hora de atualizar o fluxo de trabalho. Cada vez que você atualiza o fluxo de trabalho, novos dados são extraídos das planilhas de origem (nesse caso, os arquivos Remote Class dos professores) para a planilha de destino (sua planilha mestre de gerenciamento de presença).

Você pode fazer isso manualmente abrindo o Sheetgo, clicando no fluxo de trabalho Attendance Management e clicando em Executar no canto inferior esquerdo. .

Deseja expandir o modelo?

Para adicionar mais arquivos de origem ao fluxo de trabalho, copie um de seus arquivos Classe remota planilhas eletrônicas e conectá-las usando o Sheetgo.

Abra o Sheetgo, clique em seu fluxo de trabalho de Gerenciamento de Presença e vá para a seção Conexões lista. Clique no ícone do menu (⋮) ao lado de cada conexão e, em seguida Editar conexão.

Em Source Data > Multiple Files, você verá a lista atual de arquivos conectados.

Role a tela para baixo e clique em +Adicione outro arquivo de origem. 

Localize o novo arquivo no Google Drive e clique em Feito

Selecione a guia File correta e clique em Feito.

Repita esse procedimento para outros arquivos e, em seguida, clique em Salvar alterações.