Comment partager temporairement vos fichiers Google Sheets ?

Avec Google Sheets, nous savons que nous pouvons facilement partager les feuilles de calcul avec d'autres personnes. Et elles peuvent y accéder et y travailler sans effort depuis n'importe quel appareil ou endroit. Il est remarquable de constater que la fonctionnalité de Google Sheets’ Partager fonctionnalité, par défaut, permet aux utilisateurs d'accéder aux fichiers indéfiniment. À moins que nous ne supprimions manuellement les autorisations d'accès au fichier pour un utilisateur ou des utilisateurs particuliers. Dans cet article, nous expliquons la procédure pour définir une durée maximale d'accès à nos fichiers Google Sheets. Autrement dit, nous pouvons définir une date d'expiration pour l'accès que nous accordons aux autres.

Pourquoi autoriser un temps d'accès maximum à nos feuilles Google ?

Considérez ce scénario. Une société de recherche a embauché un contractant et lui a accordé l'accès à certains fichiers sur lesquels il doit travailler. Mais même après la fin du contrat, le contractant aura accès à ces fichiers. Ce n’est pas une position idéale, compte tenu de la confidentialité des informations. Pour éviter cela, nous devrons explicitement supprimer les autorisations. Ce n’est pas une situation souhaitable car il peut être fastidieux, voire irréaliste, de suivre de telles choses.

Ou, alternativement, nous pouvons simplement autoriser la durée maximale pendant laquelle une personne peut accéder à nos Google Sheets. Après ce délai prédéfini, elle ne pourra plus voir ces fichiers dans son Google Drive. Pour configurer cela, nous cliquons soit sur Partager bouton disponible sur l'application Google Sheets. Ou, sur Google Drive, sur le fichier correspondant, clic droit > Partager.

Ajouter les courriels de l'utilisateur(s) dans le Gens champ et cliquez sur Avancé option. Cela ouvrira la Partager les paramètres fenêtre.

Cliquez maintenant sur le Envoyer bouton pour les inviter à accéder au fichier. Une fois cela fait, l'utilisateur que nous venons d'inviter à accéder au fichier apparaîtra dans la liste de tous les utilisateurs du Partager les paramètres vitre. En survolant la souris sur l'utilisateur que nous venons d'ajouter, une couleur grise correspondante s'affichera horloge icône.

Nous cliquons sur cette icône d'horloge, et cela nous permettra de définir l'heure d'expiration. Dans la liste déroulante, nous pouvons utiliser les options existantes ou même une date d'expiration personnalisée. Une fois cela fait, cliquez sur Enregistrer les modifications bouton. Cela garantira que les utilisateurs n'auront pas accès au fichier au-delà de la date d'expiration que nous avons définie.

En savoir plus sur les différents Niveaux d'autorisation Google Sheets Dans le suivant article de blog.