¿Cómo compartir sólo temporalmente tus archivos de Google Sheets?

Con Hojas de cálculo de Google, sabemos que podemos compartir las hojas de cálculo fácilmente con las personas. Y ellas pueden acceder y trabajar en ellas sin esfuerzo desde cualquier dispositivo o ubicación. Es destacable ver que las Hojas de cálculo de Google’ Compartir funcionalidad, por defecto, permite a las personas acceder a los archivos indefinidamente. A menos que eliminemos manualmente los permisos de acceso al archivo para cualquier usuario(s) en particular. En este artículo, explicamos el procedimiento para permitir un tiempo máximo que alguien puede acceder a nuestros archivos de Google Sheets. En pocas palabras, podemos establecer una fecha de caducidad para el acceso que otorgamos a otras personas.

¿Por qué permitir un tiempo máximo para que alguien acceda a nuestras Hojas de cálculo de Google?

Considere este escenario. Una empresa de investigación contrató a un contratista y le otorgó acceso a ciertos archivos sobre los que necesita trabajar. Pero incluso después de que el contrato finalizó, el contratista seguirá teniendo acceso a estos archivos. Esa no es una posición ideal, dada la confidencialidad de la información. Para evitar eso, tendremos que eliminar explícitamente los permisos. Esa no es una situación deseable porque mantener un registro de tales cosas puede volverse engorroso y, en ocasiones, poco realista.

O, alternativamente, simplemente podemos permitir un tiempo máximo de acceso a nuestras Hojas de cálculo de Google. Después de este tiempo predefinido, no podrán ver estos archivos en su Google Drive. Para configurar esto, hacemos clic en Compartir botón disponible en la aplicación de Google Sheets. O, en Google Drive, en el archivo correspondiente, clic derecho > Compartir.

Añade los correos electrónicos del usuario o usuarios en el Gente campo y haz clic en el Avanzado opción. Esto abrirá el Compartir configuración ventana.

Ahora haz clic en Enviar botón para invitarlos a acceder al archivo. Habiendo hecho eso, los usuarios que acabamos de invitar a acceder al archivo aparecerán en la lista de todos los usuarios en el Compartir configuración panel de ventana. Al pasar el ratón sobre el/los usuario(s) que acabamos de añadir, aparecerá un panel gris correspondiente reloj icono.

Hacemos clic en este icono de reloj y nos permitirá establecer la hora de expiración. De la lista desplegable podremos usar las opciones existentes o incluso una fecha de expiración personalizada. Una vez hecho, haga clic en el Guardar cambios botón. Hacer esto garantizará que los usuarios no tengan acceso al archivo más allá del tiempo que establezcamos para su vencimiento.

Descubre más sobre los distintos niveles de permisos de Google Sheets en el siguiente entrada del blog.