Les 3 types de contrôles internes (avec exemples)

La complexité croissante et la dimension mondiale de l'environnement des affaires offrent de nombreuses opportunités, mais aussi des risques. En tant que chef d'entreprise, vous devez connaître les risques qui pèsent sur votre entreprise et les moyens de les prévenir ou de les combattre. Par exemple, l'information financière est un domaine sensible bien connu : mettre en place des contrôles sur les procédures comptables est donc une pratique courante.

Heureusement, il existe de nombreux référentiels de contrôle interne. Par exemple, le Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) a élaboré un référentiel pour concevoir, mettre en œuvre et évaluer les contrôles internes. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une obligation légale, il est considéré comme une bonne pratique et la plupart des entreprises américaines l'appliquent. Les activités de contrôle sont l'une des cinq composantes essentielles du référentiel.

Dans ce guide, vous découvrirez les trois types de contrôles internes, avec des exemples pour chacun. Vous verrez aussi les principaux avantages des contrôles internes, ainsi que leurs limites.

Quels sont les 3 types de contrôles internes ?

Les contrôles internes peuvent se définir comme un ensemble de garde-fous, de politiques et de procédures conçus pour protéger une entreprise et ses actifs contre les problèmes et menaces potentiels. Il existe trois grands types de contrôles internes, classés selon leur finalité : préventifs, détectifs et correctifs.

Idéalement, votre entreprise devrait mettre en place des contrôles internes de chacune de ces catégories. Les contrôles préventifs aident à éviter les menaces et les problèmes connus, mais ils ne sont pas parfaits. De nouvelles menaces apparaissent sans cesse, surtout sous forme numérique : les mesures détectives et correctives sont donc tout aussi importantes.

Pour que les contrôles internes soient efficaces, chaque entreprise doit mener un audit interne afin d'évaluer les risques. Les types de menaces à prendre en compte varient selon de nombreux facteurs, dont le secteur, le modèle économique et la taille de l'entreprise. Dans la section suivante, vous trouverez les définitions et des exemples courants de chaque type de contrôle interne.

Contrôles préventifs

Les contrôles préventifs sont les mesures qui visent à prévenir ou à éviter complètement le problème. Bien sûr, c'est impossible pour toutes les menaces ou tous les problèmes potentiels. Il vaut néanmoins la peine d'investir dans les contrôles préventifs disponibles. Comme indiqué plus haut, votre entreprise aura des besoins spécifiques, mais certains contrôles sont communs à de nombreux types d'entreprises. Par exemple, la plupart des entreprises disposent de divers contrôles d'accès qui s'appliquent à différents domaines.

L'accès peut être limité aussi bien physiquement que numériquement. Les politiques de mots de passe sont une forme familière de contrôle d'accès : elles fixent le niveau de complexité du mot de passe et la fréquence à laquelle il faut le changer. L'accès à des actifs physiques de valeur peut exiger plusieurs formes de vérification d'identité, des clés spéciales et des autorisations spécifiques dans le système.

Une autre mesure préventive courante est la séparation des tâches. Certaines fonctions ne peuvent pas être exercées par la même personne. Par exemple, aucun salarié ne devrait pouvoir à lui seul autoriser, exécuter et enregistrer des transactions.

La vérification des dépenses, l'autorisation des factures et la garde des actifs sont des tâches qui doivent être confiées à des personnes différentes pour prévenir ou limiter les menaces. La vérification des candidats est aussi couramment utilisée comme contrôle préventif lors du recrutement.

Exemples de contrôles préventifs

Parmi les contrôles préventifs courants, on trouve les agents de sécurité, les pare-feu, la vérification d'identité, les sauvegardes de données, la formation et les tests de dépistage de drogues.

Contrôles détectifs

Les contrôles détectifs servent à repérer les problèmes existants.

Les audits sont un excellent exemple de contrôle détectif, car ils visent à détecter les irrégularités ou les erreurs, qu'elles soient intentionnelles ou non. S'ils doivent aussi être réalisés dès qu'il y a une raison de soupçonner un problème, ils ne doivent pas servir uniquement à réagir aux menaces. Les audits doivent être menés régulièrement, car certains problèmes ont peu de chances d'être découverts sans eux.

Comme indiqué plus haut, les audits ne se limitent pas aux aspects financiers, mais c'est sans aucun doute un domaine important. Le reporting financier et la préparation des états financiers sont des domaines à risque, c'est pourquoi la plupart des entreprises disposent de plusieurs contrôles financiers détectifs. Les rapports et états financiers doivent être contrôlés et vérifiés, y compris les méthodes utilisées pour obtenir les résultats.

Les rapprochements sont un autre aspect important des contrôles détectifs. Il peut s'agir de rapprochements de comptes financiers – mais ils peuvent aussi s'appliquer à d'autres domaines où des jeux de données doivent être comparés et rapprochés. Il est également courant de procéder à un inventaire physique pour s'assurer que rien ne manque.

Exemples de contrôles détectifs

Parmi les contrôles détectifs courants, on trouve les audits et inspections internes, les états et rapports financiers, les inventaires physiques et les rapprochements de comptes.

Contrôles correctifs

Les contrôles correctifs entrent en jeu lorsqu'un problème ou une menace a été détecté. Ils visent à corriger le problème ou à sanctionner les responsables. Les mesures disciplinaires varient beaucoup selon la nature de la faute et les politiques de l'entreprise, et peuvent aller de l'amende au licenciement.

D'autres contrôles correctifs reposent sur des mécanismes qui réagissent à des situations précises. Par exemple, les correctifs logiciels conçus pour résoudre des problèmes connus, les systèmes de sprinklers qui se déclenchent en cas d'incendie, ou les systèmes qui bloquent des accès ou des transactions lorsqu'une activité irrégulière ou suspecte est détectée.

Exemples de contrôles correctifs

Parmi les contrôles correctifs courants, on trouve les mesures disciplinaires, le blocage des accès ou des transactions en cas de fraude détectée, les sprinklers déclenchés par un incendie et les correctifs logiciels.

Avantages des contrôles internes

Même si aucun système n'est parfait, la mise en place de contrôles internes présente de nombreux avantages. Voici un résumé des principaux avantages associés aux contrôles internes.

• Alerte précoce : les contrôles préventifs vous offrent un système d'alerte précoce pour éviter les erreurs ou la fraude, qui peut déclencher des mesures détectives ou correctives.
• Éviter les amendes : les audits internes et autres contrôles détectifs vous aident à garantir la conformité et à éviter les problèmes lors des audits ou inspections externes.
• Effet dissuasif : concevoir, mettre en œuvre et communiquer un ensemble complet de contrôles internes peut avoir un effet dissuasif, en particulier si les conséquences disciplinaires sont claires pour tous.

Limites des contrôles internes

Outre les avantages, il est important de connaître les limites des contrôles internes. Voici un résumé de leurs principales faiblesses ou limites.

• Erreur humaine : même avec une excellente planification et les meilleures intentions, le risque d'erreur humaine existe toujours. Si vos contrôles internes reposent sur des processus manuels ou sur le jugement de personnes, les risques d'erreur humaine augmentent.
• Collusion : la séparation des tâches garantit qu'aucune personne ne peut facilement commettre une fraude. Cependant, des salariés peuvent s'entendre pour frauder.
• L'inconnu : même si vous auditez parfaitement les risques potentiels pour votre entreprise, vous ne pouvez pas prédire l'avenir. Autrement dit, vous ne pouvez pas anticiper tous les problèmes et toutes les menaces.

Conclusion

Comme vous l'avez vu, toute entreprise devrait mettre en place des contrôles internes. Si un référentiel de contrôle interne n'est pas en soi une obligation légale, il peut sans aucun doute vous aider lors des audits et inspections externes, qui eux le sont. Vu la nature actuelle de l'environnement des affaires, on n'est jamais trop prudent pour protéger son entreprise. Idéalement, vous devriez mettre en place des contrôles de chacun des trois types : préventifs, détectifs et correctifs. Concevoir, mettre en œuvre et surveiller des contrôles internes demande du temps et des ressources, mais ne pas en avoir suffisamment peut finir par coûter beaucoup plus cher.

Vous savez maintenant ce que sont les contrôles internes et le rôle qu'ils jouent dans la protection de votre entreprise. Vous connaissez les trois types de contrôles internes, leurs objectifs ainsi que les avantages et les limites de leur mise en place.

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