Os 3 tipos de controles internos (com exemplos)

A complexidade crescente e o caráter global do ambiente de negócios trazem muitas oportunidades e também riscos. Se você tem um negócio, precisa conhecer os riscos que afetam a sua empresa e os meios disponíveis para preveni-los ou combatê-los. Por exemplo, os relatórios financeiros são uma área problemática conhecida, por isso criar controles para os procedimentos contábeis é uma prática comum.

Felizmente, existem muitas estruturas de controle interno. Por exemplo, o Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) desenvolveu uma estrutura para projetar, implementar e avaliar controles internos. Embora não seja uma exigência legal, ela é considerada uma boa prática e é adotada pela maioria das empresas dos Estados Unidos. As atividades de controle são um dos cinco componentes centrais da estrutura.

Neste guia, você vai conhecer os três tipos de controles internos e ver exemplos de cada um. Também vai descobrir os principais benefícios de usar controles internos, assim como as suas limitações.

Quais são os 3 tipos de controles internos?

Os controles internos podem ser definidos como um conjunto de salvaguardas, políticas e procedimentos criados para proteger uma empresa e seus ativos contra possíveis problemas e ameaças. Existem três tipos principais de controles internos, classificados de acordo com a sua finalidade: preventivos, detectivos e corretivos.

O ideal é que a sua empresa implemente controles internos de cada uma dessas categorias. Os controles preventivos ajudam a evitar ameaças e problemas conhecidos, mas não são perfeitos. Novas ameaças surgem o tempo todo, principalmente no meio digital, por isso as medidas detectivas e corretivas são igualmente importantes.

Para que os controles internos sejam eficazes, cada empresa precisa realizar uma auditoria interna para avaliar os riscos. Os tipos de ameaça que as empresas devem considerar variam de acordo com muitos fatores, como setor, modelo de negócio e porte da empresa. Na próxima seção, você encontra definições e exemplos comuns de cada tipo de controle interno.

Controles preventivos

Os controles preventivos são as medidas que buscam prevenir ou evitar o problema por completo. Claro que é impossível fazer isso com todas as ameaças ou possíveis problemas. Ainda assim, vale a pena investir nos controles preventivos disponíveis. Como mencionado acima, a sua empresa terá necessidades específicas, mas alguns controles são comuns a muitos tipos de negócio. Por exemplo, a maioria das empresas tem vários controles de acesso que se aplicam a diferentes áreas.

O acesso pode ser limitado tanto física quanto digitalmente. As políticas de senha são uma forma conhecida de controle de acesso que determinam quão complexa a senha deve ser e com que frequência deve ser trocada. O acesso a ativos físicos valiosos pode exigir várias formas de verificação de identidade, chaves especiais e permissões específicas dentro do sistema.

Outra medida preventiva comum é a segregação de funções. Algumas funções não podem ser exercidas pela mesma pessoa. Por exemplo, nenhum funcionário deveria poder autorizar, executar e registrar transações sozinho.

Verificar despesas, autorizar faturas e ter a custódia dos ativos são funções que devem ser exercidas por pessoas diferentes para prevenir ou minimizar ameaças. A triagem de candidatos também é muito usada como controle preventivo no processo de recrutamento.

Exemplos de controles preventivos

Alguns exemplos comuns de controles preventivos são seguranças, firewalls, verificação de identidade, backups de dados, treinamentos e exames toxicológicos.

Controles detectivos

Os controles detectivos são os usados para encontrar problemas já existentes.

As auditorias são um ótimo exemplo de controle detectivo, pois buscam detectar irregularidades ou erros, intencionais ou não. Embora também devam ser realizadas quando há algum motivo para suspeitar de problemas, elas não devem ser usadas apenas em resposta a ameaças. As auditorias precisam ser feitas com regularidade, já que alguns problemas dificilmente seriam descobertos sem elas.

Como mencionado acima, as auditorias não se limitam aos aspectos financeiros, mas essa é sem dúvida uma área importante. Os relatórios financeiros e a preparação de demonstrações financeiras são áreas sujeitas a riscos, por isso a maioria das empresas tem vários controles financeiros detectivos. Os relatórios e demonstrações financeiras precisam ser conferidos e verificados, incluindo os métodos usados para obter os resultados.

Outro aspecto importante dos controles detectivos são as conciliações. Elas podem ser conciliações de contas financeiras – mas também podem se aplicar a outras áreas em que conjuntos de dados precisam ser comparados e conciliados. As inspeções físicas do inventário também são comuns para garantir que nada esteja faltando.

Exemplos de controles detectivos

Alguns exemplos comuns de controles detectivos são auditorias e inspeções internas, demonstrações e relatórios financeiros, inventários físicos e conciliações de contas.

Controles corretivos

Os controles corretivos entram em ação quando um problema ou ameaça é detectado. Eles têm como objetivo corrigir o problema ou punir os responsáveis. As medidas disciplinares variam muito conforme a natureza da infração e as políticas da empresa, e podem ir de multas até a demissão.

Outros controles corretivos incluem mecanismos que respondem a circunstâncias específicas. Por exemplo, patches de software criados para corrigir problemas conhecidos, sistemas de sprinklers que são acionados quando um incêndio é detectado ou sistemas que bloqueiam acessos ou transações se uma atividade irregular ou suspeita for detectada.

Exemplos de controles corretivos

Alguns exemplos comuns de controles corretivos são medidas disciplinares, bloqueio de acessos ou transações quando uma fraude é detectada, sprinklers acionados em caso de incêndio e patches de software.

Benefícios dos controles internos

Embora nenhum sistema seja perfeito, implementar controles internos traz muitos benefícios. Abaixo, você encontra um resumo de alguns dos principais benefícios associados aos controles internos.

• Alerta antecipado: os controles preventivos oferecem a você um sistema de alerta antecipado para evitar erros ou fraudes, que pode acionar medidas detectivas ou corretivas.
• Evitar multas: auditorias internas e outros controles detectivos ajudam você a garantir a conformidade e evitar problemas em auditorias ou inspeções externas.
• Efeito dissuasivo: projetar, implementar e comunicar um conjunto abrangente de controles internos pode ter um efeito dissuasivo, especialmente se as consequências disciplinares estiverem claras para todos.

Limitações dos controles internos

Além dos benefícios, é importante observar as limitações dos controles internos. Abaixo, você encontra um resumo dos principais pontos fracos ou limitações associados aos controles internos.

• Erro humano: mesmo com um planejamento excelente e as melhores intenções, sempre existe a possibilidade de erro humano. Se os seus controles internos dependem de processos manuais ou do julgamento das pessoas, as chances de erro humano aumentam.
• Conluio: a segregação de funções garante que nenhuma pessoa consiga cometer fraudes com facilidade. No entanto, funcionários podem entrar em conluio para fraudar.
• O desconhecido: por mais que você audite bem os possíveis riscos para a sua empresa, não é possível prever o futuro. Em outras palavras, você não consegue antecipar todos os problemas e todas as ameaças.

Conclusão

Como você viu, toda empresa deveria implementar alguns controles internos. Embora uma estrutura de controle interno não seja, em si, uma exigência legal, ela certamente pode ajudar nas auditorias e inspeções externas que são. Dada a natureza atual do ambiente de negócios, todo cuidado é pouco na hora de proteger a sua empresa. O ideal é implementar alguns controles de cada um dos três tipos: preventivos, detectivos e corretivos. Projetar, implementar e monitorar controles internos exige investir tempo e recursos, mas não ter controles internos suficientes pode sair muito mais caro.

Agora você já sabe o que são controles internos e o papel que eles têm na proteção do seu negócio. Você conhece os três tipos de controles internos, suas finalidades e os benefícios e limitações de implementá-los.

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