Modèle de suivi des dépenses dans Google Sheets

Le suivi des dépenses de votre équipe est un élément clé de l'établissement d'un budget et de la gestion d'une entreprise. Plutôt que d'attendre de rassembler une pile de reçus à la fin du mois (et d'avoir un choc désagréable en découvrant les sommes dépensées par vos employés), il est bon de suivre les dépenses au fil du temps.

De nombreuses petites et moyennes entreprises ne disposent pas d'un système formel de soumission et de remboursement des dépenses. Souvent, le personnel se contente de présenter une pile de reçus papier ou d'envoyer un courriel avec une image téléchargée en pièce jointe.

Pour les comptables, le suivi des reçus et des remboursements peut être un cauchemar. Il est plus efficace de centraliser toutes ces informations en un seul endroit, en ligne. Bien qu'il existe des outils spécialisés dans le suivi des dépenses, il n'est pas nécessaire de dépenser de l'argent pour un logiciel dédié coûteux. A la place, vous pouvez utiliser le modèle de suivi des dépenses de Sheetgo dans Google Sheets.

Pourquoi utiliser Google Sheets pour gérer les dépenses ?

• Souplesse : Les feuilles de calcul en ligne vous permettent de créer un système polyvalent de soumission et de suivi des dépenses, adapté à votre entreprise. Vous pouvez adapter et développer le système au fil du temps, sans aucune compétence en matière de codage.
• Accessible : Google Sheets étant basé sur le cloud, vos collègues peuvent soumettre leurs dépenses depuis leur ordinateur portable ou leur mobile à tout moment, même lorsqu'ils sont en déplacement. Le personnel administratif peut traiter les dépenses rapidement et facilement, sans logiciel particulier.
• Compatible avec tout : tous les logiciels s'intègrent à Google Sheets. Par conséquent, vous pouvez facilement importer des données provenant d'autres domaines de l'entreprise, ce qui vous permet de disposer de tout ce dont vous avez besoin dans vos feuilles de calcul Google.
• Facile à utiliser : Il est probable que l'ensemble de votre équipe utilise déjà des feuilles de calcul, de sorte que la mise en place du système est simple. Une solution de dépenses Google Sheets est à l'épreuve du temps et facile à maintenir.

Comment démarrer

Le modèle de flux de travail de Sheetgo, basé sur une feuille de calcul, est un système préconstruit de suivi automatisé des dépenses qui peut être utilisé par n'importe quelle entreprise.

Le modèle permet aux membres de l'équipe de soumettre leurs dépenses rapidement et facilement, tout en donnant aux responsables une vue d'ensemble actualisée des dépenses dans la feuille maîtresse et le tableau de bord :

Qu'est-ce qu'un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul ?

Alors qu'un modèle de feuille de calcul classique est un fichier unique contenant des tableaux, des graphiques, des mises en page et des formules, un modèle de flux de travail Sheetgo est un système complet.

Il s'agit d'un groupe de feuilles Google interconnectées qui échangent des données entre elles. Cela vous permet de partager des données avec d'autres personnes tout en travaillant de manière autonome dans votre propre fichier.

Un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul vous permet :

• Organisation et confidentialité des données : Chaque dossier est dédié à une seule tâche, ce qui permet de sécuriser et de séparer les données. Les employés soumettent leurs dépenses dans leur propre feuille de calcul et gardent un œil sur leurs dépenses dans leur tableau de bord personnel. Les données de toutes les feuilles de calcul individuelles sont intégrées dans la feuille maîtresse, de sorte que seul le responsable peut voir les dépenses de chacun.
• Évolutivité : Google Sheets dispose d'une puissante fonction de partage, mais le fait que plusieurs personnes travaillent sur la même feuille de calcul peut alourdir et ralentir le fichier. La séparation des données dans des feuilles de calcul individuelles permet au système de fonctionner sans heurts. Lorsque vous avez besoin d'étendre le modèle, il vous suffit de dupliquer l'une des feuilles de calcul. Dépenses individuelles des feuilles de calcul et de les partager avec le nouvel employé.
• Intégration : En plus de vous permettre d'importer des données à partir d'autres progiciels, un flux de travail basé sur une feuille de calcul permet aux gestionnaires de fusionner les données des départements. En quelques clics, vous pouvez relier vos flux de dépenses à votre flux de budget (ou à ceux d'autres départements) pour générer des rapports à l'intention des directeurs.

Ce que vous obtenez avec ce modèle :

Lorsque vous installez le modèle de suivi des dépenses de Sheetgo, Dans le cas d'une connexion à Sheetgo, quatre fichiers Google Sheets avec des connexions prêtes à l'emploi sont enregistrés sur votre Google Drive :

• Trois Dépenses individuelles les feuilles de calcul. Partagez ces fichiers avec les membres de l'équipe qui soumettront des dépenses et faites-en autant de copies que nécessaire pour le personnel supplémentaire. Chaque employé utilise sa propre copie de cette feuille de calcul pour soumettre ses dépenses, partager ses reçus et contrôler ses propres dépenses.
• Un Suivi des dépenses de l'équipe la feuille maîtresse, destinée à l'administrateur ou au comptable de l'entreprise. Dans ce fichier, ils reçoivent les dépenses soumises par l'ensemble de l'entreprise. Dans le tableau de bord automatisé, ils obtiennent un aperçu visuel des dépenses par jour, par mois, par type de dépenses et par personne.

Comment installer le modèle de flux de travail

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour installer le modèle de suivi des dépenses de Sheetgo.

1. Connectez-vous à Sheetgo avec votre compte Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Cliquez sur Installer le modèle.
3. Patientez quelques instants pendant que Sheetgo crée des copies des fichiers et les connecte.

Fonctionnement du modèle

Les Suivi des dépenses de l'équipe La feuille maîtresse s'ouvre dans Sheetgo. Jetez un coup d'œil à tous les fichiers pour vous familiariser avec le modèle. Vous constaterez que les feuilles de calcul contiennent des exemples de données pour démontrer le fonctionnement du modèle. Il suffit de supprimer ou d'écraser ces informations lorsque vous commencez à utiliser le modèle.

Pour ouvrir l'une des feuilles de calcul, double-cliquez sur le fichier dans la barre latérale de droite. Pour fermer la barre latérale, il suffit de cliquer sur la petite croix située en haut du coin droit. .

Comment utiliser le modèle de suivi des dépenses

Étape 1 : Partager les fichiers de suivi des dépenses individuelles

A partir de Sheetgo, allez dans Dossiers ou Flux de travail.

Cliquez sur l'un des Suivi des dépenses individuelles pour l'ouvrir dans Sheetgo.

Dans le coin supérieur droit de l'écran, cliquez sur Partager.

Étape 2 : Les collègues saisissent leurs dépenses

Lorsqu'un membre du personnel paie quelque chose qu'il doit inclure dans ses dépenses, il doit l'enregistrer dans le formulaire de demande de remboursement. Dépenses dans leur feuille de calcul personnelle. Dans le cadre de Colonne F ils peuvent saisir un lien vers la photo d'un reçu qu'ils ont téléchargé sur Google Drive.

Étape 3 : Transfert des données

Une fois que vos collègues ont commencé à mettre à jour leurs feuilles de calcul, vous souhaitez importer ces données dans la feuille maîtresse du gestionnaire.

Pour ce faire, retournez à la page Flux de travail en cliquant sur la barre latérale à gauche de l'écran Ensuite, cliquez sur Exécuter situé dans le coin inférieur gauche.

Les connexions de Sheetgo tirent désormais des données de tous les Suivi des dépenses individuelles directement dans la feuille maîtresse.

Vous pouvez consulter ces données dans le Dépenses consolidées et de vérifier rapidement les dépenses de chaque membre de l'équipe.

Comme vous le remarquerez, cet onglet comporte une icône de cadenas. C'est pour vous rappeler qu'il s'agit d'un onglet connecté, qui tire des données des autres fichiers - n'essayez donc pas de modifier cet onglet.

Ce fichier comporte également des onglets cachés. Ils contiennent des formules permettant de préparer les données pour le tableau de bord.

Étape 4 : Ajuster les paramètres (facultatif)

Les graphiques du tableau de bord de la feuille maîtresse sont configurés pour afficher les données relatives aux dépenses de l'année écoulée. Pour modifier cette configuration, il suffit de saisir le nombre de jours dans la case blanche du tableau de bord.

Vous remarquerez également que le modèle contient 7 options pour le type de dépenses. Il s'agit de Air et transport, Hébergement, Carburant, Repas et pourboires, Téléphone, Divertissement et Autre.

Si vous souhaitez modifier ces options, accédez à la rubrique Dépenses consolidées dans votre Suivi des dépenses de l'équipe (feuille maîtresse).

Sélectionner une plage de cellules dans Colonne E (Type de dépense) et cliquez sur Validation des données.

Modifier les critères en regard de Liste des articles et cliquez sur Économiser.

Lors de la prochaine mise à jour du flux de travail, ces données seront envoyées au fichier Suivi des dépenses individuelles fichiers. La nouvelle liste sera disponible via le menu déroulant de chaque feuille de calcul.

Étape 5 : Automatiser le flux de travail

Une fois que vos collègues soumettent régulièrement leurs dépenses dans leurs feuilles de calcul, il n'est plus nécessaire d'exécuter le flux de travail manuellement. Au lieu de cela, vous pouvez programmer des transferts automatiques à intervalles réguliers.

Cliquez sur l'icône Automatiser situé à côté du bouton courir bouton. Sélectionnez la fréquence de transfert des données : d'une fois par heure à une fois par mois.

Comment ajouter d'autres fichiers individuels au flux de travail ?

Ajouter un autre collègue à l'équipe Dépenses gestion est assez simple. Il suffit de copier l'un des Suivi des dépenses individuelles et le connecter avec de nouvelles connexions Sheetgo.

Voici comment procéder :

1. Accédez à votre Google Drive > Modèles de Sheetgo > Suivi des dépenses.
2. Copier l'un des Suivi des dépenses individuelles en cliquant avec le bouton droit de la souris sur Faire une copie.
3. Renommez le fichier comme il convient.
4. Ouvrez Sheetgo et allez dans votre Flux de travail du système de suivi des dépenses > Connexions.
5. Cliquez sur le menu à 3 points (⋮) Editer.

Sous Données de source > Fichiers multiples, Vous verrez une liste des trois fichiers qui sont déjà connectés dans le cadre du modèle.

1. Cliquez sur +Ajouter un autre fichier source.
2. Localisez le nouveau fichier que vous venez de créer dans votre Google Drive.
3. Dans le cadre de la ONGLET FICHIER sélectionnez Dépenses. Ceci est très important pour s'assurer que vous importez des données à partir du bon onglet (feuille) de la feuille de calcul. 
4. Cliquez sur Finir et économiser.

Dans la vue du flux de travail, vous verrez qu'il y a maintenant 4 fichiers individuels connectés à la feuille maîtresse.

Si vous avez plusieurs employés et un grand nombre de feuilles de temps, vous pouvez également utiliser Sheetgo pour consolider les données d'un dossier complet de feuilles de calcul.

Cela vous permet d'automatiser une autre étape du processus. En déposant simplement un nouveau Fichier de suivi des dépenses individuelles dans le dossier, il sera automatiquement inclus dans le flux de travail.

Créer un système de comptabilité complet dans Google Sheets

Pour créer un système plus avancé, vous pouvez personnaliser davantage le modèle ou le lier à d'autres flux de travail de l'entreprise tels que votre suivi du budget ou flux de trésorerie système.