Comment créer un budget de startup en 7 étapes simples

Un budget joue un rôle essentiel dans la bonne exécution des actions prévues, qu'il s'agisse des dépenses d'une entreprise ou d'un foyer, car chaque dollar compte et peut apporter de la valeur de façon efficace.

Établir un budget est encore plus crucial pour les startups, en raison de fonds limités et de ventes relativement faibles au départ. Les startups cherchent à avoir un fort impact avec peu d'argent en adoptant des stratégies de croissance agressives, qui réduisent généralement les fonds disponibles pour les imprévus et entraînent des tensions de trésorerie. C'est pourquoi les professionnels recommandent de créer un budget avec une certaine précision, afin d'exécuter vos stratégies sans accroc et d'éviter les problèmes de trésorerie qui peuvent mener à l'échec ou à la fermeture de l'entreprise.

En résumé, un budget de startup est une planification de l'utilisation des fonds disponibles et de la gestion des dépenses prévues de l'entreprise. Dans ce guide, nous verrons pourquoi les fondateurs doivent préparer un budget avant de lancer leur activité, et comment le faire étape par étape.

Pourquoi un budget de startup est indispensable

Un budget est un outil pour examiner et analyser le capital dont une entreprise a besoin pour couvrir ses coûts et gérer sa trésorerie, surtout durant les premiers mois. Il joue le rôle de feuille de route : sans lui, l'entreprise peut dépenser ses précieux fonds de manière inefficace ou se retrouver à court d'argent en peu de temps. Le budget peut refléter une image relativement réaliste de la gestion des fonds, construite à partir de vos meilleures estimations et d'études de marché, par exemple la façon dont vos concurrents répartissent leurs fonds durant les premiers mois.

Votre budget joue un rôle différent à chaque étape du cycle de vie de l'entreprise, de sa création aux campagnes de marketing en ligne, comme les campagnes d'inbound marketing. Une fois l'entreprise bien installée, il devient un outil d'analyse pour évaluer les dépenses et les revenus de chaque domaine et leur écart par rapport au prévu. La comparaison du prévu et du réel mettra en évidence les problèmes internes de l'entreprise, les possibilités d'économies et d'investissement, ainsi que les points à améliorer.

Par exemple, supposons que vous ayez alloué 60 000 $ au total au marketing. Vous avez ensuite dépensé 50 000 $ en publicités pleine page dans des magazines et 10 000 $ en marketing en ligne. Ces dépenses ont généré environ 70 % des ventes par le marketing en ligne et seulement 30 % par la publicité. Cela montre que l'entreprise ne devrait pas dépenser davantage en publicités dans les magazines.

Pourquoi établir un budget est-il important ?

Consacrer suffisamment de temps et d'efforts à l'élaboration d'un budget de startup protège votre entreprise des coups durs financiers imprévus et vous aide à prendre des décisions stratégiques rationnelles à long terme. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les entrepreneurs devraient investir dans la budgétisation :

• Vous pouvez analyser et décider du bon moment pour embaucher, investir dans des actifs ou réinvestir les bénéfices.
• Vous pouvez fixer des limites d'investissement et d'emprunt en fonction de votre capacité à générer de la trésorerie.
• Vous pouvez prévoir votre seuil de rentabilité et gérer en conséquence l'équilibre entre charges fixes et variables.
• Vous pouvez présenter une image réaliste de votre entreprise à partir des données actuelles et de quelques hypothèses, et la partager avec des investisseurs potentiels.

N'oubliez pas que de bonnes décisions aujourd'hui améliorent votre avenir. N'attendez donc pas que votre plan soit parfait pour le mettre en œuvre. Mieux vaut commencer avec un budget initial que vous appliquez puis améliorez, plutôt que de ne rien planifier.

Quels sont les types de budget de startup ?

Bien que les budgets puissent être classés de plusieurs façons, il en existe deux grands types :

Budget sur un an

Ce type de budget prévoit les dépenses par mois, par semaine, voire par jour. Une bonne méthode consiste à élaborer un budget glissant et un compte de résultat (P&L). Il est conseillé d'utiliser des intervalles glissants plus courts, mensuels ou trimestriels, durant les premières années, puis de passer à des budgets annuels une fois l'entreprise développée.

Budget à long terme

En général, les entreprises en phase de croissance ou de maturité préfèrent élaborer un budget de plus longue durée, qui projette les objectifs financiers à long terme sur 3 à 5 ans. Une startup peut préparer un budget plus étendu à partir de ses objectifs et des références du secteur. Il pourra toutefois faire l'objet d'ajustements fréquents durant les premières années.

Comment créer un budget de startup ?

Quelques principes essentiels peuvent vous aider à établir le budget de votre startup. Même si vous ne pouvez pas prévoir chaque centime à la perfection, vous pouvez arriver à un chiffre assez proche en suivant ces étapes.

Les entreprises commencent généralement leur budget à partir d'analyses de la concurrence, d'études de marché et de devis de fournisseurs. N'oubliez pas que votre budget n'est pas un document destiné à défendre la rentabilité ou la viabilité de votre entreprise. Soyez réaliste : mieux vaut sous-estimer les revenus et surestimer les dépenses pour être prêt au pire scénario.

Voyons les étapes à suivre pour élaborer un budget de startup.

Étape 1 : rassemblez les outils et fixez un budget cible de référence

Commencez par choisir un outil : un carnet, une feuille de calcul Excel, un logiciel de budget, un outil financier intégré ou un tableau de bord. Le bon choix dépend des besoins de l'entreprise, des compétences de la personne qui gérera ce budget, de la taille de l'entreprise et de sa complexité.

Un modèle de budget de startup dans un tableur vous donne une longueur d'avance, car les lignes de coûts, de financement et de totaux sont déjà en place. Nos modèles de budget gratuits dans Excel et ce modèle de budget Google Sheets vous offrent une mise en page prête à l'emploi.

Il est ensuite essentiel de fixer un budget cible pour suivre les performances et les écarts. Il est recommandé de garder un fonds d'urgence ou une réserve pour les pires scénarios imprévus, pouvant atteindre 3 fois les dépenses totales de l'entreprise.

Étape 2 : listez les coûts de démarrage essentiels

Le coût de démarrage est la somme nécessaire durant l'année zéro pour lancer une entreprise. On l'appelle aussi investissement initial. Il comprend l'achat d'actifs et les dépenses engagées pour faire fonctionner l'activité. Ce sont les ressources essentielles pour mener les activités principales, c'est-à-dire fournir des produits ou des services et générer des revenus.

Actifs

Il s'agit généralement d'achats ponctuels d'immobilisations, comme des locaux, des machines, du mobilier et des véhicules, et d'actifs circulants, comme les stocks. Ce sont des dépenses d'investissement non déductibles des impôts.

Dépenses

Ils comprennent à la fois des charges fixes et variables à payer avant le lancement de l'entreprise.

Étape 3 : déterminez les coûts fixes

Les coûts fixes, aussi appelés frais généraux, regroupent les dépenses qui restent identiques chaque mois et doivent être payées quel que soit le nombre d'unités produites ou vendues. Parmi les coûts fixes d'une entreprise, on trouve :

• Loyer ou prêt immobilier
• Salaires et autres avantages
• Assurances
• Maintenance du site web
• Frais bancaires
• Amortissement

Choisissez vos coûts fixes avec soin. Par exemple, une équipe informatique interne peut coûter plus cher que l'externalisation, car elle peut nécessiter du matériel, des bureaux, du mobilier et des salaires. Il est donc crucial d'analyser les besoins de votre entreprise et de faire une analyse coûts-avantages. Sinon, vous risquez de vous retrouver avec le poids de coûts fixes et de manquer de trésorerie très rapidement.

Étape 4 : estimez les coûts variables

Les coûts variables sont les dépenses qui augmentent ou diminuent avec les ventes et la production. Ils ne restent donc pas constants d'un mois à l'autre. Ces coûts augmentent généralement avec la croissance de l'entreprise et du nombre d'unités vendues. Voici quelques-uns des principaux coûts variables :

• Matières premières
• Utilitaires
• Transport
• Frais d'expédition
• Déplacements et événements
• Frais de publicité

Pour la plupart de ces dépenses, vous pouvez utiliser les moyennes du secteur ou demander des devis à des sous-traitants, des fabricants et des prestataires logistiques tiers (3PL). Certains coûts variables changent périodiquement (par exemple chaque année ou chaque trimestre).

Étape 5 : intégrez les intérêts et les impôts

Les intérêts dépendent de votre endettement et du contexte économique du pays, tandis que les impôts dépendent du bénéfice avant impôt et de la politique fiscale du pays. Il vaut mieux prévoir les charges fiscales selon la réglementation de l'État dans lequel l'entreprise exerce son activité.

Étape 6 : calculez les revenus mensuels

Prévoir les revenus est un élément essentiel du budget, mais comment une startup peut-elle les estimer sans tendances passées ni données historiques ? Une façon d'estimer les revenus futurs consiste à analyser votre marché cible, le nombre d'unités qu'un client devrait acheter, la fréquence d'achat et la valeur vie client pour en déduire les revenus projetés.

Une autre méthode consiste à comparer les chiffres avec ceux de vos concurrents ou à examiner la croissance de leur chiffre d'affaires durant leurs premières années. Il est préférable d'élaborer des scénarios optimistes et pessimistes de prévision du chiffre d'affaires.

Étape 7 : révisez et ajustez les coûts totaux

Saisissez maintenant la valeur de chaque élément dans votre outil ou modèle de budget et calculez de combien vous disposez pour lancer votre entreprise et comment vous gérerez la trésorerie. N'oubliez pas de prévoir un fonds d'urgence pour faire face aux pires scénarios.

Travailler sur chaque élément séparément, puis revoir l'ensemble dans le modèle de budget, peut révéler des ajustements nécessaires pour rendre votre budget plus réaliste et pertinent. N'oubliez pas qu'il est normal de faire des ajustements. Réexaminez chaque dépense pour déterminer si elle est essentielle ou simplement souhaitable, et analysez quels coûts peuvent être réduits ou supprimés pour maximiser les gains et l'épargne.

Conclusion

Un budget de startup est la meilleure défense pour protéger votre entreprise contre les imprévus financiers. Il renforce la flexibilité et la capacité d'adaptation de l'entreprise pour réagir aux changements et apporter des modifications à temps sans nuire sensiblement à la gestion de la trésorerie.

Pour tirer de bons enseignements du budget, il faut aussi choisir et utiliser les bons outils, qui facilitent vraiment le processus, comme les modèles Excel et les outils de budgétisation.

Une fois l'entreprise en activité, suivez les entrées et sorties d'argent avec un modèle de flux de trésorerie, et comparez-le chaque mois à votre budget. Si la mise à jour manuelle de ces feuilles de calcul vous prend trop de temps, l'employé virtuel IA de Sheetgo pour la finance peut prendre ce travail en charge.