Cómo crear un presupuesto para una startup en 7 pasos sencillos

Un presupuesto es clave para ejecutar sin problemas las acciones planificadas, ya sea en una empresa o en el gasto de un hogar, porque cada dólar cuenta y puede aportar valor de forma eficiente.

Crear un presupuesto es todavía más importante en las startups, por los fondos limitados y las ventas relativamente bajas de los primeros meses. Las startups buscan causar un gran impacto con poco dinero mediante estrategias de crecimiento agresivas, que suelen reducir los fondos para imprevistos y provocar problemas de liquidez. Por eso los profesionales recomiendan elaborar un presupuesto con cierta precisión, para ejecutar tus estrategias sin sobresaltos y evitar los problemas de caja que pueden acabar en el fracaso o el cierre del negocio.

En pocas palabras, un presupuesto de startup es una planificación del uso de los fondos disponibles y de la gestión de los gastos previstos del negocio. En esta guía veremos por qué los fundadores deben preparar un presupuesto antes de lanzar su negocio y cómo hacerlo paso a paso.

Por qué necesitas un presupuesto de startup

Un presupuesto es una herramienta para estudiar y analizar el capital que necesita un negocio para cubrir costes y gestionar el flujo de caja, sobre todo en los primeros meses. Funciona como una hoja de ruta: sin ella, la empresa puede gastar sus valiosos fondos de forma ineficiente o quedarse sin dinero en poco tiempo. El presupuesto puede reflejar una imagen bastante realista de la gestión de fondos, creada a partir de tus mejores estimaciones y de un estudio de mercado, por ejemplo, qué fondos destina tu competencia y a qué en sus primeros meses.

Tu presupuesto cumple funciones distintas en cada etapa del ciclo de vida del negocio, desde la constitución de la empresa hasta las campañas de marketing online, como las campañas de inbound marketing. Cuando el negocio empieza a asentarse, se convierte en una herramienta de análisis para evaluar el gasto y los ingresos de cada área y su desviación respecto a lo previsto. El análisis de lo previsto frente a lo real pondrá de manifiesto los problemas internos del negocio, las oportunidades de ahorro y de inversión y las áreas de mejora.

Por ejemplo, imagina que destinaste 60.000 $ en total a marketing. Gastaste 50.000 $ en anuncios de página completa en revistas y 10.000 $ en marketing online. Ese gasto generó alrededor del 70 % de las ventas con el marketing online y solo el 30 % con la publicidad. Es decir, el negocio no debería gastar más en anuncios en revistas.

¿Por qué es importante hacer un presupuesto?

Dedicar tiempo y esfuerzo suficientes a elaborar un presupuesto de startup protege a tu negocio de golpes financieros inesperados y te ayuda a tomar decisiones estratégicas racionales a largo plazo. Estas son algunas de las razones más importantes por las que los emprendedores deberían invertir en presupuestar:

• Puedes analizar y decidir cuándo contratar a nuevos empleados, invertir en activos o reinvertir los beneficios.
• Puedes fijar los límites de inversión y endeudamiento según tu capacidad de generar efectivo.
• Puedes prever tu punto de equilibrio y gestionar en consecuencia el equilibrio entre gastos fijos y variables.
• Puedes proyectar una imagen realista de tu negocio a partir de los datos actuales y de algunas hipótesis, y compartirla con posibles inversores.

Recuerda que puedes mejorar tu mañana con decisiones inteligentes hoy. Por eso, no esperes a tener el plan perfecto para ponerlo en marcha. Es mejor empezar con un presupuesto inicial que ejecutas y mejoras después que no planificar nada.

¿Qué tipos de presupuesto de startup existen?

Aunque los presupuestos se pueden clasificar de varias maneras, hay dos tipos principales:

Presupuesto a un año

Este tipo de presupuesto prevé los gastos por mes, por semana o incluso por día. Un buen método es elaborar un presupuesto móvil y un estado de pérdidas y ganancias (P&L). Se recomienda usar intervalos móviles más cortos, como mensuales o trimestrales, en los primeros años, y pasar a presupuestos anuales cuando el negocio haya crecido.

Presupuesto a largo plazo

Normalmente, las empresas en fase de crecimiento o madurez prefieren elaborar un presupuesto de mayor duración, que proyecte los objetivos financieros a largo plazo y abarque de 3 a 5 años. Una startup puede preparar un presupuesto más extenso a partir de sus objetivos y de referencias del sector. Eso sí, es posible que se ajuste con frecuencia durante los primeros años.

¿Cómo crear un presupuesto de startup?

Hay algunas pautas esenciales que te ayudarán a elaborar el presupuesto de tu startup. Aunque no puedes predecir cada céntimo a la perfección, puedes llegar a una cifra bastante aproximada si sigues estos pasos.

Normalmente, las empresas empiezan a presupuestar a partir de análisis de la competencia, estudios de mercado y presupuestos de proveedores. Recuerda que tu presupuesto no es un documento para defender la rentabilidad o la sostenibilidad de tu negocio. Tienes que ser realista, y es mejor subestimar los ingresos y sobrestimar los gastos para estar preparado para el peor escenario.

Veamos los pasos que debes seguir para elaborar un presupuesto de startup.

Paso 1: reúne las herramientas y fija un presupuesto objetivo como referencia

Primero, tienes que empezar a usar una herramienta, como un cuaderno, una hoja de cálculo de Excel, un software de presupuestos, una herramienta financiera integrada o un panel. La herramienta adecuada depende de las necesidades del negocio, de la capacidad de la persona que gestionará el presupuesto, del tamaño de la empresa y de su complejidad.

Una plantilla de presupuesto para startups en una hoja de cálculo te da ventaja desde el principio, porque las filas de costes, financiación y totales ya están preparadas. Nuestras plantillas de presupuesto gratuitas en Excel y esta plantilla de presupuesto de Google Sheets te ofrecen un diseño listo para usar.

Después, es fundamental fijar un presupuesto objetivo para controlar el rendimiento y las desviaciones. Se recomienda reservar un fondo de emergencia o colchón para los peores escenarios imprevistos, de hasta 3 veces el gasto total del negocio.

Paso 2: enumera los costes esenciales de puesta en marcha

El coste de puesta en marcha es el importe necesario en el año cero para lanzar un negocio. También se conoce como inversión inicial. Incluye la compra de activos y los gastos de operación y de funcionamiento. Son los recursos esenciales para llevar a cabo las actividades principales del negocio, es decir, entregar productos o servicios y generar ingresos.

Activos

Normalmente son compras únicas de activos fijos, como inmuebles, maquinaria, mobiliario y vehículos, y de activos corrientes, como las existencias. Son inversiones de capital no deducibles de impuestos.

Gastos

Incluyen tanto gastos fijos como variables que hay que pagar antes de lanzar el negocio.

Paso 3: determina los costes fijos

Los costes fijos, también llamados gastos generales, son los gastos que se mantienen iguales cada mes y que hay que pagar independientemente de las unidades producidas o vendidas. Entre los costes fijos de un negocio están:

• Alquiler o hipoteca
• Nóminas y otras prestaciones
• Seguros
• Mantenimiento del sitio web
• Comisiones bancarias
• Amortización

Elige tus costes fijos con cuidado. Por ejemplo, tener un equipo de TI propio puede resultar más caro que externalizarlo, porque puede exigir equipos, una oficina, mobiliario y salarios. Por eso es fundamental analizar las necesidades de tu negocio y hacer un análisis de costes y beneficios. Si no, podrías acabar con la carga de unos costes fijos y quedarte sin dinero muy pronto.

Paso 4: estima los costes variables

Los costes variables son los gastos que suben y bajan con las ventas y la producción. Por eso no se mantienen constantes cada mes. Estos costes suelen aumentar con la expansión del negocio y el crecimiento de las unidades vendidas. Algunos de los costes variables más importantes son:

• Materias primas
• Servicios
• Transporte
• Gastos de envío
• Viajes y eventos
• Gastos de publicidad

Para la mayoría de estos gastos puedes usar promedios del sector o pedir presupuestos a contratistas, fabricantes y proveedores logísticos externos (3PL). Algunos costes variables cambian periódicamente (por ejemplo, cada año o cada trimestre).

Paso 5: incluye los gastos por intereses e impuestos

Los intereses dependen de tu endeudamiento y de la situación económica del país, mientras que los impuestos dependen del beneficio antes de impuestos y de la política fiscal del país. Lo mejor es planificar los gastos fiscales según la normativa del estado en el que opera el negocio.

Paso 6: calcula los ingresos mensuales

Prever los ingresos es un componente esencial del presupuesto, pero ¿cómo puede una startup predecir sus ingresos sin tendencias pasadas ni datos históricos? Una forma de estimar los ingresos futuros es analizar tu mercado objetivo, el número de unidades que se espera que compre cada cliente, la frecuencia de compra y el valor del ciclo de vida del cliente para obtener los ingresos proyectados.

Otra forma es comparar las cifras con las de la competencia o evaluar su crecimiento de ingresos en los primeros años. Lo mejor es elaborar escenarios optimistas y pesimistas de previsión de ingresos.

Paso 7: revisa y ajusta los costes totales

Ahora introduce el valor de cada componente en tu herramienta o plantilla de presupuesto y calcula cuánto dinero tienes para empezar tu negocio y cómo vas a gestionar la caja. No olvides reservar un fondo de emergencia o colchón para afrontar los peores escenarios.

Trabajar en cada componente por separado y revisar luego la imagen de conjunto en el modelo de presupuesto puede revelar ajustes necesarios para que tu presupuesto sea más realista y relevante. Recuerda que está bien hacer ajustes. Revisa cada gasto y decide si es esencial o prescindible, y analiza qué costes se pueden reducir o eliminar para maximizar los ingresos y el ahorro.

Conclusión

Un presupuesto de startup es la mejor defensa para proteger tu negocio de problemas financieros inesperados. Aumenta la flexibilidad y la capacidad de adaptación del negocio para responder a los cambios y hacer correcciones a tiempo sin afectar de forma significativa a la gestión de caja.

Para sacar conclusiones útiles del presupuesto, también hay que elegir y usar las herramientas adecuadas que ayuden de verdad en el proceso, como las plantillas de Excel y las herramientas de presupuestos.

Cuando el negocio ya esté en marcha, controla el dinero que entra y sale con una plantilla de flujo de caja, y compáralo con tu presupuesto cada mes. Si actualizar esas hojas de cálculo a mano te lleva demasiado tiempo, el empleado virtual con IA de Sheetgo para finanzas puede encargarse de ese trabajo.