Comment créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets

Dans sa forme la plus simple, un diagramme de Gantt est un diagramme à barres montrant les tâches et le temps - ou un calendrier des activités à réaliser et du moment où elles doivent l'être. Les versions plus avancées incluent d'autres informations telles que la personne responsable de chaque tâche, les liens entre les différentes tâches (dépendances) et les ressources nécessaires.

Comme il s'agit d'un logiciel en ligne, Google Sheets contient toujours des données en temps réel et chaque modification est sauvegardée automatiquement. Cela signifie que toute l'équipe peut mettre à jour le même fichier depuis n'importe quel endroit et à n'importe quel moment.

Ce guide vous montre étape par étape comment créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets à partir d'un graphique à barres empilées, et comment lier les tâches par des dépendances. Si vous préférez partir d'un diagramme de Gantt Google Sheets tout prêt, utilisez le modèle de la section suivante.

Modèle de diagramme de Gantt pour Google Sheets

Un modèle de gestion de projet vous évite toute la mise en place. Celui ci-dessous est une feuille maîtresse avec un onglet WBS et un onglet Gantt, et il vous permet de :

• Découper le projet en phases et en tâches, chacune avec un responsable, une date de début et une date de fin.
• Lier les tâches par des dépendances fin à début ou début à début.
• Voir quelles tâches sont en retard, dans les temps ou en avance, au fur et à mesure que votre équipe indique son avancement.

Utiliser un modèle de diagramme de Gantt automatisé

Google Sheets dispose de puissantes fonctions de collaboration. Mais si vous gérez un projet complexe ou plusieurs projets, vous ne voudrez peut-être pas que plusieurs collègues travaillent sur la même feuille de calcul (et la modifient). En tant que chef de projet, il est déjà difficile de tout suivre. Or, il est souvent plus sûr et plus rationnel de séparer les flux de données.

Le modèle de flux de travail de Sheetgo Project Management contient des feuilles de saisie pour vos collègues. Ils peuvent y mettre à jour le statut de leurs tâches. Les données de ces feuilles de saisie sont automatiquement transférées (via les connexions Sheetgo) dans votre feuille maîtresse. De même, lorsque vous saisissez ou mettez à jour des informations sur une tâche dans votre feuille maîtresse (comme le report de la date de fin), ces données sont automatiquement exportées vers les feuilles de calcul de votre équipe.

Consultez le modèle de gestion de projet Sheetgo. Si vous préférez ne pas tenir la feuille à jour vous-même, Sheetgo propose aussi Milo, un employé virtuel IA qui attribue les tâches, cartographie les dépendances et tient la feuille du projet à jour. Il travaille dans les feuilles de calcul que votre équipe utilise déjà et consulte une personne avant toute action importante.

Le diagramme de Gantt automatisé vous permet d'obtenir une vue d'ensemble de la chronologie de votre projet :

Comment créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets

Les diagrammes de Gantt peuvent sembler intimidants si vous n'en connaissez pas les composants ni ce qu'ils permettent de faire. Mais une fois que vous avez compris ces composants et leur fonctionnement, vous pourrez créer le vôtre. Suivez les étapes ci-dessous pour créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets.

Préparez le tableau

Ouvrez Google Sheets et allez dans la feuille où vous voulez placer le diagramme de Gantt. La première étape consiste à créer un tableau des dates de début et de fin de chaque tâche, qui nous servira à calculer le jour de début et la durée de chacune.

1. Commencez par ajouter les en-têtes du tableau : tâche, date de début, date de fin, jour de début et durée.

2. Sélectionnez les colonnes des dates de début et de fin. Allez dans Format > Nombre > Date.

Ajoutez les données du projet

Maintenant que le tableau est prêt, ajoutez les données du projet. Ajoutez chaque tâche au tableau, en commençant par celle qui démarre en premier.

1. Dans la première colonne, ajoutez le nom des tâches.

2. Dans la deuxième colonne, ajoutez la date de début de chaque tâche.

3. Dans la troisième colonne, ajoutez la date de fin de chaque tâche.

Calculez le jour de début et la durée

À partir des données ajoutées à l'étape précédente, vous pouvez calculer le jour de début et la durée de chaque tâche. Google Sheets dispose d'une fonction très utile qui s'en charge pour vous : la fonction DATEDIF. Pour le jour de début, il nous faut l'écart entre la date de début de chaque tâche et la date de début la plus ancienne, c'est-à-dire celle de la tâche 1.

1. Pour calculer le jour de début, saisissez la fonction DATEDIF.

2. Le premier paramètre est la date de début du projet, qui est la même que celle de la première tâche. Utilisez une référence absolue pour cette date afin de pouvoir recopier la formule vers le bas.

3. Pour le deuxième paramètre (end_date), sélectionnez la date de début de la première tâche, mais avec une référence relative (sans symbole dollar), afin de pouvoir recopier la formule vers le bas pour les autres tâches.

4. Le dernier paramètre indique l'unité : utilisez "D" pour obtenir le résultat en jours.

5. Vous pouvez utiliser la saisie automatique suggérée ou simplement faire glisser la poignée de recopie de la cellule jusqu'à la dernière tâche.

6. Vous pouvez aussi utiliser la fonction DATEDIF pour calculer la durée des tâches. Veillez cependant à n'utiliser de référence absolue pour aucun des paramètres.

7. Comme précédemment, acceptez la saisie automatique suggérée ou faites glisser la poignée de recopie pour recopier la formule jusqu'à la dernière tâche.

Ajoutez un graphique à barres empilées

Maintenant que vous avez toutes les données nécessaires, il est temps d'ajouter un graphique à barres empilées.

1. Sélectionnez les colonnes de la tâche, du jour de début et de la durée.

2. Allez dans Insertion > Graphique.

3. Dans l'éditeur de graphique, sélectionnez le type Graphique à barres empilées.

Transformez le graphique à barres en diagramme de Gantt

Quelques modifications suffisent pour transformer le graphique à barres en diagramme de Gantt.

1. Dans l'onglet "Personnaliser" de l'éditeur de graphique, cliquez sur "Titres du graphique et des axes" pour saisir le titre de votre choix.

2. Allez dans "Série" et changez la couleur de la première série (jour de début).

3. Cliquez ensuite sur "Légende" et sélectionnez "Aucune", comme ci-dessous.

4. Sélectionnez le titre de l'axe vertical et effacez le texte pour le supprimer.

5. Votre graphique ressemble maintenant à un diagramme de Gantt classique. Vous pouvez toutefois le modifier davantage pour respecter votre charte graphique.

Diagramme de Gantt avec dépendances dans Google Sheets

Vous pouvez ajouter quatre types de dépendances à votre diagramme de Gantt. Suivez les instructions ci-dessous pour ajouter chacun d'eux.

De l'arrivée au départ

Ce type de dépendance concerne les tâches qui doivent être terminées pour qu'une autre tâche puisse commencer. Dans cet exemple, la troisième tâche ne peut pas commencer avant que la première soit terminée.

1. Dans la cellule de la date de début de la troisième tâche, saisissez la fonction MAX et sélectionnez la date de fin de la première tâche. Ajoutez 1 pour que la tâche commence le lendemain.

2. La date de début de la troisième tâche dépend désormais de la date de fin de la première.

Début à fin

Ce type de dépendance concerne les tâches qui doivent commencer avant qu'une autre tâche puisse se terminer. Dans cet exemple, la cinquième tâche ne peut pas se terminer avant que la sixième ait commencé.

Dans ce cas, utilisez la fonction MIN pour la date de fin de la cinquième tâche, puis ajoutez 1.

Début à début

Ce type de dépendance s'applique quand une tâche doit commencer avant qu'une autre puisse commencer. Dans cet exemple, la cinquième tâche doit commencer avant la sixième.

Ici, la date de début de la sixième tâche est =MAX(B6)+3 : elle commence donc trois jours après la cinquième tâche.

Fin à fin

Le dernier type de dépendance exige qu'une tâche se termine avant que l'autre puisse se terminer. Ici, la huitième tâche doit être terminée avant que la neuvième puisse se terminer.

Ici, la date de fin de la neuvième tâche est =MIN(C9)+3 : elle se termine donc trois jours après la huitième tâche.

Et voilà. Vous pouvez ajouter autant de dépendances que nécessaire.

Comment structurer votre projet dans un diagramme de Gantt

Chaque projet comporte 5 étapes clés ou “groupes” :

1. Initiation/conception.
2. Planification/définition.
3. Exécution/lancement.
4. Contrôle/surveillance.
5. Clôture du projet.

Ces groupes sont ensuite divisés en sous-groupes, et les sous-groupes sont divisés en tâches. Par exemple, votre groupe peut être “Planification”, votre sous-groupe peut être “Plan de communication” et votre tâche peut être “Définir les canaux de communication”.

Chaque tâche est généralement attribuée à un propriétaire (la personne responsable de sa réalisation).

L'utilisation d'un OTP pour la gestion de projet

Les diagrammes de Gantt et autres outils de gestion de projet utilisent souvent une structure de répartition du travail (SRT). Il s'agit d'une structure de répartition du travail. Il s'agit d'une méthode permettant d'organiser un projet en sections gérables et réalisables. Une SRT a une structure hiérarchique et arborescente, ce qui signifie que vous divisez un grand projet en tâches plus petites et réalisables. Dans votre diagramme de Gantt, une structure de répartition du travail vous aide à nommer et à identifier les tâches (et leur relation les unes avec les autres) de manière logique.

Par exemple, la planification (groupe) pourrait se voir attribuer le numéro d'OTP suivant 2. Dans ce cas, le plan de communication (votre sous-groupe) pourrait être le suivant 2.3 et Définir les canaux de communication (votre tâche) pourrait être 2.3.1.

Comment ajouter un diagramme de Gantt à Google Docs

Google Docs ne propose pas de type de graphique Gantt : créez donc d'abord le diagramme dans Google Sheets en suivant les étapes ci-dessus. Ensuite, dans votre document, allez dans Insertion > Graphique > À partir de Sheets, choisissez la feuille de calcul, sélectionnez le diagramme de Gantt, laissez la case Associer à la feuille de calcul cochée et cliquez sur Importer. Quand les dates changent dans votre feuille, cliquez sur Mettre à jour sur le graphique du document pour l'actualiser. Les deux applications fonctionnent dans le navigateur : vous n'avez rien à installer.

Vous cherchez un logiciel Gantt spécialisé ?

Si vous vous concentrez sur la gestion de projets dans votre travail, vous pouvez investir dans un logiciel de Gantt plus avancé, tel que TeamGantt ou GanttPro.

Ces applications vous aident à planifier, gérer et collaborer sur des projets, avec une interface de présentation attrayante. Si vous avez besoin de partager des diagrammes de Gantt et des visualisations de projets avec des parties prenantes externes, il peut être intéressant de payer pour ce type de logiciel.

Conclusion

Créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets n'a rien d'effrayant. Si vous suivez les étapes, c'est simple. Presque tous les projets comportent des tâches dépendantes ou simultanées, et le diagramme de Gantt permet de le montrer. Vous savez maintenant comment créer un diagramme de Gantt simple dans Google Sheets, comment le personnaliser selon vos besoins et vos préférences, et comment ajouter des dépendances.

Pour vous épargner la mise en place la prochaine fois, partez du modèle présenté en haut de ce guide. Notre article sur le modèle de gestion de projet dans Google Sheets explique comment le configurer et, si votre équipe travaille sur Excel, il existe un modèle de diagramme de Gantt pour Excel également.