Comment créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets ?

Gérez vos projets avec un diagramme de Gantt

On attend souvent des chefs de projet qu'ils soient des maîtres du multitâche. Mais il y a une limite à la quantité d'informations que l'on peut jongler et retenir en même temps. Et quelle que soit la qualité de la planification d'un projet au départ, des événements inattendus peuvent toujours survenir et faire déraper les choses. Où et comment suivre un projet de manière simple et efficace ? Avec un diagramme de Gannt dans Google Sheets. Nous vous montrons ici comment procéder.

Un diagramme de Gantt est les outil classique de gestion de projet. À l'origine, il s'agissait d'un tableau sur papier, mais aujourd'hui, il est plus probable qu'il soit en ligne.

Dans sa forme la plus simple, un diagramme de Gantt est un diagramme à barres montrant les tâches et le temps - ou un calendrier des activités à réaliser et du moment où elles doivent l'être. Les versions plus avancées incluent d'autres informations telles que la personne responsable de chaque tâche, les liens entre les différentes tâches (dépendances) et les ressources nécessaires.

Vous trouverez souvent un diagramme de Gantt dans les programmes de gestion de projet spécialisés. Toutefois, si vous n'êtes pas un gestionnaire de projet à plein temps, il n'est pas nécessaire d'investir dans un logiciel coûteux.

Outre le coût, un autre inconvénient des logiciels de gestion de projet est qu'ils peuvent être trop complexes. Si vous souhaitez un rapport de projet simple et clair sous la forme d'un diagramme de Gantt, vous n'avez probablement pas besoin d'un logiciel de projet avancé.

Il est facile de créer ses propres diagrammes de Gantt dans une feuille de calcul, en utilisant les nombreux modèles prêts à l'emploi qui sont disponibles.

Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt dans Google Sheets ?

Tout projet gagne à être bien planifié et suivi. En matière de gestion de projet, Google Sheets est parfait en raison de sa conception collaborative. La plupart des projets impliquent plusieurs personnes. Il est donc logique que toute l'équipe puisse suivre et mettre à jour ses progrès dans le même fichier.

Les fonctions collaboratives de Google permettent aux chefs de projet de partager des feuilles de calcul avec tous les membres de l'équipe et de leur permettre de visualiser et/ou de modifier l'état d'avancement des tâches.

Comme il s'agit d'un logiciel en ligne, Google Sheets contient toujours des données en temps réel et chaque modification est sauvegardée automatiquement. Cela signifie que toute l'équipe peut mettre à jour le même fichier depuis n'importe quel endroit et à n'importe quel moment.

C'est beaucoup plus productif pour les projets dynamiques que d'envoyer des fichiers Excel statiques et hors ligne en pièces jointes. Un diagramme de Gantt dans Google Sheets est plus accessible et plus précis pour la planification et le suivi des projets.

Comment structurer votre projet dans un diagramme de Gantt ?

Chaque projet comporte 5 étapes clés ou “groupes” :

1. Initiation/conception.
2. Planification/définition.
3. Exécution/lancement.
4. Contrôle/surveillance.
5. Clôture du projet.

Ces groupes sont ensuite divisés en sous-groupes, et les sous-groupes sont divisés en tâches. Par exemple, votre groupe peut être “Planification”, votre sous-groupe peut être “Plan de communication” et votre tâche peut être “Définir les canaux de communication”.

Chaque tâche est généralement attribuée à un propriétaire (la personne responsable de sa réalisation).

L'utilisation d'un OTP pour la gestion de projet

Les diagrammes de Gantt et autres outils de gestion de projet utilisent souvent une structure de répartition du travail (SRT). Il s'agit d'une structure de répartition du travail. Il s'agit d'une méthode permettant d'organiser un projet en sections gérables et réalisables. Une SRT a une structure hiérarchique et arborescente, ce qui signifie que vous divisez un grand projet en tâches plus petites et réalisables. Dans votre diagramme de Gantt, une structure de répartition du travail vous aide à nommer et à identifier les tâches (et leur relation les unes avec les autres) de manière logique.

Par exemple, la planification (groupe) pourrait se voir attribuer le numéro d'OTP suivant 2. Dans ce cas, le plan de communication (votre sous-groupe) pourrait être le suivant 2.3 et Définir les canaux de communication (votre tâche) pourrait être 2.3.1.

Créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets

À moins que vous ne soyez très compétent en matière de formules de tableur et de construction de vos propres diagrammes, la façon la plus rapide et la plus simple de construire un diagramme de Gantt dans Google Sheets est d'utiliser un modèle. Un modèle vous fournit le cadre de base et vous pouvez le personnaliser en fonction de votre projet.

Modèles gratuits de diagramme de Gantt Google Sheets

Lorsque vous créez une nouvelle feuille de calcul dans Google Sheets, accédez à la galerie de modèles et choisissez l'un des modèles gratuits fournis par des tiers, comme celui de Smartsheet ci-dessous. Il s'agit d'un diagramme de Gantt standard - il suffit d'entrer les détails de votre projet (tâches, propriétaires, délais, etc.) et de mettre à jour la progression du %.

Utiliser un modèle de diagramme de Gantt automatisé

Google Sheets dispose de puissantes fonctions de collaboration. Mais si vous gérez un projet complexe ou plusieurs projets, vous ne voudrez peut-être pas que plusieurs collègues travaillent sur la même feuille de calcul (et la modifient). En tant que chef de projet, il est déjà difficile de tout suivre. Or, il est souvent plus sûr et plus rationnel de séparer les flux de données.

En utilisant un outil d'automatisation comme Sheetgo, vous pouvez créer des connexions entre différentes feuilles de calcul Google. Ainsi, les données sont transférées automatiquement d'une feuille à l'autre.

Le modèle de flux de travail de Sheetgo Project Management contient des feuilles de saisie pour vos collègues. Ils peuvent y mettre à jour le statut de leurs tâches. Les données de ces feuilles de saisie sont automatiquement transférées (via les connexions Sheetgo) dans votre feuille maîtresse. De même, lorsque vous saisissez ou mettez à jour des informations sur une tâche dans votre feuille maîtresse (comme le report de la date de fin), ces données sont automatiquement exportées vers les feuilles de calcul de votre équipe.

Sheetgo est un outil qui peut être utilisé pour automatiser tous les aspects de votre activité (de l'inventaire aux ventes et aux ressources humaines) à l'aide de feuilles de calcul. Il s'agit donc d'une alternative plus souple aux logiciels de gestion de projet spécialisés. Consultez la page Sheetgo modèle de flux de travail automatisé pour la gestion de projet ici.

Le diagramme de Gantt automatisé vous permet d'obtenir une vue d'ensemble de la chronologie de votre projet :

Vous cherchez un logiciel Gantt spécialisé ?

Si vous vous concentrez sur la gestion de projets dans votre travail, vous pouvez investir dans un logiciel de Gantt plus avancé, tel que TeamGantt ou GanttPro.

Ces applications vous aident à planifier, gérer et collaborer sur des projets, avec une interface de présentation attrayante. Si vous avez besoin de partager des diagrammes de Gantt et des visualisations de projets avec des parties prenantes externes, il peut être intéressant de payer pour ce type de logiciel.

Vous savez maintenant pourquoi les diagrammes de Gantt sont les meilleurs outils de gestion de projet et comment créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets à l'aide d'un modèle.

Vous cherchez d'autres outils et modèles de feuilles de calcul pour vous aider à organiser vos projets et votre entreprise ? Consultez notre article sur l'utilisation d'un Modèle de Google Sheets pour l'analyse du budget par rapport à la réalité, pour maintenir vos finances sur la bonne voie.