Como criar um gráfico de Gantt no Planilhas Google

Gerencie seus projetos com um gráfico de Gantt

Em geral, espera-se que os gerentes de projeto sejam mestres em multitarefas. Mas há um limite para a quantidade de informações que alguém pode manipular e reter de uma só vez. E não importa quão bem você planeje um projeto no início, eventos inesperados sempre surgirão e desviarão o curso das coisas. Onde e como você pode acompanhar um projeto de forma simples e eficaz? Com um gráfico de Gannt no Google Sheets. Aqui mostraremos exatamente como fazer isso.

Um gráfico de Gantt é o ferramenta clássica de gerenciamento de projetos. Originalmente, era um gráfico em papel, mas é claro que hoje é mais provável que seja on-line.

Em sua forma mais básica, um gráfico de Gantt é um gráfico de barras que mostra tarefas e tempo, ou um cronograma de quais atividades precisam ser realizadas e quando. Versões mais avançadas incluem outras informações, como quem é responsável por cada tarefa, como as diferentes tarefas se relacionam entre si (dependências) e quais recursos são necessários.

É comum encontrar um gráfico de Gantt em programas especializados em gerenciamento de projetos. No entanto, se você não for um gerente de projetos em tempo integral, não há necessidade de comprar um software caro.

Além do custo, outra desvantagem do software de gerenciamento de projetos é que ele pode ser excessivamente complexo. Se você deseja relatórios de projeto simples e claros em um gráfico de Gantt, provavelmente não precisa de um software de projeto avançado.

É fácil criar seus próprios gráficos de Gantt em uma planilha, usando os vários modelos prontos para uso que estão disponíveis.

Por que usar um gráfico de Gantt no Planilhas Google?

Qualquer projeto se beneficiará se for bem planejado e monitorado. Quando se trata de gerenciamento de projetos, o Google Sheets é perfeito devido ao seu design colaborativo. A maioria dos projetos envolve várias pessoas. Portanto, faz sentido que toda a equipe possa acompanhar e atualizar seu progresso no mesmo arquivo.

As funções colaborativas do Google permitem que os gerentes de projeto compartilhem planilhas com todos os membros da equipe e permitam que eles visualizem e/ou editem seu progresso nas tarefas.

Por ser um software baseado na nuvem (on-line), o Google Sheets sempre contém dados em tempo real e todas as alterações são salvas automaticamente. Isso significa que toda a equipe pode fazer atualizações no mesmo arquivo de qualquer local, a qualquer momento.

Isso é muito mais produtivo para projetos dinâmicos do que enviar arquivos estáticos e off-line do Excel como anexos. Um gráfico de Gantt no Planilhas Google é mais acessível e preciso ao planejar e monitorar projetos.

Como estruturar seu projeto em um gráfico de Gantt

Todo projeto tem cinco estágios principais ou “grupos”:

1. Iniciação/concepção.
2. Planejamento/definição.
3. Execução/lançamento.
4. Controle/monitoramento.
5. Encerramento do projeto.

Esses grupos são então divididos em subgrupos e os subgrupos são divididos em tarefas. Por exemplo, seu grupo pode ser “Planejamento”, seu subgrupo pode ser “Plano de comunicação” e sua tarefa pode ser “Definir canais de comunicação”.

Em geral, cada tarefa é alocada a um proprietário (o indivíduo responsável por concluí-la).

Uso de uma EAP para o gerenciamento de projetos

Os gráficos de Gantt e outras ferramentas de gerenciamento de projetos geralmente usam uma WBS. Isso significa estrutura de divisão do trabalho. É um método para organizar um projeto em seções gerenciáveis e entregáveis. Uma EAP tem uma estrutura hierárquica, semelhante a uma árvore, o que significa que você divide um grande projeto em tarefas menores e realizáveis. Em seu gráfico de Gantt, a EAP ajuda a nomear e identificar as tarefas (e a relação entre elas) dessa forma lógica.

Por exemplo, ao Planejamento (grupo) poderia ser atribuído o número WBS 2. Nesse caso, o plano de comunicações (seu subgrupo) pode ser 2.3 e Definir canais de comunicação (sua tarefa) podem ser 2.3.1.

Criar um gráfico de Gantt no Planilhas Google

A menos que você seja bastante competente com fórmulas de planilhas e com a criação de seus próprios gráficos, a maneira mais rápida e fácil de criar um gráfico de Gantt no Planilhas Google é usar um modelo. Um modelo fornece a estrutura básica e você pode personalizá-lo para se adequar ao seu projeto.

Modelos gratuitos de gráficos de Gantt do Google Sheets

Ao criar uma nova planilha no Google Sheets, acesse a galeria de modelos e escolha um dos modelos gratuitos fornecidos por terceiros, como o modelo abaixo do Smartsheet. Esse é um gráfico de Gantt padrão - basta inserir os detalhes do seu projeto (tarefas, proprietários, prazos etc.) e, em seguida, atualizar o progresso do %.

Use um modelo de gráfico de Gantt automatizado

O Planilhas Google tem funções poderosas de colaboração. Mas se você estiver gerenciando um projeto complexo ou vários projetos, talvez não queira que vários colegas trabalhem (e alterem) a mesma planilha. Como gerente de projetos, já é um desafio manter o controle de tudo. E, em geral, é mais seguro e simplificado manter os fluxos de dados separados.

Ao usar uma ferramenta de automação como o Sheetgo, você pode criar conexões entre diferentes Planilhas Google. Dessa forma, os dados são transferidos de um para outro automaticamente.

O modelo de fluxo de trabalho do Sheetgo Project Management contém planilhas de entrada para seus colegas. Aqui eles podem atualizar o status de suas tarefas. Os dados dessas planilhas de entrada fluem automaticamente (por meio das conexões do Sheetgo) diretamente para sua planilha mestre. Da mesma forma, quando você insere ou atualiza as informações da tarefa na planilha mestre (como estender a data de término), esses dados são exportados automaticamente para as planilhas da sua equipe.

O Sheetgo é uma ferramenta que pode ser usada para automatizar todas as partes da sua empresa (desde o estoque até as vendas e o RH) usando planilhas, por isso é uma alternativa mais flexível ao software especializado em gerenciamento de projetos. Confira o Sheetgo modelo de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos automatizado aqui.

Obtenha uma visão geral rápida do cronograma do seu projeto no gráfico de Gantt automatizado:

Procurando um software Gantt especializado?

Se você se concentra no gerenciamento de projetos em seu trabalho, talvez queira investir em um software de Gantt mais avançado, como o EquipeGantt ou GanttPro.

Esses aplicativos ajudam a planejar, gerenciar e colaborar em projetos, com uma interface atraente para apresentação. Se você precisar compartilhar gráficos de Gantt e visualizações de projetos com participantes externos, talvez valha a pena pagar por esse tipo de software.

Agora você já sabe por que os gráficos de Gantt são as melhores ferramentas para o gerenciamento de projetos e como criar um gráfico de Gantt no Google Sheets usando um modelo.

Procurando outras ferramentas e modelos de planilhas para ajudar a organizar seus projetos e sua empresa? Confira nossa postagem sobre como usar uma Modelo do Planilhas Google para análise de orçamento vs. real, para manter suas finanças sob controle.