Cómo crear un diagrama de Gantt en Google Sheets

Gestione sus proyectos con un diagrama de Gantt

A menudo se espera que los gestores de proyectos sean maestros de la multitarea. Pero la cantidad de información que una persona puede manejar y retener al mismo tiempo tiene un límite. Y por muy bien que se planifique un proyecto desde el principio, siempre surgen imprevistos que desvían el rumbo. ¿Dónde y cómo se puede hacer un seguimiento sencillo y eficaz de un proyecto? Con un diagrama de Gannt en Google Sheets. Aquí te mostraremos exactamente cómo hacerlo.

Un diagrama de Gantt es el herramienta clásica de gestión de proyectos. Originalmente era un gráfico en papel, pero hoy en día es más probable que esté en línea.

En su forma más básica, un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que muestra las tareas y el tiempo, o un calendario de las actividades que hay que hacer y cuándo. Las versiones más avanzadas incluyen otra información, como quién es responsable de cada tarea, cómo se relacionan las distintas tareas entre sí (dependencias) y qué recursos se necesitan.

Los programas especializados en gestión de proyectos suelen incluir un diagrama de Gantt. Sin embargo, si no eres gestor de proyectos a tiempo completo, no hace falta que te gastes un software caro.

Aparte del coste, otro inconveniente del software de gestión de proyectos es que puede resultar excesivamente complejo. Si quieres informes de proyecto sencillos y claros en un diagrama de Gantt, probablemente no necesites un software de proyectos avanzado.

Es fácil crear tus propios diagramas de Gantt en una hoja de cálculo, utilizando las muchas plantillas listas para usar que hay disponibles.

¿Por qué utilizar un diagrama de Gantt en Google Sheets?

Cualquier proyecto se beneficiará de estar bien planificado y supervisado. Cuando se trata de la gestión de proyectos, Google Sheets es perfecto debido a su diseño colaborativo. En la mayoría de los proyectos participan varias personas. Así que tiene sentido que todo el equipo pueda realizar un seguimiento y actualizar su progreso en el mismo archivo.

Las funciones de colaboración de Google permiten a los gestores de proyectos compartir hojas de cálculo con todos los miembros del equipo y permitirles ver y/o editar su progreso en las tareas.

Al tratarse de un software basado en la nube (en línea), Google Sheets siempre contiene datos en tiempo real y cada cambio se guarda automáticamente. Esto significa que todo el equipo puede realizar actualizaciones en el mismo archivo desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Esto es mucho más productivo para proyectos dinámicos que enviar archivos Excel estáticos y sin conexión de un lado a otro como archivos adjuntos. Un diagrama de Gantt en Google Sheets es más accesible y preciso a la hora de planificar y supervisar proyectos.

Cómo estructurar su proyecto en un diagrama de Gantt

Todo proyecto tiene 5 etapas o “grupos” clave:

1. Iniciación/concepción.
2. Planificación/definición.
3. Ejecución/lanzamiento.
4. Control/seguimiento.
5. Cierre del proyecto.

Estos grupos se dividen a su vez en subgrupos, y los subgrupos en tareas. Por ejemplo, su Grupo podría ser “Planificación”, su subgrupo podría ser “Plan de comunicación” y su tarea podría ser “Definir canales de comunicación”.

Cada tarea suele asignarse a un propietario (la persona responsable de llevarla a cabo).

Utilización de una EDT para la gestión de proyectos

Los diagramas de Gantt y otras herramientas de gestión de proyectos suelen utilizar una EDT. Esto significa estructura de desglose del trabajo. Es un método para organizar un proyecto en secciones manejables y entregables. Una EDT tiene una estructura jerárquica en forma de árbol, lo que significa que un proyecto grande se divide en tareas más pequeñas y realizables. En su diagrama de Gantt, una EDT le ayuda a nombrar e identificar las tareas (y su relación entre sí) de esta forma lógica.

Por ejemplo, a Planificación (grupo) se le podría asignar el número EDT 2. En ese caso, el plan de comunicaciones (su subgrupo) podría ser 2.3 y Definir los canales de comunicación (su tarea) podría ser 2.3.1.

Crear un diagrama de Gantt en Google Sheets

A menos que seas bastante competente con las fórmulas de las hojas de cálculo y la construcción de tus propios gráficos, la forma más rápida y sencilla de construir un diagrama de Gantt en Google Sheets es utilizar una plantilla. Una plantilla te proporciona el marco básico, y puedes personalizarla para adaptarla a tu proyecto.

Plantillas gratuitas de diagramas de Gantt para Google Sheets

Cuando crees una nueva hoja de cálculo en Google Sheets, ve a la galería de plantillas y elige una de las plantillas gratuitas proporcionadas por terceros, como la siguiente de Smartsheet. Se trata de un diagrama de Gantt estándar: sólo tienes que introducir los detalles de tu proyecto (tareas, propietarios, plazos, etc.) y actualizar el progreso de %.

Utilice una plantilla de diagrama de Gantt automatizada

Google Sheets cuenta con potentes funciones de colaboración. Pero si estás gestionando un proyecto complejo o varios proyectos, es posible que no quieras que varios compañeros trabajen (y modifiquen) la misma hoja de cálculo. Como gestor de proyectos, ya es un reto tenerlo todo controlado. Y a menudo es más seguro y ágil mantener los flujos de datos separados.

Utilizando una herramienta de automatización como Sheetgo, puedes crear conexiones entre diferentes Hojas de cálculo de Google. De esta forma, los datos se transfieren de una a otra automáticamente.

La plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo Project Management contiene hojas de entrada para sus colegas. Aquí pueden actualizar el estado de sus tareas. Los datos de estas hojas de entrada fluyen automáticamente (a través de las conexiones de Sheetgo) directamente a su hoja maestra. Del mismo modo, cuando usted introduce o actualiza la información de la tarea en su hoja maestra (por ejemplo, ampliando la fecha de finalización) esos datos se exportan automáticamente a las hojas de cálculo de su equipo.

Sheetgo es una herramienta que se puede utilizar para automatizar cada parte de su negocio (desde el inventario hasta las ventas y los RRHH) utilizando hojas de cálculo, por lo que es una alternativa más flexible que el software especializado de gestión de proyectos. Echa un vistazo a Sheetgo plantilla de flujo de trabajo automatizado para la gestión de proyectos.

Obtenga una visión general del calendario de su proyecto en el diagrama de Gantt automatizado:

¿Busca un programa Gantt especializado?

Si su trabajo se centra en la gestión de proyectos, puede que le interese invertir en un software Gantt más avanzado, como EquipoGantt o GanttPro.

Estas aplicaciones le ayudan a planificar, gestionar y colaborar en proyectos, con una atractiva interfaz de presentación. Si necesitas compartir diagramas de Gantt y visualizaciones de proyectos con partes interesadas externas, puede que merezca la pena pagar por este tipo de software.

Ahora ya sabes por qué los diagramas de Gantt son las mejores herramientas para la gestión de proyectos y cómo crear un diagrama de Gantt en Google Sheets utilizando una plantilla.

¿Buscas otras herramientas y plantillas de hojas de cálculo que te ayuden a organizar tus proyectos y tu empresa? Echa un vistazo a nuestro post sobre cómo utilizar una Plantilla de Google Sheets para el análisis del presupuesto comparado con la realidad, Para que tus finanzas vayan por buen camino.