Cómo hacer un diagrama de Gantt en Google Sheets

En su forma más básica, un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que muestra las tareas y el tiempo, o un calendario de las actividades que hay que hacer y cuándo. Las versiones más avanzadas incluyen otra información, como quién es responsable de cada tarea, cómo se relacionan las distintas tareas entre sí (dependencias) y qué recursos se necesitan.

Al tratarse de un software basado en la nube (en línea), Google Sheets siempre contiene datos en tiempo real y cada cambio se guarda automáticamente. Esto significa que todo el equipo puede realizar actualizaciones en el mismo archivo desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Esta guía te muestra paso a paso cómo hacer un diagrama de Gantt en Google Sheets a partir de un gráfico de barras apiladas y cómo vincular tareas con dependencias. Si prefieres partir de un diagrama de Gantt de Google Sheets ya hecho, usa la plantilla de la siguiente sección.

Plantilla de diagrama de Gantt para Google Sheets

Una plantilla de gestión de proyectos te ahorra la configuración. La de abajo es una hoja maestra con una pestaña WBS y otra Gantt, y te permite:

• Dividir el proyecto en fases y tareas, cada una con su responsable, su fecha de inicio y su fecha de finalización.
• Vincular tareas con dependencias fin a comienzo (finish-to-start) o comienzo a comienzo (start-to-start).
• Ver qué tareas van con retraso, en plazo o adelantadas a medida que tu equipo informa de su avance.

Utilice una plantilla de diagrama de Gantt automatizada

Google Sheets cuenta con potentes funciones de colaboración. Pero si estás gestionando un proyecto complejo o varios proyectos, es posible que no quieras que varios compañeros trabajen (y modifiquen) la misma hoja de cálculo. Como gestor de proyectos, ya es un reto tenerlo todo controlado. Y a menudo es más seguro y ágil mantener los flujos de datos separados.

La plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo Project Management contiene hojas de entrada para sus colegas. Aquí pueden actualizar el estado de sus tareas. Los datos de estas hojas de entrada fluyen automáticamente (a través de las conexiones de Sheetgo) directamente a su hoja maestra. Del mismo modo, cuando usted introduce o actualiza la información de la tarea en su hoja maestra (por ejemplo, ampliando la fecha de finalización) esos datos se exportan automáticamente a las hojas de cálculo de su equipo.

Consulta la plantilla de gestión de proyectos de Sheetgo. Si prefieres no encargarte tú de mantener la hoja al día, Sheetgo también cuenta con Milo, un empleado virtual con IA que asigna tareas, define las dependencias y mantiene al día la hoja del proyecto. Trabaja en las hojas de cálculo que tu equipo ya usa y consulta con una persona antes de hacer cualquier cosa importante.

Obtenga una visión general del calendario de su proyecto en el diagrama de Gantt automatizado:

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Google Sheets

Los diagramas de Gantt pueden intimidar si no conoces sus componentes ni lo que puedes conseguir con ellos. Pero, una vez que entiendas esos componentes y cómo funcionan juntos, podrás crear el tuyo. Sigue estos pasos para crear un diagrama de Gantt en Google Sheets.

Prepara la tabla

Abre Google Sheets y ve a la hoja donde quieras el diagrama de Gantt. El primer paso es crear una tabla con las fechas de inicio y de finalización de cada tarea, que usaremos para calcular el día de inicio y la duración de cada una.

1. Primero, añade los encabezados que necesita la tabla: tarea, fecha de inicio, fecha de finalización, día de inicio y duración.

2. Selecciona las columnas con las fechas de inicio y de finalización. Ve a Formato > Número > Fecha.

Añade los datos del proyecto

Con la tabla preparada, toca añadir los datos del proyecto. Añade cada tarea a la tabla, empezando por la que comienza antes.

1. En la primera columna, añade los nombres de las tareas.

2. En la segunda columna, añade la fecha de inicio de cada tarea.

3. En la tercera columna, añade la fecha de finalización de cada tarea.

Calcula el día de inicio y la duración

Con los datos del paso anterior, puedes calcular el día de inicio y la duración de cada tarea. Google Sheets tiene una función muy útil que lo hace por ti: la función DATEDIF (SIFECHA). Para el día de inicio, necesitamos la diferencia entre la fecha de inicio de cada tarea y la fecha de inicio más temprana, que es la de la tarea 1.

1. Para calcular el día de inicio, escribe la función DATEDIF.

2. El primer parámetro es la fecha de inicio del proyecto, que coincide con la fecha de inicio de la primera tarea. Usa una referencia absoluta para esa fecha y así podrás copiar la fórmula hacia abajo.

3. Para el segundo parámetro (end_date), selecciona la fecha de inicio de la primera tarea, pero con referencia relativa (sin símbolos de dólar), para poder copiar la fórmula hacia abajo en las demás tareas.

4. El último parámetro indica la unidad, así que usa "D" para obtener el resultado en días.

5. Puedes usar el autocompletado sugerido o, simplemente, arrastrar el controlador de relleno de la celda hasta la última tarea.

6. También puedes usar la función DATEDIF para calcular la duración de las tareas. Eso sí, no uses referencias absolutas en ninguno de los parámetros.

7. Como antes, acepta el autocompletado sugerido o arrastra el controlador de relleno para copiar la fórmula hasta la última tarea.

Añade un gráfico de barras apiladas

Ahora que tienes todos los datos necesarios, es el momento de añadir un gráfico de barras apiladas.

1. Selecciona las columnas de la tarea, el día de inicio y la duración.

2. Ve a Insertar > Gráfico.

3. En el editor de gráficos, selecciona el tipo Gráfico de barras apiladas.

Convierte el gráfico de barras en un diagrama de Gantt

Con unos pocos cambios, el gráfico de barras se convierte en un diagrama de Gantt.

1. En la pestaña "Personalizar" del editor de gráficos, haz clic en "Títulos del gráfico y de los ejes" para escribir el título que quieras.

2. Ve a "Serie" y cambia el color de la primera serie (día de inicio).

3. Después, haz clic en "Leyenda" y selecciona "Ninguna", como se ve abajo.

4. Selecciona el título del eje vertical y borra el texto para quitarlo.

5. Tu gráfico ya parece un diagrama de Gantt tradicional. Aun así, puedes seguir modificándolo para adaptarlo a tu guía de estilo.

Diagrama de Gantt con dependencias en Google Sheets

Puedes añadir cuatro tipos de dependencias a tu diagrama de Gantt. Sigue estas instrucciones para añadir cada uno de ellos.

Finish-to-start

Este tipo de dependencia se da cuando una tarea tiene que terminar para que otra pueda empezar. En este ejemplo, la tercera tarea no puede empezar hasta que se complete la primera.

1. En la celda de la fecha de inicio de la tercera tarea, escribe la función MAX y selecciona la fecha de finalización de la primera tarea. Suma 1 para que la tarea empiece al día siguiente.

2. La fecha de inicio de la tercera tarea depende ahora de la fecha de finalización de la primera.

Comienzo a fin (start-to-finish)

Este tipo de dependencia se da cuando una tarea tiene que empezar para que otra pueda terminar. En este ejemplo, la quinta tarea no puede completarse hasta que empiece la sexta.

En este caso, usa la función MIN para la fecha de finalización de la quinta tarea y suma 1.

Comienzo a comienzo (start-to-start)

Este tipo de dependencia se da cuando una tarea tiene que empezar para que otra pueda empezar. En este ejemplo, la quinta tarea tiene que empezar antes de que pueda hacerlo la sexta.

Aquí, la fecha de inicio de la sexta tarea es =MAX(B6)+3, así que empieza tres días después que la quinta tarea.

Fin a fin (finish-to-finish)

El último tipo de dependencia exige que una tarea termine para que la otra pueda terminar. En este caso, la octava tarea tiene que completarse antes de que pueda terminar la novena.

Aquí, la fecha de finalización de la novena tarea es =MIN(C9)+3, así que termina tres días después que la octava tarea.

Y ya está. Puedes añadir tantas dependencias como necesites.

Cómo estructurar tu proyecto en un diagrama de Gantt

Todo proyecto tiene 5 etapas o “grupos” clave:

1. Iniciación/concepción.
2. Planificación/definición.
3. Ejecución/lanzamiento.
4. Control/seguimiento.
5. Cierre del proyecto.

Estos grupos se dividen a su vez en subgrupos, y los subgrupos en tareas. Por ejemplo, su Grupo podría ser “Planificación”, su subgrupo podría ser “Plan de comunicación” y su tarea podría ser “Definir canales de comunicación”.

Cada tarea suele asignarse a un propietario (la persona responsable de llevarla a cabo).

Utilización de una EDT para la gestión de proyectos

Los diagramas de Gantt y otras herramientas de gestión de proyectos suelen utilizar una EDT. Esto significa estructura de desglose del trabajo. Es un método para organizar un proyecto en secciones manejables y entregables. Una EDT tiene una estructura jerárquica en forma de árbol, lo que significa que un proyecto grande se divide en tareas más pequeñas y realizables. En su diagrama de Gantt, una EDT le ayuda a nombrar e identificar las tareas (y su relación entre sí) de esta forma lógica.

Por ejemplo, a Planificación (grupo) se le podría asignar el número EDT 2. En ese caso, el plan de comunicaciones (su subgrupo) podría ser 2.3 y Definir los canales de comunicación (su tarea) podría ser 2.3.1.

Cómo añadir un diagrama de Gantt a Google Docs

Google Docs no tiene un tipo de gráfico Gantt, así que primero crea el diagrama en Google Sheets con los pasos anteriores. Después, en tu documento, ve a Insertar > Gráfico > Desde Hojas de cálculo, elige la hoja de cálculo, selecciona el diagrama de Gantt, deja marcada la opción Vincular a la hoja de cálculo y haz clic en Importar. Cuando cambien las fechas en tu hoja, haz clic en Actualizar en el gráfico del documento para refrescarlo. Las dos aplicaciones funcionan en el navegador, así que no tienes que instalar nada.

¿Busca un programa Gantt especializado?

Si su trabajo se centra en la gestión de proyectos, puede que le interese invertir en un software Gantt más avanzado, como TeamGantt o GanttPro.

Estas aplicaciones le ayudan a planificar, gestionar y colaborar en proyectos, con una atractiva interfaz de presentación. Si necesitas compartir diagramas de Gantt y visualizaciones de proyectos con partes interesadas externas, puede que merezca la pena pagar por este tipo de software.

Conclusión

Crear un diagrama de Gantt en Google Sheets no da tanto miedo como parece. Si sigues los pasos, el proceso es sencillo. Casi cualquier proyecto tiene tareas dependientes o simultáneas, y el diagrama de Gantt te permite reflejarlo. Ya sabes cómo crear un diagrama de Gantt sencillo en Google Sheets, cómo personalizarlo según tus necesidades y preferencias, y cómo añadir dependencias.

Para ahorrarte la configuración la próxima vez, parte de la plantilla del principio de esta guía. Nuestro artículo sobre la plantilla de gestión de proyectos en Google Sheets explica cómo configurarla y, si tu equipo trabaja con Excel, hay una plantilla de diagrama de Gantt para Excel también.