Plantilla de seguimiento de gastos en Google Sheets

Controlar los gastos de su equipo es una parte fundamental de la elaboración de presupuestos y la gestión empresarial. En lugar de esperar a reunir un montón de recibos a final de mes (y posiblemente llevarte un susto desagradable al ver cuánto dinero se han gastado tus empleados), conviene llevar un registro de los gastos a lo largo del tiempo.

Muchas pequeñas y medianas empresas carecen de un sistema formal de presentación y reembolso de gastos. A menudo, el personal se limita a presentar un montón de recibos en papel o a enviar un correo electrónico con una imagen cargada adjunta.

Para los contables, llevar un registro de recibos y reembolsos puede ser una pesadilla. Es más eficiente tener toda esa información centralizada en un solo lugar, en línea. Aunque existen herramientas especializadas en gastos, no es necesario gastar dinero en un costoso software específico. En su lugar, considera la plantilla de seguimiento de gastos de Sheetgo en Google Sheets.

¿Por qué utilizar Google Sheets para gestionar los gastos?

• Flexible: Las hojas de cálculo en línea le permiten crear un sistema versátil de presentación y seguimiento de gastos que se adapta a su empresa. Puedes adaptar y ampliar el sistema con el tiempo, sin necesidad de conocimientos de programación.
• Accesible: Como Google Sheets está basado en la nube, tus compañeros pueden enviar gastos desde su portátil o móvil en cualquier momento, incluso cuando están de viaje. El personal administrativo puede procesar los gastos de forma rápida y sencilla, sin necesidad de software especial.
• Compatible con todo: todos los programas se integran con Google Sheets. Como resultado, puedes importar fácilmente datos de otras áreas de la empresa, con lo que tendrás todo lo que necesitas en tus Hojas de cálculo de Google.
• Facilidad de uso: Es probable que todo tu equipo ya utilice hojas de cálculo, por lo que la implantación del sistema es sencilla. Una solución de gastos de Google Sheets está preparada para el futuro y es fácil de mantener.

Cómo empezar

La plantilla de flujo de trabajo basada en hojas de cálculo de Sheetgo es un sistema preconstruido para el seguimiento automatizado de gastos que puede ser utilizado por cualquier empresa.

La plantilla permite a los miembros del equipo enviar sus gastos de forma rápida y sencilla, al tiempo que ofrece a los gestores una visión general actualizada del gasto en la hoja maestra y el cuadro de mando:

¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo?

Mientras que una plantilla de hoja de cálculo normal es un único archivo que contiene tablas, gráficos, diseños y fórmulas, una plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo es un sistema completo.

Se trata de un grupo de hojas de cálculo de Google interconectadas que intercambian datos entre sí. Esto te permite compartir datos con otros mientras trabajas de forma autónoma en tu propio archivo individual.

Una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo le ofrece:

• Organización y privacidad de los datos: Cada archivo está dedicado a una única tarea, lo que mantiene los datos seguros y separados. Los empleados envían los gastos en su propia hoja de cálculo y controlan sus gastos en su panel personal. Los datos de todas las hojas de cálculo individuales pasan a la hoja maestra, de modo que sólo el gestor puede ver los gastos de todos.
• Escalabilidad: Google Sheets tiene una potente función para compartir, pero si varias personas trabajan en la misma hoja de cálculo, el archivo puede resultar pesado y lento. Separar los datos en hojas de cálculo individuales hace que el sistema funcione sin problemas. Cuando necesites ampliar la plantilla, basta con duplicar una de las Gastos individuales hojas de cálculo y compartirla con el nuevo empleado.
• Integración: Además de permitirle importar datos de otros paquetes de software, un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo permite a los directores fusionar datos de los departamentos. En unos pocos clics, puedes conectar tus flujos de trabajo de gastos con los de presupuestos (o los de otros departamentos) para generar informes de directores.

Lo que obtienes con esta plantilla:

Al instalar la plantilla Sheetgo Expense tracker, se guardan en Google Drive cuatro archivos de Google Sheets con conexiones a Sheetgo ya preparadas:

• Tres Gastos individuales hojas de cálculo. Comparta estos archivos con los miembros del equipo que vayan a presentar gastos y haga tantas copias como necesite para el personal adicional. Cada empleado utiliza su copia de esta hoja de cálculo para presentar gastos, compartir recibos y controlar sus propios gastos.
• Un Seguimiento de gastos de equipo hoja maestra, para el administrador o el contable de la empresa. En este archivo, reciben los envíos de gastos de toda la empresa. En el cuadro de mandos automatizado, obtienen una visión general de los gastos por día, mes, tipo de gasto e individuo.

Cómo instalar la plantilla de flujo de trabajo

Haga clic en el botón de abajo para instalar la plantilla Expense Tracker de Sheetgo.

1. Inicia sesión en Sheetgo con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox.
2. Haga clic en Instalar plantilla.
3. Espere unos instantes mientras Sheetgo crea copias de los archivos y los conecta.

Funcionamiento de la plantilla

En Seguimiento de los gastos de equipo La hoja maestra se abre dentro de Sheetgo. Eche un vistazo a todos los archivos para familiarizarse con la plantilla. Verá que las hojas de cálculo contienen datos de ejemplo para demostrar cómo funciona la plantilla. Simplemente borre o sobrescriba esta información cuando empiece a utilizar la plantilla.

Para abrir cualquiera de las hojas de cálculo, haz doble clic en el archivo de la barra lateral de la derecha. Cuando quieras cerrar la barra lateral, sólo tienes que hacer clic en la pequeña cruz situada en la parte superior de la esquina derecha .

Cómo utilizar la plantilla de seguimiento de gastos

Paso 1: Compartir los archivos de seguimiento de gastos individuales

Desde Sheetgo, vaya a Archivos o Flujo de trabajo.

Haga clic en uno de los Seguimiento de gastos individuales para abrirlo dentro de Sheetgo.

En la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en Compartir.

Paso 2: Los colegas introducen sus gastos

Cuando un miembro del personal paga por algo que debe incluir en sus gastos, debe registrarlo en el registro de gastos. Gastos en su hoja de cálculo personal. En Columna F pueden introducir un enlace a una foto de un recibo que hayan subido a Google Drive.

Paso 3: Transferir los datos

Una vez que sus colegas hayan empezado a actualizar sus hojas de cálculo, usted querrá importar esos datos a la hoja maestra del gestor.

Para ello, vuelva a la página Flujo de trabajo pulsando en la barra lateral a la izquierda de la pantalla Después, pulse en Ejecutar situado en la esquina inferior izquierda.

Las conexiones de Sheetgo extraen ahora datos de todos los Seguimiento de gastos individuales hojas de cálculo directamente en la hoja maestra.

Puede ver estos datos en el Gastos consolidados y comprueba rápidamente cuánto gasta cada miembro del equipo.

Como verás, esta pestaña tiene el icono de un candado. Es sólo para recordarle que se trata de una pestaña conectada, que extrae datos de los otros archivos, así que no intente editarla.

También hay algunas pestañas ocultas en este archivo. Contienen fórmulas para preparar los datos para el cuadro de mandos.

Paso 4: Ajustar la configuración (opcional)

Los gráficos del cuadro de mando de la hoja maestra están configurados para mostrar los datos de gastos del último año. Para ajustarlo, basta con introducir el número de días en el recuadro blanco del cuadro de mandos.

También observará que la plantilla contiene 7 opciones de Tipo de gasto. Se trata de Avión y transporte, Alojamiento, Combustible, Comidas y propinas, Teléfono, Entretenimiento y Otros.

Si desea cambiar estas opciones, vaya a la sección Gastos consolidados en la pestaña Seguimiento de los gastos de equipo (hoja maestra).

Seleccione un rango de celdas en Columna E (Tipo de gasto) y haga clic en Validación de datos.

Edite los criterios junto a Lista de artículos y haga clic en Guardar.

La próxima vez que actualice el flujo de trabajo, estos datos se enviarán a la base de datos Seguimiento de gastos individuales archivos. La nueva lista estará disponible a través del menú desplegable de cada hoja de cálculo.

Paso 5: Automatizar el flujo de trabajo

Una vez que sus colegas envíen regularmente sus gastos a sus hojas de cálculo, no hay necesidad de ejecutar el flujo de trabajo manualmente. En su lugar, puede programar transferencias automáticas para que se ejecuten a intervalos regulares.

Haga clic en el botón Automatice situado junto al botón ejecute botón . Seleccione la frecuencia con la que desea que se transfieran los datos: de una vez por hora a una vez al mes.

Cómo añadir más archivos individuales al flujo de trabajo

Añadir otro colega al Gastos gestión es bastante sencillo. Basta con copiar uno de los Seguimiento de gastos individuales y conectarlo con nuevas conexiones Sheetgo.

He aquí cómo hacerlo:

1. Vaya a su Google Drive > Plantillas Sheetgo > Seguimiento de gastos.
2. Copie uno de los Seguimiento de gastos individuales haciendo clic con el botón derecho del ratón en Haz una copia.
3. Cambie el nombre del archivo según proceda.
4. Abra Sheetgo y vaya a su Flujo de trabajo del Rastreador de Gastos > Conexiones.
5. Haga clic en el menú de 3 puntos (⋮) Edita.

En Fuente de datos > Varios archivos, verá una lista de los tres archivos que ya están conectados como parte de la plantilla.

1. Haga clic en +Añadir otro archivo fuente.
2. Localiza el nuevo archivo que acabas de crear dentro de Google Drive.
3. En el FICHA DE ARCHIVO seleccione Gastos. Esto es muy importante para asegurarse de que importa los datos desde la pestaña (hoja) correcta de la hoja de cálculo. 
4. Haga clic en Terminar y ahorrar.

En la vista de flujo de trabajo, verá que ahora hay 4 archivos individuales conectados a la hoja maestra.

Si tiene varios empleados y muchas hojas de horas, también puede utilizar Sheetgo para consolidar los datos de toda una carpeta de hojas de cálculo.

Esto le permite automatizar otro paso del proceso. Basta con soltar un nuevo Archivo de seguimiento de gastos individuales en la carpeta, se incluirá automáticamente en el flujo de trabajo.

Crear un sistema de contabilidad completo en Google Sheets

Para crear un sistema más avanzado, puede personalizar aún más la plantilla o vincularla a otros flujos de trabajo de la empresa como su control presupuestario o flujo de caja sistema.