Modelo de rastreador de despesas no Planilhas Google

Manter o controle dos gastos da sua equipe é uma parte fundamental do orçamento e da gestão empresarial. Em vez de esperar para coletar uma pilha de recibos no final do mês (e possivelmente ter um choque desagradável com a quantidade de dinheiro que seus funcionários gastaram), é bom manter o controle das despesas ao longo do tempo.

Muitas empresas de pequeno e médio porte não têm um sistema formal de apresentação e reembolso de despesas. Muitas vezes, a equipe simplesmente apresenta uma pilha de recibos em papel ou envia um e-mail com uma imagem anexada.

Para os contadores, manter o controle de recibos e reembolsos pode ser um pesadelo. É mais eficiente ter todas essas informações centralizadas em um único lugar, on-line. Embora existam ferramentas especializadas em despesas disponíveis para isso, não há necessidade de gastar dinheiro com softwares dedicados caros. Em vez disso, considere o modelo de rastreador de despesas do Sheetgo no Google Sheets.

Por que usar o Google Sheets para gerenciar despesas?

• Flexíveis: As planilhas on-line permitem que você crie um sistema versátil de envio e acompanhamento de despesas, personalizado para a sua empresa. Você pode adaptar e expandir o sistema ao longo do tempo, sem precisar saber programar.
• Acessível: Como o Planilhas Google é baseado na nuvem, seus colegas podem enviar despesas de seus laptops ou celulares a qualquer momento, mesmo quando estiverem em trânsito. A equipe administrativa pode processar as despesas de forma rápida e fácil, sem nenhum software especial.
• Compatível com tudo: todos os softwares se integram ao Google Sheets. Como resultado, você pode importar facilmente dados de outras áreas da empresa, oferecendo tudo o que precisa em seu Google Sheets.
• Fácil de usar: É provável que toda a sua equipe já saiba usar planilhas, portanto, a implantação do sistema é simples. Uma solução de despesas do Google Sheets é preparada para o futuro e fácil de manter.

Como começar

O modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha do Sheetgo é um sistema pré-construído para o controle automatizado de despesas que pode ser usado por qualquer empresa.

O modelo permite que os membros da equipe enviem suas despesas de forma rápida e fácil e, ao mesmo tempo, oferece aos gerentes uma visão geral atualizada dos gastos na planilha mestre e no painel:

O que é um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha?

Enquanto um modelo de planilha comum é um arquivo único que contém tabelas, gráficos, layouts e fórmulas, um modelo de fluxo de trabalho da Sheetgo é um sistema completo.

Trata-se de um grupo de Planilhas Google interconectadas que trocam dados entre si. Isso permite que você compartilhe dados com outras pessoas enquanto trabalha de forma autônoma em seu próprio arquivo individual.

Um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha oferece a você:

• Organização e privacidade dos dados: Cada arquivo é dedicado a uma única tarefa, o que mantém os dados seguros e separados. Os funcionários enviam as despesas em suas próprias planilhas e acompanham seus gastos em seu painel pessoal. Os dados de todas as planilhas individuais fluem para a planilha principal, de modo que somente o gerente pode ver as despesas de todos.
• Escalabilidade: O Google Sheets tem uma poderosa função de compartilhamento, mas várias pessoas trabalhando na mesma planilha podem tornar o arquivo pesado e lento. A separação dos dados em planilhas individuais mantém o sistema funcionando sem problemas. Quando você precisar expandir o modelo, basta duplicar uma das planilhas Despesas individuais planilhas e compartilhe-as com o novo funcionário.
• Integração: Além de permitir a importação de dados de outros pacotes de software, um fluxo de trabalho baseado em planilhas permite que os gerentes mesclem dados de departamentos. Com alguns cliques, você pode conectar seus fluxos de trabalho de despesas com o fluxo de trabalho de orçamento (ou com os de outros departamentos) para gerar relatórios de diretores.

O que você obtém com esse modelo:

Quando você instala o o modelo de rastreador de despesas Sheetgo, Se o Sheetgo estiver pronto, quatro arquivos do Google Sheets com conexões prontas do Sheetgo serão salvos em seu Google Drive:

• Três Despesas individuais planilhas eletrônicas. Compartilhe esses arquivos com os membros da equipe que apresentarão as despesas e faça quantas cópias forem necessárias para outros funcionários. Cada funcionário usa sua cópia dessa planilha para enviar despesas, compartilhar recibos e monitorar seus próprios gastos.
• Um Rastreador de despesas da equipe para o administrador ou contador da empresa. Nesse arquivo, eles recebem os envios de despesas de toda a empresa. No painel de controle automatizado, eles têm uma visão geral das despesas por dia, mês, tipo de despesa e indivíduo.

Como instalar o modelo de fluxo de trabalho

Clique no botão abaixo para instalar o modelo Expense Tracker da Sheetgo.

1. Faça login no Sheetgo com sua conta do Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Clique em Instalar o modelo.
3. Aguarde alguns instantes enquanto o Sheetgo cria cópias dos arquivos e os conecta.

Como o modelo funciona

O Rastreador de despesas da equipe A planilha mestre é aberta no Sheetgo. Dê uma olhada em todos os arquivos para se familiarizar com o modelo. Você verá que as planilhas contêm dados de amostra para demonstrar como o modelo funciona. Basta excluir ou substituir essas informações quando você começar a usar o modelo.

Para abrir qualquer uma das planilhas, clique duas vezes no arquivo na barra lateral à direita. Quando quiser fechar a barra lateral, basta clicar na pequena cruz localizada na parte superior do canto direito. .

Como usar o modelo de rastreador de despesas

Etapa 1: Compartilhe os arquivos do rastreador de despesas individuais

Dentro do Sheetgo, vá para Arquivos ou Fluxo de trabalho.

Clique em um dos Rastreador de despesas individuais para abri-lo no Sheetgo.

No canto superior direito da tela, clique em Compartilhar.

Etapa 2: Os colegas inserem suas despesas

Quando um membro da equipe paga por algo que precisa ser incluído em suas despesas, ele deve registrar isso no Despesas em sua planilha pessoal. Em Coluna F eles podem inserir um link para uma foto de um recibo que tenham carregado no Google Drive.

Etapa 3: Transferir os dados

Depois que seus colegas começarem a atualizar suas planilhas, você deverá importar esses dados para a planilha mestre do gerente.

Para fazer isso, volte para a seção Fluxo de trabalho clicando na barra lateral à esquerda da tela Depois disso, clique em Executar localizado no canto inferior esquerdo.

As conexões do Sheetgo agora extraem dados de todos os Rastreador de despesas individuais planilhas diretamente na planilha mestre.

Você pode ver esses dados no Despesas consolidadas e verificar rapidamente quanto cada membro da equipe está gastando.

Como você pode notar, essa guia tem um ícone de cadeado. Isso serve apenas para lembrá-lo de que essa é uma guia conectada, que extrai dados dos outros arquivos - portanto, não tente editar essa guia.

Há também algumas guias ocultas nesse arquivo. Elas contêm fórmulas para preparar os dados para o painel.

Etapa 4: Ajuste as configurações (opcional)

Os gráficos no painel da planilha mestre estão configurados para exibir dados de despesas do ano anterior. Para ajustar isso, basta inserir o número de dias na caixa branca do painel.

Você também notará que o modelo contém 7 opções para Tipo de despesa. São elas: aéreo e transporte, hospedagem, combustível, refeições e gorjetas, telefone, entretenimento e outros.

Se você quiser alterar essas opções, vá para a seção Despesas consolidadas em sua guia Rastreador de despesas da equipe (folha principal).

Selecione um intervalo de células em Coluna E (Tipo de despesa) e clique em Validação de dados.

Editar os critérios ao lado de Lista de itens e clique em Salvar.

Na próxima vez que você atualizar o fluxo de trabalho, esses dados serão enviados para o Rastreador de despesas individuais arquivos. A nova lista estará disponível no menu suspenso de cada planilha.

Etapa 5: Automatizar o fluxo de trabalho

Quando seus colegas estiverem enviando regularmente suas despesas para as planilhas, não será necessário executar o fluxo de trabalho manualmente. Em vez disso, você pode programar transferências automáticas para serem executadas em intervalos regulares.

Clique no botão Automatizar localizado ao lado do botão executar botão. Selecione a frequência com que você deseja que os dados sejam transferidos: de uma vez por hora a uma vez por mês.

Como adicionar mais arquivos individuais ao fluxo de trabalho

Adicionar outro colega à lista de Despesas gerenciamento O fluxo de trabalho é bastante simples. Basta copiar um dos Rastreador de despesas individuais e conectá-lo com novas conexões Sheetgo.

Veja como fazer isso:

1. Vá para sua Google Drive > Modelos da Sheetgo > Rastreador de despesas.
2. Copie um dos Rastreador de despesas individuais clicando com o botão direito do mouse em Fazer uma cópia.
3. Renomeie o arquivo conforme apropriado.
4. Abra o Sheetgo e vá para seu Fluxo de trabalho do Expense Tracker > Conexões.
5. Clique no menu de três pontos (⋮) Editar.

Abaixo de Dados de origem > Vários arquivos, Você verá uma lista dos três arquivos que já estão conectados como parte do modelo.

1. Clique em +Adicionar outro arquivo de origem.
2. Localize o novo arquivo que você acabou de criar no Google Drive.
3. No GUIA ARQUIVO caixa, selecione Despesas. Isso é muito importante para garantir que você importe os dados da guia (planilha) correta na planilha. 
4. Clique em Concluir e salvar.

Na visualização do fluxo de trabalho, você verá que agora há 4 arquivos individuais conectados à planilha mestre.

Se você tiver vários funcionários e muitas planilhas de horas, também poderá usar o Sheetgo para consolidar os dados de uma pasta inteira de planilhas.

Isso permite que você automatize outra etapa do processo. Basta soltar um novo Arquivo de controle de despesas individuais na pasta, ela será automaticamente incluída no fluxo de trabalho.

Crie um sistema de contabilidade completo no Planilhas Google

Para criar um sistema mais avançado, você pode personalizar ainda mais o modelo ou vinculá-lo a outros fluxos de trabalho da empresa, como o monitoramento do orçamento ou fluxo de caixa sistema.