Modelo de planilha de orçamento versus real no Planilhas Google

A análise de orçamento versus real é um pouco como uma verificação da realidade financeira de sua empresa. Essencialmente, ela envolve a comparação do seu orçamento com o que você realmente ganhou e gastou.

Reservar um tempo para realizar a análise do orçamento versus o real lhe dará uma melhor compreensão do desempenho atual da sua empresa. Além disso, ela o ajudará a criar previsões melhores no futuro.

Se houver diferenças significativas entre os valores orçados e os valores reais (denominados “variação favorável” ou “variação desfavorável”), isso pode indicar possíveis problemas. Uma variação favorável significa que a receita foi maior do que o esperado ou que as despesas foram menores. Por outro lado, uma variação desfavorável significa que a receita foi menor do que o previsto ou que as despesas foram maiores.

Uma variação desfavorável geralmente é o resultado de um problema pontual. Isso pode ser devido a fatores externos. Por exemplo, a interrupção da cadeia de suprimentos pode forçar a empresa a gastar mais em uma alternativa cara. Em outras ocasiões, as variações podem significar problemas mais profundos na empresa. Uma disparidade significativa entre a receita orçada e a receita real pode indicar um ponto fraco em seu departamento de vendas, por exemplo.

Coleta de dados para análise

O maior desafio ao criar um relatório de variação (e a razão pela qual muitas PMEs não o fazem bem - ou não o fazem de forma alguma!.

Em primeiro lugar, reunir informações de diferentes departamentos consome muito tempo. Em segundo lugar, alguém tem a difícil tarefa de analisar tudo isso. Para que esse sistema funcione de forma eficaz, é necessário que cada departamento registre seus dados com precisão em um formato compatível e acessível.

Há muitos especialistas FP&A (planejamento e análise financeira) para orçamento, previsão e análise. Entretanto, se você estiver administrando uma startup ou uma PME, não há necessidade de investir em novas ferramentas caras.

It’s likely that you already manage your sales, income, and expenses data in spreadsheets. A budget vs actual spreadsheet template in Google Sheets can help you transform that data into a ready-to-use budget tracker.

Por que usar o Google Sheets para análise de orçamento versus real?

• Flexível: Planilhas Google permite que você gerencie e analise todos os seus dados financeiros da maneira que lhe for mais conveniente. Sempre que precisar mudar o sistema, basta adaptar as planilhas - sem software de contabilidade ou suporte de TI.
• Acessível: Baseado na nuvem e atualizado em tempo real, os administradores e gerentes podem acessar e atualizar o Planilhas Google a qualquer momento, de qualquer lugar.
• Compatível com tudo: Todos os pacotes de software se integram ao Google Sheets, portanto, se sua empresa tiver dados armazenados em outros programas, você poderá facilmente importação essas informações.
• Fácil de usar: Seus colegas provavelmente já usam planilhas e o Google Sheets é intuitivo e fácil de usar. Como resultado, o sistema é fácil de manter e a integração da sua equipe é rápida e simples.

Como começar

The Budget vs actual template from Sheetgo is one Google Sheets file. You make a copy of it in your own Google Drive and it’s yours to edit: nothing to connect, nothing to set up and no Sheetgo account needed.

Your plan and your results sit side by side in that single file. The Forecast tabs hold the budget you set, the Actual tabs hold what really happened, and the Analysis tabs work out the difference between the two as you type. It suits companies of all shapes and sizes, and because it’s an ordinary spreadsheet you can rename the categories, add columns or switch the currency to match how your business runs.

O que você obtém com este modelo

Make a copy of the Budget vs actual template and a single Google Sheets file lands in your Drive. Alongside a Read me tab that explains how the file fits together, you get:

• Entradas: the year you want to analyze. The rest of the file keys off it.
• Previsão de renda: the income you planned, one row per month and one column per income category.
• Renda real: the income that really came in, one row per invoice — client, invoice number, amount, date and category.
• Previsão de despesas: the same idea on the cost side, your planned spend month by month.
• Despesas reais: what you actually paid out, bill by bill.
• Análise orçamentária: the headline comparison. Actual against expected operating profit, income against forecast and expenses against budget, month by month plus year to date.
• Análise de renda: forecast next to actual for every income category and every month, with the under/over amount and the variation %.
• Análise de despesas: the same breakdown for your costs.

Because it’s all one file, everyone who touches the figures can work in the same place: share it from Google Sheets the way you would share any other spreadsheet, and give the person handling income, the person handling payments and the accountant or director whatever edit or view access makes sense for them.

How to use the Budget vs actual spreadsheet template

Abrir o modelo e clique em Fazer uma cópia to save it to your own Google Drive. Then work through the tabs in the order below.

Como o modelo funciona

O Read me tab explains how the file is put together, so it’s the place to start. Before you fill anything in, open the Entradas tab and set Year to analyze to the year you’re reporting on. The analysis tabs use that year to lay out their monthly columns, so it’s worth getting right before you type anything else.

Preencha as guias Renda

Abra o Previsão de renda tab and enter how much income each category is due to generate each month. The column headers are your income categories, so rename them to match what you actually sell.

The file arrives with sample figures in it so you can see how everything behaves. Delete the sample rows before you start entering your own.

Em seguida, preencha o formulário Renda real tab. This one is a running log rather than a grid: one row per invoice, with the client, invoice number, amount, date and category. Use the same category names you used in Previsão de renda, otherwise the analysis has nothing to line your actuals up against.

Check the Income Analysis report

Quando você começar a inserir dados no Previsão de renda e o Renda real tabs, the Análise de renda tab fills in as you go. Every income category gets a forecast column and an actual column for each month, with the under/over amount, the variation % and a year-end total. This is where a variance stops being a number and turns into something you can act on: one client who paid late, one category you consistently overestimate.

Preencha as guias Despesas

The cost side of the file works the same way, with the budgeted expenses and the actual amount spent kept on separate tabs.

No Previsão de despesas tab, enter the monthly budget for each expense category.

No Despesas reais tab, enter the actual amount spent, every time a bill or invoice is paid.

The formulas compare the two sides for you and fill in the Análise de despesas tab, category by category and month by month, in the same layout as the income side.

Confira a análise orçamentária

O Análise orçamentária tab pulls both sides together. It puts your actual operating profit against the expected figure, your income against forecast and your expenses against budget, for every month of the year plus a year-to-date column. It’s the view to open first, because it tells you which side of the business the gap is on; Análise de renda e Análise de despesas then tell you which category caused it.

That’s the whole loop: your plan in the Forecast tabs, reality in the Actual tabs, and the variances calculated for you in the Analysis tabs.

Perguntas frequentes