Plantilla de hoja de cálculo Presupuesto vs Real en Google Sheets

El análisis del presupuesto en comparación con la realidad es algo así como una comprobación de la realidad financiera de su empresa. Básicamente, consiste en comparar el presupuesto con los ingresos y gastos reales.

Dedicar tiempo a realizar un análisis del presupuesto frente a la realidad le permitirá comprender mejor el rendimiento actual de su empresa. Además, le ayudará a crear mejores previsiones en el futuro.

Si existen diferencias significativas entre las cifras presupuestadas y las reales (lo que se denomina “desviación favorable” o “desfavorable”), pueden surgir problemas. Una desviación favorable significa que los ingresos han sido superiores a los previstos o que los gastos han sido inferiores. Por el contrario, una desviación desfavorable significa que los ingresos han sido inferiores a los previstos o que los gastos han sido superiores.

Una desviación desfavorable suele ser el resultado de un problema puntual. Puede deberse a factores externos. Por ejemplo, la interrupción de la cadena de suministro puede obligar a la empresa a gastar más en una alternativa cara. En otras ocasiones, las desviaciones pueden significar problemas más profundos en la empresa. Una disparidad significativa entre los ingresos presupuestados y los ingresos reales podría indicar una debilidad en el departamento de ventas, por ejemplo.

Recopilación de datos para el análisis

El mayor reto a la hora de crear un informe de desviaciones (y una de las razones por las que muchas PYME no lo hacen bien, o no lo hacen en absoluto) es recopilar todos los datos necesarios.

En primer lugar, reunir información de distintos departamentos lleva mucho tiempo. En segundo lugar, alguien tiene la complicada tarea de analizarlo todo. Para que este sistema funcione con eficacia, es necesario que cada departamento registre sus datos con precisión en un formato compatible y accesible.

Hay muchos especialistas FP&A (planificación y análisis financieros) para la elaboración de presupuestos, previsiones y análisis. Sin embargo, si diriges una startup o una pyme, no es necesario invertir en nuevas y costosas herramientas.

It’s likely that you already manage your sales, income, and expenses data in spreadsheets. A budget vs actual spreadsheet template in Google Sheets can help you transform that data into a ready-to-use budget tracker.

¿Por qué utilizar Google Sheets para el análisis del presupuesto frente al real?

• Flexible: Hojas de cálculo de Google le permite gestionar y analizar todos sus datos financieros de la forma que más le convenga. Siempre que necesite cambiar el sistema, sólo tiene que adaptar las hojas de cálculo, sin software de contabilidad ni soporte informático.
• Accesible: Basado en la nube y actualizado en tiempo real, los administradores y gestores pueden acceder y actualizar Google Sheets en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Compatible con todo: Todos los paquetes de software se integran con Google Sheets, por lo que si tu empresa tiene datos almacenados en otros programas, puedes hacerlo fácilmente importar esa información.
• Facilidad de uso: Tus compañeros probablemente ya utilicen hojas de cálculo y Google Sheets es intuitivo y fácil de usar. Como resultado, el sistema es fácil de mantener y la incorporación de tu equipo es rápida y sencilla.

Cómo empezar

The Budget vs actual template from Sheetgo is one Google Sheets file. You make a copy of it in your own Google Drive and it’s yours to edit: nothing to connect, nothing to set up and no Sheetgo account needed.

Your plan and your results sit side by side in that single file. The Forecast tabs hold the budget you set, the Actual tabs hold what really happened, and the Analysis tabs work out the difference between the two as you type. It suits companies of all shapes and sizes, and because it’s an ordinary spreadsheet you can rename the categories, add columns or switch the currency to match how your business runs.

Qué obtiene con esta plantilla

Make a copy of the Budget vs actual template and a single Google Sheets file lands in your Drive. Alongside a Read me tab that explains how the file fits together, you get:

• Entradas: the year you want to analyze. The rest of the file keys off it.
• Previsión de ingresos: the income you planned, one row per month and one column per income category.
• Ingresos reales: the income that really came in, one row per invoice — client, invoice number, amount, date and category.
• Previsión de gastos: the same idea on the cost side, your planned spend month by month.
• Gastos reales: what you actually paid out, bill by bill.
• Análisis presupuestario: the headline comparison. Actual against expected operating profit, income against forecast and expenses against budget, month by month plus year to date.
• Análisis de ingresos: forecast next to actual for every income category and every month, with the under/over amount and the variation %.
• Análisis de gastos: the same breakdown for your costs.

Because it’s all one file, everyone who touches the figures can work in the same place: share it from Google Sheets the way you would share any other spreadsheet, and give the person handling income, the person handling payments and the accountant or director whatever edit or view access makes sense for them.

How to use the Budget vs actual spreadsheet template

Abrir la plantilla y haga clic en Haz una copia to save it to your own Google Drive. Then work through the tabs in the order below.

Funcionamiento de la plantilla

En Read me tab explains how the file is put together, so it’s the place to start. Before you fill anything in, open the Entradas tab and set Year to analyze to the year you’re reporting on. The analysis tabs use that year to lay out their monthly columns, so it’s worth getting right before you type anything else.

Rellenar las fichas de ingresos

Abra el Previsión de ingresos tab and enter how much income each category is due to generate each month. The column headers are your income categories, so rename them to match what you actually sell.

The file arrives with sample figures in it so you can see how everything behaves. Delete the sample rows before you start entering your own.

Next, fill out the Ingresos reales tab. This one is a running log rather than a grid: one row per invoice, with the client, invoice number, amount, date and category. Use the same category names you used in Previsión de ingresos, otherwise the analysis has nothing to line your actuals up against.

Check the Income Analysis report

Una vez que empiece a introducir datos en el Previsión de ingresos y el Ingresos reales tabs, the Análisis de ingresos tab fills in as you go. Every income category gets a forecast column and an actual column for each month, with the under/over amount, the variation % and a year-end total. This is where a variance stops being a number and turns into something you can act on: one client who paid late, one category you consistently overestimate.

Rellene las fichas de gastos

The cost side of the file works the same way, with the budgeted expenses and the actual amount spent kept on separate tabs.

En el Previsión de gastos tab, enter the monthly budget for each expense category.

En el Gastos reales tab, enter the actual amount spent, every time a bill or invoice is paid.

The formulas compare the two sides for you and fill in the Análisis de gastos tab, category by category and month by month, in the same layout as the income side.

Consulte el análisis presupuestario

En Análisis presupuestario tab pulls both sides together. It puts your actual operating profit against the expected figure, your income against forecast and your expenses against budget, for every month of the year plus a year-to-date column. It’s the view to open first, because it tells you which side of the business the gap is on; Análisis de ingresos y Análisis de gastos then tell you which category caused it.

That’s the whole loop: your plan in the Forecast tabs, reality in the Actual tabs, and the variances calculated for you in the Analysis tabs.

Preguntas más frecuentes